SAP Group Reporting im Praxis-Test

Valide Finanzreports sind in Konzernen unerlässlich, um schnell fundierte Entscheidungen treffen und Planungssicherheit gewährleisten zu können.. Denn sie geben Aufschluss über die aktuelle Lage des Unternehmens und geben zudem Hinweise darauf, wie Unternehmen in einem herausfordernden wirtschaftlichen Umfeld schnell agieren und gegebenenfalls Veränderungen vornehmen können.

Bis Ende 2023 nutzte Linde Engineering für die monatliche Konsolidierung und Berichterstattung noch das auf SAP SEM-BCS basierende System CoRE, das seinerzeit allerdings hauptsächlich für die Division Linde Gas entwickelt worden war. Die besonderen Anforderungen der Division Engineering konnte CoRE nur bedingt erfüllen: „Uns war es vor allem wichtig, die Transparenz über die Segmente und auf die Managementstruktur von Linde Engineering hinweg zu verbessern, um auch diesen Teil des Gesamtkonzerns mit maximaler Effizienz und Flexibilität finanztechnisch erfassen zu können“, erklärt Tomasz Brzoza, SAP Financial Consolidation Manager bei Linde Engineering.

Da Linde Engineering ohnehin die ERP-Lösung SAP S/4 Hana eingeführt hatte, lag der Schritt nahe, die Reportingprozesse auf das integrierte Konsolidierungstool Group Reporting umzustellen, um damit die Prozesse deutlich zu verschlanken. Brzoza und sein Team arbeiteten ­einen detaillierten Anforderungskatalog aus und suchten anschließend einen passenden Partner für das Implementierungsprojekt, der die gewünschten An­forderungen umsetzen konnte. Diesen fand Linde Engineering schließlich in dem aus Süddeutschland stammenden Beratungshaus Caleo, das auf Konzernberichterstattung, Finanzplanung und Reporting mit SAP-Lösungen spezialisiert ist.

SAP Group Reporting problemfrei?

„Wir waren mit vier Unternehmen in Kontakt, Caleo hat sich als Team und fachlich am besten präsentiert“, begründet Tobias Krapp, Head of Finance Global Systems & Processes bei Linde Engineering, die Entscheidung.

Im September 2022 begann das Projekt mit Design-Meetings im Rahmen eines Blueprintings, um die bevorstehenden Prozesse zu visualisieren und die Schnittstellen zwischen beiden Geschäftsbereichen zu identifizieren. „Da wir bereits einen Anforderungskatalog erstellt hatten, entfiel die entsprechende Vorphase mit Caleo und wir konnten direkt mit der Umsetzung starten“, so Krapp. Diese verlief zwar über die gesamte Projektlaufzeit im Zeitplan, jedoch nicht ohne Herausforderungen: „Group Reporting ist erst seit Kurzem am Markt, da sind technische Komplikationen, vor allem bei der Einführung in einem Großkonzern, manchmal nicht zu vermeiden“, erklärt Martin Müller, Manager bei Caleo.

So stellt SAP zwar eine Schnittstelle bereit, über die die erforderlichen Daten in das Modul Group Reporting gelangen sollen; im Fall von Linde Engineering mussten die Softwareexperten von Caleo auf Empfehlung von SAP aber auf ein anderes Szenario zurückgreifen. So wurden die Funktionalitäten des Preparation-Ledger-Szenarios in einem gewissen Maße nachgebaut und manuell umgegliedert. „Glücklicherweise sind wir bei Caleo darauf spezialisiert, solche Herausforderungen zufriedenstellend zu lösen – wenn es sein muss, mit der nötigen Kreativität“, sagt Fabian Zollikofer, geschäftsführender Partner bei Caleo.

Vergleich mit SAP SEM-BCS

Die bewiesen die SAP-Experten von Caleo nicht nur in technischer, sondern auch in konzeptioneller Hinsicht, da die Implementierung des Systems Group Reporting auf andere Weise als beim Vorgänger­system SEM-BCS erfolgen musste. „Es war notwendig, sich von den Umsetzungen des Vorgängersystems zu trennen, da Group Reporting nicht für alle BCS-Funktionalitäten eine analoge Implementierung bereitstellt“, erklärt Zollikofer. Nach zahlreichen Tests lief das Group Reporting schließlich vier Monate parallel zum CoRE-­System, Ende 2023 wurden bei Linde Engineering zum letzten Mal Finanzdaten mit CoRE gemeldet. Seit Anfang 2024 ist allein Group Reporting im Einsatz und stellt die Finanzdaten auch dem von der Linde-Zentrale genutzten Hyperion-System bereit.

Group Reporting: Neue Funktionen

Nach dem auch für die Finanzteams aufwändigen Implementierungsprojekt wurden diese mit einem deutlich einfacheren Reporting belohnt: Den Controllern stehen neue Berichtsfunktionen zur Verfügung und der gesamte Datenerfassungsprozess geht automatisiert vonstatten. Dadurch reduziert sich der manuelle Aufwand für die Fachabteilung, sodass mehr Zeit für Analysen bleibt und fundierte Entscheidungen getroffen werden können. Auch die Transparenz des Berichtswesens hat sich erhöht, da die Daten bis zu ihren Quellen zurückverfolgt werden können. Zusätzlich stehen die Daten in Echtzeit zur Verfügung. „Das Feedback unserer Fachanwender ist durchweg positiv: Group Reporting funktioniert inhaltlich besser und ist in der Anwendung benutzerfreundlicher“, erzählt Krapp.

Und Jochen Straub, Executive Director Finance & Controlling bei Linde Engineering, ergänzt: „Die Implementierung von S/4 Hana for Group Reporting war eine großartige Teamleistung und ein Erfolg, der durch harmonisierte und vereinfachte monatliche Berichtsprozesse sofort erste Vorteile bringt und die Basis für weitere Wertschöpfung in naher Zukunft bildet.“ Aufgrund des erfolgreichen Projekts planen Brzoza und Krapp bereits die Einführung weiterer Analyse- und Automatisierungsfunktionen auf Basis von S/4 Hana. Zum Teil sind diese Projekte schon eingeleitet. So wurde die neue Applikation um die Möglichkeit zur Analyse von Währungseffekten erweitert. „Wir möchten auf jeden Fall auch in Zukunft die Expertise von Caleo nutzen“, sagt Krapp.

Accounting direkt integriert

Das Beispiel von Linde Engineering verdeutlicht die Rolle von effizient erstellten Finanzreports in Konzernen, insbesondere in Bezug auf schnelle Entscheidungsfindung und Planungssicherheit. Durch die kreativen Lösungsansätze des externen Beratungshauses Caleo konnten für das Unternehmen notwendige Funktionalitäten aus dem aktuellen Group-Reporting-Re­lease manuell nachgebaut werden. Die Implementierung des Konsolidierungstools S/4 for Group Reporting ermöglicht es dem Unternehmen nun, seine Reportingprozesse zu optimieren und den manuellen Aufwand für Fachabteilungen zu minimieren. Die spezifischen Vorteile des Systems, nämlich die zeitliche und fachliche Nähe zu den Accounting-Prozessen durch die direkte Integration, erfüllen alle Anforderungen, die Linde Engineering an eine neue Konsolidierungslösung stellte. Der Erfassungsprozess wurde vereinfacht und beschleunigt, die Transparenz der Daten erhöht. Das positive Feedback der Fachanwender unterstreicht die Bedeutung dieser Verbesserungen für das Controlling beim Kunden.

linde-engineering.com

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