Automatisierung macht Post modern

Die Schweizerische Post gehört mit über 62.000 Mitarbeitern zu den größten Arbeitgebern der Schweiz. Für die Betreuung des gesamten Personals ist ein Bereich mit 140 Angestellten zuständig.

Dieser verantwortet auch die schriftliche Kommunikation gegenüber den Postmitarbeitenden rund um die Administration im HR. Es fallen laufend große Mengen an Dokumenten wie Arbeitsverträge, Arbeitszeugnisse, Jubiläumsschreiben, Informationsschreiben an.

Der dafür notwendige Dokumentenerstellungsprozess war immer sehr aufwändig, so wurden Serienbriefvorlagen in MS-Word verwaltet oder die Erstellung der Dokumente wurde mittels individueller Programme gemacht.

Diese Arbeiten waren mühsam und ressourcenintensiv, weshalb die Post nach einer neuen Lösung suchte. Die Zielsetzung war eine vollautomatische Umsetzung direkt aus SAP mit Nutzung der bestehenden SAP-HR-Stammdaten.

Mit dem DocBuilder von Teamwork Schweiz fand die Post eine Lösung, die diesen Vorgaben entsprach.

Lösung aus dem Hause SAP

Die vollständig auf SAP basierte und in SAP eingebettete Lösung bietet die Möglichkeit, Dokumente via MS-Word-Templates direkt aus SAP zu erstellen.

Mitarbeiter des Servicecenters Personal können damit die Word-Vorlagen jederzeit selbst editieren sowie anpassen und somit ohne IT-Spezialwissen flexibel auf neue Bedürfnisse eingehen.

Basierend auf der Auswahl innerhalb der Prozesse (Firma, Personalbereich oder sonstige Daten aus dem Prozess) wird festgelegt, welche Dokumente erzeugt werden. Die Inhalte dieser Dokumente werden dann auf Basis von Tags (Feldvariablen) aufbereitet.

Die Formatierung wird ebenfalls flexibel mit Tags gestaltet, es gibt beispielsweise Typen für Tabellen, Bilder, Barcode, Mehrsprachigkeit, Optionen etc. Die Dokumentausgabe erfolgt im Word-, PDF- oder PDF/A-Format.

Dokumente, welche vor dem Versand durch Dritte geprüft werden müssen, können auch mit Wasserzeichen versehen und erst nach Freigabe in das fertige PDF überführt werden.

Nach der Fertigstellung kann bei Bedarf die Übergabe an die Bandstraße der Swiss Post Solutions erfolgen, wo Druck, Verpackung und Versand erledigt werden.

Sofern zusätzliche Beilagen hinzugefügt werden müssen, wird dies im Prozess ebenfalls elektronisch berücksichtigt und den Mitarbeitenden in einer zusätzlichen Datei mitgeteilt.

Dokumente, welche nach dem Druck in den Prozess zurückgeführt werden sollen (z. B. in die elektronische Personalakte), werden direkt mit Barcode gedruckt, damit diese automatisiert zugewiesen und am richtigen Ort abgelegt werden.

Die Post kann mit DocBuilder Dokumente basierend auf allen bestehenden Infotypen erzeugen und für die Vorlagen alle Word-Möglichkeiten nutzen (Text, Bilder, Tabellen, Checkboxen, Auswahllisten, Aufzählungen, Kommentare usw.).

Seit Januar 2015 hat die Post über 70.000 Arbeitsverträge und insgesamt mehr als eine halbe Million Dokumente mit der Lösung generiert.

8000 davon wurden nach Unterzeichnung als gescannte Dokumente automatisiert per Barcode wieder eingelesen und einem Prozess oder der Personalakte zugewiesen.

Der DocBuilder lässt sich für alle SAP-Systeme und -Module unterschiedlicher Firmengrößen einsetzen.

Nach kurzer Einarbeitung können die Formulare aus den Fachbereichen von den Key-Usern selbstständig angepasst oder neu erstellt werden.

Technische Voraussetzung sind SAP-Systeme und Module ab ERP Release 4.7 und Java Runtime ab 1.4.