Globaler Standard für Material Governance

Die Scherdel-Gruppe ist ein international tätiger Technologiekonzern mit Hauptsitz in Marktredwitz. Das familiengeführte Unternehmen entwickelt und produziert technische Federn, Stanz- und Biegeteile, Baugruppen, Kunststoffsysteme sowie Sondermaschinen für die Automobilindustrie, Medizintechnik und weitere Industriebranchen. Mit 34 Standorten in elf Ländern, rund 6800 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und über 135 Jahren Unternehmensgeschichte gehört Scherdel zu den weltweit führenden Anbietern in seinen Kerntechnologien.

Im Zuge der SAP S/4-Einführung und des internationalen SAP-Roll-outs in der Scherdel-Gruppe etabliert der Technologiekonzern einen neuen Standard für die Material Governance.

Der Apicon Data Master sorgt in der Materialanlage und -pflege für Transparenz, reibungslose Abläufe und eine höhere Qualität. Die manuelle Materialanlage mittels Vorlageteilen in SAP wurde durch eine workflowgesteuerte Vorgehensweise abgelöst. Der Standard wird in den Werken der Scherdel-Gruppe weltweit etabliert.

Systemgestützte Materialanlage

Die Scherdel-Gruppe begann 2023 mit der Einführung von SAP S/4 und löst sukzessive die bestehenden Altsysteme ab. Die Materialanlage und -pflege sind kritische Geschäftsprozesse, an denen zahlreiche Fachbereiche beteiligt sind. Bei Scherdel sind dies Vertrieb, Produktion, insbesondere die Arbeitsvorbereitung, Einkauf, Disposition, Controlling und Umwelt. Die Intercompany-Beschaffung spielt bei dem global agierenden Unternehmen eine wichtige Rolle.

Prozesssicherheit und Effizienz

Mit dem Ziel, weltweit Prozesssicherheit und Effizienz bei der Materialanlage und Datenpflege unter SAP S/4 zu gewährleisten, entschied sich die Scherdel-Gruppe für den Apicon Data Master. Eine praxisbewährte, modulare und vollständig SAP-integrierte Lösung.

Eine fundierte Basis war bereits gelegt: Im Altsystem arbeitete Scherdel mit einem gut strukturierten Prozess für die Materialanlage. Auch die Verantwortlichkeiten in den einzelnen Prozessschritten waren klar definiert und wurden im Rahmen der SAP-Einführung nachgeschärft.

Der Materialanlageprozess war bis dato jedoch nicht vollständig systemgestützt. Das führte zu fehlender Transparenz über den Gesamtprozess, manuellen Aufwänden und unvollständig gepflegten Stammdaten. Aufgrund fehlender Pflichtfelder wurden zum Teil notwendige Felder vergessen oder falsch belegt. Auch die Einhaltung der korrekten Reihenfolge der Prozessschritte konnte nicht immer sichergestellt werden. „Was uns gefehlt hat, waren Pflichtfelder, damit niemand im Materialanlage-Prozess mehr etwas vergessen kann, was wirklich gebraucht wird“, erläutert Kathleen Neumann, Leiterin Lean and Informatik, Scherdel Marienberg. Die Anlage von Materialien und Änderungen sollte in Zukunft prozessbasiert erfolgen. Zu Beginn der S/4-Einführung nutzte Scherdel SAP-Vorlagematerialien. Um Prozesse schlanker zu machen und Durchlaufzeiten zu reduzieren, wurde beschlossen, die Anlage mittels Vorlagematerialien abzulösen.

Einführung Apicon Data Master

Ende 2024 entschied sich Scherdel für den Apicon Data Master. Die SAP-zertifizierte Lösung für das Stammdatenmanagement überzeugte mit den passenden Funktionen, vollständiger SAP-Integration und modularen Erweiterungsmöglichkeiten. „Wir haben uns das Tool bei Referenzkunden angesehen. Da ist die Entscheidung ganz schnell gefallen“, berichtet Neumann.

Ein wichtiges Kriterium war auch die Einführung des Apicon Data Master im Coaching-Ansatz. Gerade im Hinblick auf den globalen Roll-out schafft dies große Flexibilität für die Scherdel-Gruppe. Von Projektbeginn an wurde ein Inhouse Consultant mit an Bord genommen und geschult. So konnten kleine Anpassungen zeitnah selbstständig im Data Master umgesetzt werden. In kürzester Zeit war es für Scherdel möglich, neben dem Aufbau weiterer Regellogiken auch komplette Eingabemasken zu entwickeln. Mit dem Apicon Data Master implementiert das Team neue Prozesse nun eigenständig, flexibel und sicher. Bei Bedarf unterstützen die Experten von Apicon. Die SAP-Konformität ist stets gewährleistet.

Effizienz bei großen Datenmengen

Mit der Einführung von SAP ist die Datenmenge größer geworden als im Altsystem. Mit dem Apicon Data Master erfolgen Datenanlage und -pflege trotzdem effizient, sicher und nachvollziehbar. Knapp ein Jahr nach der Einführung des Data Master wurden so bereits 6800 Materialien angelegt. Das entspricht etwa 550 Materialien pro Monat, Tendenz steigend.

Der Materialanlageprozess ist in mehrere Teilprozesse mit einzelnen Arbeitspaketen gegliedert, die bewusst für alle Beteiligten einsehbar sind. Das macht Abläufe nachvollziehbar und erhöht die Prozessgeschwindigkeit. „Die Rückmeldungen dazu sind durchweg positiv“, bestätigt Neumann. „Jeder weiß, wann er dran ist. Man weiß, wo sich ein Arbeitspaket aktuell befindet.“ Alle Bereiche können so auch einen Blick über den Tellerrand hinauswagen und wissen, welche Schritte insgesamt durchlaufen werden. Über die Aufgabensuche nach Materialnummer können User zudem schnell herausfinden, wo ein Teil in Bearbeitung ist. Im ersten Werk startete Scherdel die SAP-S/4-Einführung ohne ein workflowbasiertes Tool und nutzte SAP-Vorlagematerialien. Gerade bei Änderungen war der Funktionsumfang im SAP-Standard für die große Anzahl an Materialien nicht skalierbar. Scherdel arbeitete außerdem mit einer internen Nummernlogik für Materialarten.

Smarte Regeln

Die starren SAP-Vorlagematerialien und die spezifische Logik der Nummernvergabe wurden durch die Kombination aus Regelwerk und intelligentem Editor im Apicon Data Master abgelöst. Statt Vorlagematerialien sind jetzt smarte Regeln im Einsatz. Die Wahl der falschen Vorlage ist somit ausgeschlossen. Anwendern werden im nutzerfreundlichen Editor nur die notwendigen Felder pro Prozessschritt angezeigt. Die Suche von Feldern auf unterschiedlichen Sichten entfällt, weitere Feldwerte werden automatisiert aus den Usereingaben abgeleitet. Auch die Materialnummern werden automatisch ermittelt.

Das reduziert Fehlerpotenziale und Prozessdurchlaufzeiten. Erweiterte Plausibilitätsprüfungen in den Eingabemasken führen – zusätzlich zu den nun vorhandenen Pflichtfeldern – zur gewünschten Datenqualität. Die Reaktionen der Anwender aus den Fachbereichen sind durchweg positiv. Vor allem, weil die gewünschte Führung durch das System gegeben ist, die Transparenz über den Gesamtprozess deutlich erhöht wurde und sichergestellt wird, dass die Daten vollständig gepflegt werden. „Die Zustimmung aller beteiligten Mitarbeiter bestätigt die hervorragende Arbeit des gesamten Projektteams“, unterstreicht Neumann.

Internationaler Roll-out

Die Scherdel-Gruppe rollt SAP S/4 weltweit im Firmenverbund aus. Deshalb galt es bereits bei der initialen Prozessdefinition, den Blick auf die ganze Firmengruppe zu weiten, um die heterogenen Abläufe in den Werken in einem zentralen Konzept zu vereinen. Auch die Intercompany-Beschaffung wurde in Zusammenarbeit mit den Beratern von Apicon bereits für die internationalen Werke vorgedacht.

Der Apicon Data Master ist aktuell in vier Werken der Scherdel-Gruppe im Einsatz. Weitere Roll-outs sind in der Realisierung und sollen in Zukunft auch parallel stattfinden. Immer wenn SAP an einem Standort eingeführt wird, werden auch die standardisierten Prozesse mit dem Apicon Data Master eingeführt. Ein Vorgehen, das sich bewährt hat: „Das funktioniert sehr gut. Ich wüsste nicht, wie das ohne das System funktionieren sollte“, bestätigt Kathleen Neumann.

Erfolgsfaktoren der Transformation

Gutes Change-Management hat für die Scherdel-Gruppe eine große Bedeutung. Das zentrale MDM-Team ist bei Veränderungen und Change-Projekten stets mit eingebunden.

Das ist wichtig, um die Stammdatenprozesse von Beginn an mitzudenken. Davon profitiert Scherdel auch im SAP-S/4-Hana-Projekt und bei der Einführung des Apicon Data Master: Key User werden an die Hand genommen, Anwender umfangreich geschult und auch nach dem Go-live steht das Team bei Fragen stets zur Verfügung. Bewährt haben sich Lessons-Learned-Sessions nach den Go-lives der größeren Werke. Der Aufbau eines Teams aus Fachbereichen, IT und Organisation, das die Prozesse kennt und bewertet, ist darüber hinaus von zentraler Bedeutung. Gründliche Tests sind maßgeblich für den Projekterfolg.

Nicht nur vor dem Go-live, sondern auch im laufenden Betrieb – bei der Implementierung neuer Prozesse oder zur Qualitätssicherung. Das MDM-Team bei Scherdel greift hier auf weitreichende Erfahrungswerte zurück.

Weitere Roll-outs

Die Zusammenarbeit mit Apicon verlief durchweg sehr positiv und unkompliziert. Mit dem Apicon Data Master wurde ein effizienter, zuverlässiger und transparenter Prozess für die Materialanlage und -pflege geschaffen. Alle Beteiligten wissen, wo sich Teile aktuell im Prozess befinden, welche Arbeitspakete bearbeitet und welche Felder gepflegt werden müssen.

Es konnte genau die Vollständigkeit in den Materialstammdaten erzielt werden, die in der Vergangenheit stets eine Herausforderung darstellte, weil beispielsweise häufig statistische Warennummern oder Gewichtsangaben fehlten.

Die Scherdel-Gruppe hat mit dem Apicon Data Master einen neuen Standard für die Material Governance etabliert und eine stabile Datenbasis geschaffen. Anwender und Fachbereiche profitieren von automatisierten, geführten und transparenten Prozessen.

Dank Coaching-Ansatz können zukünftige Entwicklungen mit dem Apicon Data Master selbstständig umgesetzt werden. Der nächste Meilenstein ist bereits geplant: Ein zentraler Prozess für das Sperren und die koordinierte Freigabe von Grunddaten-Änderungen bei Teilen, die in mehreren Werken der Firmengruppe genutzt werden. Auch in Zukunft setzt die Scherdel-Gruppe auf die Expertise von Apicon und prüft die Nutzung des Data Master für weitere SAP-Objekte und Fachbereiche. (Quelle: Apicon)