Archivierung: Mehr als Ablage und Entsorgung

Die digitale Transformation der SAP-Landschaften schreitet mit großer Dynamik voran. Im Fokus stehen dabei nicht nur Projekte rund um Rise sowie die Einführung von S/4, sondern auch die zunehmende Nutzung von Cloud-Applikationen wie beispielsweise SuccessFactors oder Salesforce. Diese Entwicklung führt zu hybriden IT-Strukturen, in denen Daten unterschiedlicher Formate auf den verschiedensten Systemen abgelegt werden. Eine Folge dieser Heterogenität: gestiegene Anforderungen an das Datenmanagement, die Rechtskonformität sowie die Systemperformance.

Risiko: Historische Daten

Migrationsprojekte bergen Risiken, insbesondere wenn die betroffenen Daten historisch gewachsen sind und ihre Herkunft nicht immer plausibel nachvollziehbar ist. Aktuelle Untersuchungen belegen, dass unstrukturierte oder veraltete Daten die Komplexität von S/4-Transformationen erheblich erhöhen können. Laut IT-Transformationsstudie 2025, die NTT Data Business Solutions und Natuvion im Frühjahr 2025 durchgeführt haben, sagen 47 Prozent der Unternehmen, dass die schlechte Qualität der Daten nach wie vor die größte Bürde der Transformation ist.

Die DSAG und das IT-Onlinemagazin haben in einer Befragung herausgefunden, dass rund 50 Prozent der Unternehmen den S/4-Umstieg noch vor sich haben. 37 Prozent sind in der Planungsphase, während 12 Prozent den Wechsel in die Cloud noch aufschieben und bisher keine konkreten Schritte eingeleitet haben. Immerhin gaben 40 Prozent an, bis 2030 alle SAP-Lösungen vollständig in die Private Cloud umgezogen haben zu wollen – rund 20 Prozent gehen davon aus, bis zu diesem Datum vollständig in die Public Cloud migriert zu sein.

Diese Eckdaten machen deutlich: Handlungsdruck, Komplexität und die Dynamik der Veränderung machen den Unternehmen durchaus zu schaffen. Umso wichtiger ist es, sich an Best Practices oder erfolgreichen Blaupausen zu orientieren. Und es zeigt, dass selbst ein so unpopuläres Thema wie die Daten- und Dokumentenarchivierung dazu geeignet sein kann, Abhilfe zu schaffen. Das funktioniert durch eine gezielte Archivierung im Vorfeld einer Migration. Sie hilft, redundante oder nicht mehr benötigte Daten aus den aktiven Systemen zu entfernen, ohne deren Verfügbarkeit für Prüfungszwecke oder Analysen einzuschränken. Durch diese vorgelagerte Datenreduktion lassen sich Systemkapazitäten optimieren und Ressourcen zielgerichteter einsetzen.

Ist der Aspekt der Archivierung rückblickend zu betrachten, so lässt sich zugleich für die Zukunft – also nach der Cloud-Migration – der Blick auf das Konzept des „Harmonized Document Management“ von SAP richten, das wieder im Gespräch ist. HDM wurde ursprünglich eingeführt, um eine einheitliche Dokumentenverwaltung innerhalb von S/4 und der Fiori-Oberfläche zu ermöglichen. Das geplante erweiterte Konzept – von KGS auch als HDM 2.0 bezeichnet – soll diesen Ansatz nun auf die gesamte SAP Business Suite ausweiten, unabhängig von der jeweiligen App. Kernidee ist eine entkoppelte Integration über einen neuen DMS Advanced Service auf der BTP, ohne Vendor Lock-in, bei der Archivlösung. Ziel ist eine konsistente, appübergreifende und perspektivisch KI-fähige Nutzung unstrukturierter Daten in SAP – konkrete Umsetzungen stehen derzeit noch aus. KGS hat zum aktuellen Stand rund um HDM bereits eine Insight-Session (siehe QR-Code, Anzeige, Seite 2) veranstaltet.

Neben diesen strukturellen und technischen Aspekten spielt aber auch die Einhaltung rechtlicher Vorgaben eine Rolle – sowohl hinsichtlich der Cloud als auch in Bezug auf die Archivierung. Schließlich dient diese nicht nur zur Entlastung der Produktivsysteme, sondern ist auch internationalen Standards, beispielsweise Aufbewahrungsfristen, Zugriffsregeln etc., verpflichtet. Bei der Erfüllung dieser Vorgaben helfen standardisierte Schnittstellen, über die u. a. auch moderne Archivierungslösungen verfügen. Auf diese Art und Weise lassen sie sich problemlos in bestehende Systeme und IT-Umgebungen integrieren.

Zu den im Bereich ERP und SAP führenden Schnittstellen zählen etwa SAP ArchiveLink zur klassischen Archivierung von Dokumenten oder auch SAP ILM, eine Schnittstelle für die Einbindung regelbasierter Aufbewahrungs- und Löschprozesse. Mit Blick auf die Zukunft spielt aber vor allem CMIS (Content Management Interoperability Services) eine große Rolle – ein herstellerneutraler Standard zur Anbindung cloudbasierter Speicherkapazitäten, der auch von SAP unterstützt und empfohlen wird.

Archivierung als Einstieg

Diese technischen Möglichkeiten sind die beste Grundlage dafür, ein Archivierungsprojekt als Einstieg in die Unternehmenskonsolidierung und -digitalisierung zu nutzen. Denn Archivierung ist mehr als ein reines Infrastrukturthema – ein solides Archivierungskonzept bietet zahlreiche Vorteile. So lassen sich mit einer durchdachten Archivierung nicht nur die Speicher- und Betriebskosten massiv reduzieren sowie Nachhaltigkeitsanfor­derungen erfüllen, da weniger Speicherplatz und damit weniger Energie benötigt wird. Darüber hinaus bieten intelligente Archivierungssysteme, wie etwa von der KGS Software GmbH, Transparenz über systemübergreifende Datenströme und sie sorgen für Compliance, da ihre Prozesse bis ins Detail nachvollziehbar sind.

Außerdem hilft eine zentral orche­strierte Archivierung, Fragmentierung zu vermeiden und einen konsistenten „Single Point of Truth“ zu etablieren – ein nicht zu unterschätzender Mehrwert, speziell in komplexen SAP-Landschaften. Diese unterschiedlichen Aspekte verdeutlichen, dass Archivierung weitaus mehr ist als die Ablage von Daten. Sie sollte als integraler Bestandteil einer möglichst einheitlichen IT-Landschaft gesehen werden, der sogar seinen Beitrag dazu leisten kann, dass der Wechsel in die Cloud möglichst reibungslos läuft. Gerade im Zusammenspiel mit Rise und Cloud-Initiativen kann sie zur entscheidenden Stellschraube werden, um die Komplexität zu reduzieren und die Agilität zu erhöhen.

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