SAP-Cloud-Verträge: Versteckte Stolperfallen

Bei Verträgen und AGBs auf das Kleingedruckte achten! Diesen Satz haben wir oft gehört und ertappen uns manchmal dabei, nicht auf jedes Detail zu achten. Bei strategischen Investitionen wie SAP-Software kann das sehr teuer werden. Genau darauf weist ein kürzlich erschienener Report des Analystenhauses Gartner hin. In „Avoid These Licensing and Pricing Pitfalls When Negotiating SAP Deals“ geht Gartner auf zentrale Herausforderungen und Risiken für Unternehmen bei der SAP-Lizenzierung und -Preisgestaltung ein.

Gartner: Rise ist intransparent

SAP sieht die Zukunft ihres Produktangebotes bekannterweise in der Cloud und trommelt schon seit einiger Zeit mit Nachdruck für Rise with SAP. Der Konzern wirbt insbesondere für langfristige Cloud-Verträge, die mit attraktiven Optionen garniert werden. Gartner bemängelt zu Recht, dass dies oft zu komplexen Lizenzierungsmodellen und Vertragsbindungen über fünf Jahre oder länger führt, bei denen klare Preisaufschlüsselungen fehlen können, was die langfristige Kostentransparenz beeinträchtigt. SAP-Kunden soll eine ganzheitliche Cloud-Transformation schmackhaft gemacht werden, die jedoch häufig in vertraglich anspruchsvollen Modellen verankert ist.

Lizenzen: Topthema bei DSAG

Die Wahl des passenden Lizenzmodells und der Umgang mit SAP-Verträgen werfen Fragen auf – dies war beim DSAG-Anwendertreffen in Leipzig spürbar. Neben den technischen Herausforderungen einer S/4-Migration ging es vor allem um Fragen rund um die Ausgestaltung der passenden Verträge und Lizenzen. Es besteht hoher Optimierungsbedarf an berechtigungsbasierten Lizenzen, also bei S/4 Cloud oder Rise with SAP.

Bemängelt wurden die unklare Kostenstruktur und Unsicherheit darüber, welche Services genau im Paket enthalten sind. Kunden stellen sich auch grundsätzliche Fragen zur Migration oder zum richtigen Zeitpunkt eines Wechsels. Viele sind unsicher, ob sie „nur“ auf S/4 oder direkt zu Rise wechseln sollten. Hinzu kommt die verbreitete Sorge, sich zu sehr abhängig zu machen von SAP als alleinigem Anbieter für Cloud-Infrastruktur, Lizenzen und Support. Um die Kontrolle über die Kosten über die gesamte Vertragslaufzeit zu behalten, empfiehlt Gartner, auf einer transparenten Preisstruktur zu bestehen.

Ein weiterer von Gartner aufgezeigter Kostentreiber ist die indirekte Nutzung von SAP über Schnittstellen oder Drittsysteme, ebenso wie Anpassungen bei Lizenzmetriken und Produkt-SKUs (Stock Keeping Units), die zu ungeplanten Budgetbelastungen führen können. Besonders das FUE-Modell (Full Use Equivalent) bringt zusätzliche Komplexität mit sich, da es den Lizenzbedarf über unterschiedliche SAP-Nutzerrollen und -rechte hinweg bewertet und zur Überlizenzierung führen kann. Unterstützung in Sachen Lizenzmanagement und -bedarfsermittlung liefern Software Asset Management Tools und Services von Drittanbietern. Als Beispiel nennt Gartner in seinem Report die SAM-Lösung der USU als eines der drei meistverwendeten Tools der Branche. Gartner weist darauf hin, dass SAP die Wartungs- und Cloud-Gebühren regelmäßig erhöht, oft in Anpassung an lokale Preis­indizes, was eine strategische Budgetplanung erfordert. Verträge für SAP-Cloud-Services stellen eine langfristige Verpflichtung dar. Fünfjährige Laufzeiten sind zunehmend üblich.

Branchenunübliche Handhabe

Allerdings enthalten die kommerziellen Angebote der SAP für Cloud-Services oft gebündelte Preise. Diese Preise scheinen über die Laufzeit des Abonnements gleich zu sein, enthalten aber nicht die jährliche Gebührenerhöhung von 3,3 Prozent, die auf dem Bestellformular ausgewiesen wird. Eine solche Handhabe ist in der Branche eher unüblich und bedeutet, dass der gesamte Vertragswert nicht klar ist.
Schließlich sieht Gartner im stufenbasierten Preismodell von SAP das Risiko einer Überlizenzierung. Unternehmen kaufen häufig zusätzliche Lizenzen, um Rabattstufen zu erreichen, was jedoch nicht selten zu ungenutzten Lizenzen („Shelfware“) führt und Ressourcen ineffizient bindet.

Fazit: Augen auf beim Lizenzkauf

Die Erkenntnisse des Reports können wir aus der Praxis bestätigen. Gerade das diesjährige DSAG-Anwendertreffen hat gezeigt, dass bei vielen SAP-Kunden bei Cloud und Lizenzierung großer Beratungsbedarf besteht. Besonders bei der Migration zu S/4 oder Rise with SAP wünschen sich Unternehmen Unterstützung, um technische Herausforderungen und Kostenrisiken zu bewältigen. Wir empfehlen, die tatsächlichen Kosten für den Abschluss langfristiger Verträge zu ermitteln, indem Sie die SAP-Preisliste bzw. Einzelpreise, einschließlich jährlicher Erhöhungen, für die Cloud-Services von SAP abfragen. SAP-Nutzer suchen nach Orientierung und konkreten Lösungen, die nicht nur die technische Migration erleichtern, sondern auch Transparenz bei Lizenzen und langfristige Flexibilität sichern.

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