Spielräume für Compliance und Innovationen

Wenige Themen bewegen die SAP-Bestandskunden so sehr wie der Umstieg auf S/4 Hana. Trotz aller Startschwierigkeiten bei der Markteinführung und anhaltender Kritik aus der SAP-Community zeigt eine im Frühsommer 2017 von der Deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe durchgeführte Online-Befragung von 500 Entscheidern im deutschsprachigen Raum:

Mittlerweile investieren knapp 64 Prozent der befragten Unternehmen in S/4 Hana in den Varianten Cloud und On-premise. Bis 2020 wird ein Drittel der SAP-Bestandskunden auf die neue Softwaregeneration aus Walldorf umsteigen und schon heute planen weitere 20 Prozent die Migration für die Zeit nach 2020.

Es handelt sich dabei um ein Megaprojekt, das über mehrere Jahre hinweg einen bedeutenden Anteil des IT-Budgets in Anspruch nehmen wird und darüber hinaus einen wesentlichen Einfluss auf die generelle IT-Strategie der SAP-Bestandskunden ausübt. Denn hier geht es nicht mehr um diese oder jene Funktionalität, um diese oder jene Branchenlösung, sondern um Grundsatzfragen wie das optimale Modell der IT-Architektur, das auch noch für viele Jahre tragfähig sein soll.

Zudem erfordern neue Compliance-Auflagen, im Besonderen die europäische Datenschutz-Grundverordnung EU-DSGVO (engl. GDPR), ein bislang nicht gekanntes Maß an Transparenz und Dokumentation bei der Verarbeitung personenbezogener Daten diesseits wie jenseits der vier Wände des eigenen Rechenzentrums.

Das revisionssichere Speichern dieser Daten und ein möglichst guter Schutz vor unbefugtem Zugriff darauf reichen nicht mehr aus. Vielmehr müssen die Unternehmen jederzeit quasi auf Knopfdruck wissen und nachweisen, zu welchem Zweck personenbezogene Daten wo, wie und von wem verarbeitet werden.

Sie müssen jederzeit in diese Prozesse eingreifen können, um etwa ihren umfassenden Auskunftspflichten gegenüber den Aufsichtsbehörden, vor allem aber gegenüber den Menschen hinter diesen Daten nachzukommen.

Galt früher, Daten möglichst umfassend zu sammeln und sicher zu speichern, sind heute die aufzubewahrenden Datensätze trotz notwendiger Archivierung und Backups zu minimieren und gegebenenfalls gezielt zu löschen. Altsysteme und -archive bieten solche Möglichkeiten nur in den seltensten Fällen. Auch hier stehen also beträchtliche Umbauten und Investitionen an. Und die Zeit drängt: Ab 25. Mai 2018 werden Verstöße gegen die Verordnung geahndet.

Quadratur des Kreises

Gewissermaßen stellen der Innovationsdruck und neue Compliance-Anforderungen die IT-Abteilungen vor die Aufgabe, die Quadratur des Kreises doch irgendwie möglich zu machen. Umfragen zeigen es immer wieder: Rund 80 Prozent des gesamten IT-Budgets verbraucht der reine IT-Betrieb, während nur 20 Prozent für Investitionen in Innovationen zur Verfügung stehen.

Allein 70 Prozent entfallen oftmals auf den Aufwand für Altsysteme. Ideal wäre hingegen eine Aufteilung von 60 Prozent für den IT-Betrieb und 40 Prozent für Innovationen, und zwar dauerhaft (siehe Abbildung). Zwar sind laut DSAG-Umfrage die IT-Budgets 2017 durchschnittlich um fast fünf Prozent gegenüber dem Vorjahr gewachsen.

Doch selbst eine so deutliche Steigerung wird nicht ausreichen, um den IT-Abteilungen die finanziellen Mittel bereitzustellen, die sie für die Digitalisierung ihrer Unternehmen und deren Geschäftsmodelle benötigen werden.

Angesichts dieser Zahlen liegt die Lösung auf der Hand: Der Kostenblock für den Betrieb der Altsysteme muss dauerhaft gesenkt werden. Das Mittel der Wahl heißt Konsolidierung und Stilllegung. Auch Gartner hat sich des Themas angenommen und beobachtet Anbieter, mit deren Lösungen Unternehmen Altsysteme stilllegen können, in seinem „Magic Quadrant for Structured Data Archiving and Application Retirement“, zuletzt aktualisiert im Juni 2016.

Entscheidend ist dabei der Punkt, dass Gartner die entsprechenden Lösungen nicht nur als Kosten verstanden wissen will. Vielmehr kommt die Analystenfirma zu dem Schluss: „Strukturierte Datenarchivierung und Anwendungsablösung können in einen signifikanten ROI münden.“

Betriebskosten dauerhaft senken

Voraussetzung dafür, dass eine solche Lösung zur Stilllegung von Altsystemen die hierfür nötigen Investitionen in kurzer Zeit amortisiert und in der Folge für dauerhaft niedrigere Betriebskosten sorgt, sind Standardisierung und Automatisierung. Genau diese Eigenschaften weist die Lösung JiVS der Schweizer Data Migration Services AG auf.

Diese Eigenschaften sind das Resultat einer Vielzahl von Projekten zur Datenmigration und Stilllegung von Altsystemen. In der Praxis hat JiVS erwiesenermaßen nach der Stilllegung der Altsysteme die Betriebskosten um 80 bis 90 Prozent gesenkt.

Mit den restlichen 10 bis 20 Prozent lassen sich die aus Compliance-Gründen aufzubewahrenden Altdaten inklusive SAP-Geschäftslogik weiterhin nutzen. Archivierung und weitere Nutzung sind auf Knopfdruck möglich: Data Migration Services nennt das Daten-Historisierung oder englisch „Application Retirement“.

JiVS ist eine auf Java basierende Plattform und stellt eine Kombination aus Standard-Technologie, -Anwendungen und -Methode dar. Das Herzstück der JiVS-Plattform bildet die Fähigkeit, Daten und Geschäftslogik von den Quell- und Zielsystemen loszulösen.

Das bietet gleichzeitig eine einmalige Gelegenheit, die vorhandenen Datensätze und insbesondere die Stammdaten zu bereinigen. Gerade diese Bereinigung ist für den erfolgreichen Umstieg auf S/4 Hana entscheidend.

Das gilt im Übrigen genauso und uneingeschränkt für die Erfüllung der Auflagen der EU-­DSGVO. Denn dadurch sind die Unternehmen in der Lage, lückenlos anzugeben, welche persönlichen Daten von EU-Bürgern sie haben, wo sie diese aufbewahren, zu welchen – legitimen – Zwecken sie sie verarbeiten, ob diese Daten korrekt sind und ob sie wirklich nur diejenigen Daten speichern, die sie für diese Zwecke benötigen.

Zusätzlich aber bietet ihnen JiVS die Möglichkeit, Datensätze, die aus stillgelegten Altsystemen übernommen wurden und archiviert sind, gezielt zu löschen. ­Archiv- und Live-Daten können darüber hinaus mit Aufbewahrungsfristen belegt werden, die dafür sorgen, dass zum Beispiel Rechnungen, die ja auch personenbezogene Daten enthalten, nach Ablauf der ­gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unwiederbringlich und automatisch gelöscht werden.

Sollte diese automatische Löschung etwa wegen eines laufenden Rechtsstreits ausgesetzt werden müssen, ist dies ebenfalls auf der Ebene der einzelnen Datensätze möglich. Retention Management heißt hier das Stichwort, die entsprechende Funktionalität ist Bestandteil der JiVS-Plattform (siehe Abbildung).

Rose: Erfolgreiche Migration auf S/4

Ein aktuelles Beispiel für eine erfolgreiche Migration auf S/4 Hana ist das Projekt der Versandapotheke und Ärztegrossistin „Zur Rose“ mit Sitz in der Schweiz, zu der so bekannte Marken wie DocMorris gehören. Mit der Migration auf die neue SAP-Generation wollte das Unternehmen seine heterogene IT-Landschaft vereinheitlichen sowie die Altdaten von den aktuellen trennen. Ferner sollten die Betriebskosten dauerhaft gesenkt werden.

Der Kundennutzen: „Wir lösen zwei große Aufgabenstellungen auf einmal“, sagt Michael Herrmann, Projekt Manager, Zur Rose Suisse . „Für uns war der ausschlaggebende Punkt, die bereinigte Übergabe der Daten aus den Altsystemen in das neue SAP und zugleich die gesetzeskonforme Archivierung zu erreichen.“ (Weitere Details im Anwenderbericht ab Seite 58.)

Fazit

Die SAP-Bestandskunden stecken in einem Dilemma zwischen Budgetzwängen einerseits und Innovationsdruck sowie Com­pliance-Anforderungen andererseits. Die Stilllegung von Altsystemen und -archiven ist der Weg, der aus dieser Sackgasse führt.

Intelligente Plattformen wie JiVS reduzieren die Zahl der operativen SAP-Systeme und die Menge der darin vorgehaltenen Datensätze. JiVS schafft die nötigen finanziellen Freiräume für die neue Generation der SAP-Software und macht die IT-Landschaften der Bestandskunden wetterfest für aktuelle und zukünftige Com­pliance-Auflagen.