Außenhandel in der Cloud

Für den Carve-out wählte Kulzer eine hybride Lösung: ERP on premise als IAAS-Lösung in einem externen Rechenzentrum, GTS in der Cloud.

Globale Exportkontrolle und effizientes Zollmanagement im Außenhandel sind komplexe Aufgaben, die beträchtliche Herausforderungen darstellen. Dies ist ein Bereich, der fachlich und technisch extrem kritisch ist.

Für Kulzer war schnell klar: Der Eigenbetrieb ist keine Option. So brachten die SAP-Berater aus Heidelberg ihre Komplettlösung cbs SAP GTS Cloud ins Spiel.

Mit Erfolg: Sämtliche Prozesse in der Zollabfertigung und im Außenhandelsbereich ließen sich mit der Cloud-Lösung abwickeln.

Relokation sämtlicher IT-Systeme

Mit der Übernahme von Kulzer durch die Mitsui-Chemicals-Gruppe war eine Herauslösung der Dentalsparte aus dem Heraeus-Konzernverbund notwendig.

Einen solchen Carve-out geschäftskonform im gesetzten Zeitrahmen zu realisieren ist äußerst anspruchsvoll.

cbs Corporate Business Solutions unterstützte Kulzer dabei, die Komplexität des Vorhabens für die SAP-Systemlandschaft zu bewältigen und die Fülle der Aufgaben (Evaluierung, Ablösung, Rückbau, Migration von 60 Schnittstellen, Sequenzierung der Projekte, Upgrade, Fiscal Year Change) im Rahmen eines durchdachten Projektmanagements zu strukturieren und zu paketieren.

Schließlich standen nicht weniger als der Aufbau eines neuen Rechenzentrums (Relokation) und das Right-Sizing der Prozesslandschaft inklusive SAP ERP und GTS sowie angebundener Drittsysteme auf der Projektliste.

cbs brachte dafür die Expertise aus zahlreichen globalen Rollout-Projekten und Restrukturierungen mit.

„Bei der Analyse möglicher Betriebsmodelle und Migrationspfade für die GTS-Lösung stellte sich schnell heraus, dass eine Non-SAP-Mittelstandslösung nicht in der Lage ist, unsere komplexen Zoll- und Außenhandels­prozesse zuverlässig abzubilden“

erklärt Bernd Müller, Projektleiter und SAP-Verantwortlicher bei Kulzer.

Das global agierende Unternehmen stand vor der Aufgabe, seine Geschäftsprozesse weltweit einheitlich abzubilden. Wer wie Kulzer auf internationalen Märkten unterwegs ist, benötigt eine zeitgemäße, harmonisierte IT-Infrastruktur und eine prozessual übergreifend integrierte Warenwirtschaft.

Dafür kam nur eine SAP-Lösung infrage. Kulzer entschied sich für die Implementierung einer hybriden Lösung: ERP on premise, GTS in der Cloud.

Besondere Herausforderung war dabei die Herauslösung der GTS-Unternehmenseinheit aus dem globalen Mutterkonzern. Dies wurde mit der Spezialsoftware cbs Enter­prise Transformer und einer standardisierten Vorgehensweise realisiert.

Der Carve-out des GTS-Systems aus der Konzern-IT umfasste rund 120.000.000 Stamm- und Bewegungsdatensätze wie Produkte, Partner, Belege inklusive ERP-Referenzbelege, Ausfuhrlizenzen, SPL- und Audit-Logs (Sanc­tioned-Party-Lists/Boykottlisten).

Nicht zu vergessen: die Schnittstelle zum Zoll-Abwicklungssystem Atlas.

Als das Unternehmen noch Teil des ehemaligen Mutterkonzerns war, arbeitete Kulzer bereits mit einem SAP-GTS-System. Diese Plattform hatte sich bewährt. Also lag es nahe, weiterhin auf die Außenhandelslösung zu setzen.

Globale Exportkon­trolle und effizientes Zollmanagement sind jedoch komplexe Aufgaben, die enorme fachliche und technische Herausforderungen darstellen. Für das global tätige Unternehmen sind die Tasks im Außenhandel einfach viel schwieriger zu bewältigen als die reine Nutzung der klassischen SAP-ERP-Suite in ihren Kernprozessfeldern.

Der gesetzeskonforme Betrieb eines Zoll- und Außenhandelssystems bindet Kapazitäten, und die IT-Abteilung von Kulzer wollte hierfür nicht zusätzlich internes Know-how aufbauen. Das Fokussieren auf die IT-Kernprozesse stand eindeutig im Vordergrund.

Als passende Gesamtlösung bot sich daher die cbs SAP GTS Cloud an. So machten sich die Projektverantwortlichen daran, eine toolbasierte Migration der Unternehmens- und Prozessdaten von Kulzer aus der vorhandenen SAP-Infrastruktur in Angriff zu nehmen.

Die Vorgaben der Unternehmensleitung waren dabei klar definiert: Die Umsetzung sollte unterbrechungsfrei und ohne Ausfall der laufenden Außenhandels- und Exportprozesse vor sich gehen. Außerdem war den Verantwortlichen ein Downsizing und Right-Fitting des Systems wichtig, um Kosten einzusparen.

Rechtliche Vorgaben hinsichtlich der Compliance-Aspekte waren zwingend einzuhalten. Im gesamten Projekt sollten zudem die vorhandenen systemseitigen und fachbezogenen Prozessdokumentationen Verwendung finden und bei Bedarf optimiert werden.

Zudem galt es, weitere Optimierungen als zusätzliche Quickwins zu realisieren. Ziel des umfassenden Beratungskonzepts war es, über ein Standardvorgehen hinaus ein umfassendes Betriebsmodell unter Berücksichtigung der Prozesse, der Datensicherheit und in puncto Support zu etablieren, um das Optimum für Kulzer herauszuholen. Die Lösung setzte sich damit von einem marktüblichen Standard-Outsourcing ab, das häufig nur das Housing und Hosting abdeckt.

Im Zuge der Projektplanung setzten Abhängigkeiten vom Rechenzentrum wie Go-Lives anderer Projekte und der anstehende Aufbau der internen IT-Organisation das Team zusätzlich unter Zeitdruck.

Hinzu kam ein anstehendes AES-/Atlas-Upgrade für das Zoll-Abwicklungssystem. Die gesamte Programmplanung gestaltete sich demnach sehr komplex: Nicht nur die SAP-GTS-­Implementierung musste innerhalb kürzester Zeit erfolgen, auch der reibungslosen Anbindung des Seeburger-Konverters galt dabei höchste Aufmerksamkeit.

Schließlich stellt dieser sämtliche Atlas-Exportmeldungen für den Zoll sicher. Parallel dazu stand der Carve-out des kompletten SAP-ERP-Systems von Kulzer aus der SAP-Landschaft der Muttergesellschaft an.

Nur durch das strukturierte Vorgehen, den integrierten Ansatz und eine konsequente Prozess- und Phasenorientierung war es möglich, diese anspruchsvollen Aufgaben in der vorgegebenen Zeit zu bewältigen.

Das Projektteam ergänzte dabei die bestehende Kulzer-Projektmethodik durch die vielfach erprobte eigene Methodik M-cbs – und kam so zum Erfolg.

Strategische Entscheidung mit Weitsicht

Mit der cbs SAT GTS Cloud erhielt Kulzer ein modernes IT-Servicemanagement und einen SAP-zertifizierten Application Management Support. Alle offenen Fragen der Verantwortlichen zu einem gesetzeskonformen Betrieb des Zoll- und Außenhandelssystems wurden beantwortet.

Außerdem wurden für Infrastruktur, Betrieb, Überwachung und das Lizenzmanagement praktikable und zugleich rentable Lösungen bereitgestellt. So konnte das Team den Carve-out innerhalb von nur drei Monaten erfolgreich in time und in budget abschließen.

cbs überführte die Lösung in das ISO-zertifizierte Rechenzentrum der cbs-Mutter Materna, während SAP ERP weiterhin on premise als IAAS-Lösung in einem externen Rechenzentrum betrieben wird.

cbs SAP GTS Cloud ist derzeit die einzige im Markt verfügbare lizenzierte Komplettlösung für eine globale Exportkontrolle und ein effizientes Zollmanagement und wird daher auch von SAP als Partner Managed Cloud (PMC) eingestuft.

Thomas Gessler, CIO bei Kulzer:

„Es war eine strategische Entscheidung mit Weitsicht, unsere Außenhandelslösung komplett auszulagern und in kompetente Hände zu geben. Der Aufwand, ein solch komplexes System im erforderlichen Maß intern zu betreiben, wäre für uns als internationalen Mittelständler einfach zu groß gewesen.“

SAP GTS Cloud wickelt seither zuverlässig sämtliche Außenhandelsprozesse ab, während cbs für die komplette System­pflege und Wartung verantwortlich ist. Mit der Private-Cloud-Lösung profitiert Kulzer gleich mehrfach: Einerseits von klar definierten Service-Levels und einem ausfallsicheren Komplettbetrieb seiner globalen Außenhandelslösung.

Anderseits von der tief greifenden zollfachlichen Expertise und dem breit gefächerten Prozesswissen von cbs. Deren Muttergesellschaft, die Materna GmbH, ist maßgeblich an der Entwicklung des deutschen Systems zur elektronischen Zollabwicklung Atlas beteiligt.

Insofern verlief auch die Anbindung des im Einsatz befindlichen Seeburger-Konverters an die neue SAP-Architektur problemlos. Kulzer schuf sich so eine solide Grundlage für den Betrieb der cloudbasierten GTS-Lösung.

Lösung bewährt sich in der Praxis

Dank der SAP GTS Cloud konzentriert sich Kulzer heute wieder voll und ganz auf sein Kerngeschäft. Die Aufwände, die das Unternehmen in den GTS-Systembetrieb investieren muss, sind gleich null.

Die SPL-Listen der Geschäftspartner aktualisieren sich nahezu in Echtzeit und für das tägliche Monitoring der System- und Businessprozesse sorgt zuverlässig das Application Management Team von cbs.

Im Hinblick auf die Sorgfalt, die das Unternehmen in Sachen Systemverfügbarkeit und der Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen walten lassen muss, ist die gefundene Lösung in Kombination mit einem ausgefeilten Supportkonzept ideal.

Das Outsourcing auf Basis der SAP-GTS-Lösung ist weit mehr als ein reines Auslagern oder Housing einer IT-Infrastruktur. Vielmehr bekommen die Dentalspezialisten alles aus einer Hand: führendes Know-how im Außenhandel, eine ausgewiesene Prozess- und SAP-Beratung sowie einen Lösungsbetrieb, der höchste Standards in puncto Sicherheit und Datenschutz erfüllt.

Diese Kombination überzeugt auch Bernd Müller, Projektleiter und SAP-Verantwortlicher bei Kulzer:

„Ich habe in Sachen GTS-System seit Monaten nichts mehr gehört. Es läuft einfach.“