E-Rechnungen ohne Grenzen

Lateinamerika war Ende der 2000er-Jahre die erste Region, die die Verwendung der elektronischen Rechnungsstellung vorschrieb. Dabei kam das Steuerkontrollmodell „Clearance” (Echtzeitüberprüfung der Rechnungen durch die lokale Steuerbehörde) zum Einsatz.

Die EU hatte sich mit der Richtlinie „Elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen“ zum Ziel gesetzt, die elektronische Rechnungsstellung bis 2020 zur am häufigsten verwendeten Methode in Europa zu machen. Zur Unterstützung dieser Richtlinie haben mehrere Länder Vorschriften erlassen, die Lieferanten verpflichten, ihre Rechnungen elektronisch an öffentliche Verwaltungen zu senden.

Italien ist noch einen Schritt weiter gegangen und hat als erster EU-Mitgliedstaat die elektronische Rechnungsstellung im B2B- (Business-to-Business) und B2G-Bereich (Business-to-Government) für italienische Unternehmen verbindlich vorgeschrieben. 

Pflicht statt Kür

Andere Länder, darunter Frankreich, Polen, Spanien und Deutschland, sind dem Beispiel Italiens gefolgt und planen, die elektronische Rechnungsstellung in spätestens drei Jahren verbindlich vorzuschreiben.

Diese Dynamik wird durch die Initiative ViDA (VAT in the Digital Age) noch verstärkt. Das EU-Reformpaket zielt darauf ab, die Umsatzsteuererklärung in der gesamten EU durch digitale Echtzeit-Erklärungen und die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung zu harmonisieren und zu modernisieren.

Mit der zunehmenden Einführung elektronischer Rechnungen durch Staaten und Unternehmen steigt der Druck auf Unternehmen, ihre Rechnungen digital zu versenden, um Geschäftsbeziehungen und Zahlungen zu sichern. Die immer größer werdende Zahl an Vorschriften, Formaten, Plattformen und Zertifikaten macht die Einhaltung der Vorschriften zu einem sehr komplexen Unterfangen. Zudem sind die Fristen zwischen Gesetzesveröffentlichung und Umsetzung oft knapp bemessen – bei zugleich stetig wachsender Regulierungsdichte.

Zur Standardisierung der öffentlichen Beschaffung und zur Vereinfachung des Datenaustauschs zwischen Unternehmen und Behörden wurden Initiativen wie Peppol vorangetrieben – ein europaweites Netzwerk für den standardisierten Austausch elektronischer Dokumente. Im B2B-Bereich bleibt die Compliance jedoch komplex, da jedes Land eigene Systeme und Vorgaben entwickelt. Abwarten ist dabei keine Option: Wer bei der E-Rechnung zögert, riskiert den Anschluss.

E-Rechnung auf dem Vormarsch

Laut dem Billentis-Report „Watch the tornado!“ – einer regelmäßig veröffentlichten Marktanalyse zur elektronischen Rechnungsstellung und Steuer-Compliance – wird das weltweite Rechnungsvolumen (digital und auf Papier) auf rund 560 Milliarden pro Jahr geschätzt. Etwa 125 Milliarden davon werden derzeit elektronisch übermittelt.

Der weltweite Marktwert für elektronische Rechnungsstellung und damit verbundene Lösungen wurde für 2024 auf 8,3 Milliarden Euro geschätzt und soll bis 2028 auf 22,2 Milliarden Euro steigen (was einer durchschnittlichen jährlichen Wachstumsrate von fast 28 Prozent entspricht).

Dieses Wachstum wird durch die Ausweitung der regulatorischen Anforderungen, die Digitalisierung von Prozessen und Initiativen wie ViDA in Europa vorangetrieben, die darauf abzielen, die Mehrwertsteuerverwaltung und die elektronische Rechnungsstellung auf europäischer Ebene zu harmonisieren und zu modernisieren. Zunächst vom Privatsektor getrieben, wird die Entwicklung inzwischen massiv von Regierungen vorangetrieben. Vor allem das Mehrwertsteuerdefizit gilt als zentraler Motor für die Digitalisierung von Handels-, Steuer-, Buchhaltungs-, Lager-, Vertriebs- und Logistikdokumenten.

Immer mehr Unternehmen ersetzen ihre kostspieligen papierbasierten Rechnungsstellungsprozesse durch kostengünstigere und effizientere Lösungen für die Übermittlung und Archivierung elektronischer Rechnungen. Unternehmen erschließen neue Effizienzpotenziale – von weniger Fehlern über Zeit- und Kosteneinsparungen bis hin zu schnelleren Zahlungen. Doch Unsicherheiten bei der Steuerkonformität bremsen die breite Verbreitung der E-Rechnung.

Eine Lösung für den weltweiten E-Rechnungsversand 

Für Unternehmen ist es entscheidend, eine Lösung zu wählen, die ihren spezifischen Anforderungen gerecht wird. Wer für die Einhaltung lokaler Vorschriften in verschiedenen Ländern auf mehrere Anbieter setzt, sieht sich oft mit komplexen Spezifikationen und einem hohen Koordinationsaufwand konfrontiert. Die Herausforderung liegt heute darin, mit einem Anbieter zu arbeiten, der eine integrierte und umfassende Lösung aus einer Hand bietet.

Warum sich eine globale E-Rechnungslösung lohnt

Mehr Transparenz: International tätige Unternehmen benötigen einen zentralen Überblick über alle weltweit versendeten Rechnungen – auch auf Ebene einzelner Tochtergesellschaften. Mehrbenutzerzugriffe fördern zudem die Zusammenarbeit im Debitorenmanagement (AR, Accounts Receivable).

Lokale Compliance: Um Strafen zu vermeiden, müssen Unternehmen länderspezifische Vorgaben einhalten: Unternehmen müssen die verschiedenen Vorschriften der Länder, in denen sie tätig sind, einhalten, um Strafen zu vermeiden – etwa durch Rechnungen im XML-Format oder durch eine Anbindung an Plattformen der Steuerbehörden wie Peppol, Chorus Pro in Frankreich, SDI in Italien oder FACe in Spanien.

Vorausschauendes Handeln: Da sich die Vorschriften zur E-Rechnung laufend ändern, müssen Unternehmen regulatorische Entwicklungen im Blick behalten, um sicherzustellen, dass sie auf die neuen Anforderungen schnell reagieren können.

Globale Plattform von Esker

Die globale Verarbeitung und der Versand konformer elektronischer Rechnungen erfordern flexible Lösungen. Der Softwareanbieter Esker unterstützt Unternehmen dabei, unterschiedliche Formate – etwa PDF, XML, UBL oder länderspezifische Standards wie Peppol BIS und Peppol PINT, Facturae, Fattura-PA, XRechnung, Factur-X – zu verarbeiten und die Anbindung an öffentliche Plattformen wie Chorus Pro, FACe, SDI oder Peppol sicherzustellen. So lassen sich Rechnungen nicht nur übermitteln, sondern auch ihr Status transparent nachverfolgen.

Die Cloud-Plattform von Esker unterstützt Unternehmen dabei, globale Compliance-Anforderungen in der elektronischen Rechnungsstellung zu erfüllen. Dafür kommen Technologien wie elektronische Signaturen, Zeitstempel und Verifizierungen in über 60 Ländern sowie BCAT mit dem Esker-Prüfpfad und EDI zum Einsatz. Ergänzend bietet Esker rechtssichere Archivierungslösungen, die lokalen und internationalen Vorgaben entsprechen.

Mit technischem Know-how und fundierten Marktkenntnissen passt Esker seine Lösung kontinuierlich an neue gesetzliche Anforderungen an und unterstützt Unternehmen dabei, sich in der komplexen Welt der elektronischen Rechnungsstellung zurechtzufinden. Die elektronische Rechnungsstellung ist nur ein Teil der Entwicklung. Der Trend geht klar in Richtung vollständiger Digitalisierung und Automatisierung der Interaktion mit Behörden. In einigen Ländern, etwa Italien, sind Unternehmen mittlerweile verpflichtet, auch Bestellungen elektronisch entgegenzunehmen.

Die Plattform von Esker bietet eine vollständige Automatisierung der Source-to-Pay- und Order-to-Cash-Prozesse und unterstützt die weltweiten Bestrebungen zur Standardisierung des Austauschs zwischen Privatwirtschaft und öffentlichem Sektor.