Motor für den digitalen Einkauf

Datenmanager, Netzwerker, Systemspezialist: So heißen die Rollen, die Einkäufer künftig beherrschen müssen, um den Herausforderungen gewachsen zu sein.

Auch in der Beschaffung führt die digitale Transformation zu einem exponentiellen Anstieg an Daten, der neue Möglichkeiten für Echtzeit-Entscheidungen und strategische Planungen schafft.

„Die Einkaufsorganisationen haben die Chance, aktiv in die Steuerung der Lieferkette einzugreifen und durch die Digitalisierung einen zusätzlichen Beitrag für die gesamte Wertschöpfung zu leisten“

bringt es Sebastian Asshauer, Associate Partner von Apsolut, auf den Punkt.

Dies allerdings setzt eine gezielte Sammlung und Auswertung der Big Data voraus – unter fachkundiger Nutzung von State-of-the-Art-Technologien und -Methoden für Data Warehouse, Data Mining und Forecasting.

Verstärkte Vernetzung erforderlich

Als wichtiger Teil der Wertschöpfungskette muss sich der Einkauf verstärkt vernetzen, um kein Hemmschuh für die digitale Transformation zu sein. Dies betrifft seine Beziehungen sowohl zu Lieferanten als auch zu den anderen Abteilungen im Unternehmen.

Das heißt konkret: Künftig muss sich das Rollenverständnis des Einkäufers wandeln. Ging es früher darum, die benötigten Ressourcen mit hoher Zuverlässigkeit zu geringen Kosten zu beschaffen, wird der Einkäufer jetzt zum Netzwerker, der zu ausgewählten Lieferanten strategische Partnerschaften pflegt.

Dabei spielt es nicht mehr nur eine Rolle, dass ein Zulieferer besondere Leistungen zu günstigen Konditionen erbringt. Ein zentrales Kriterium, in den Kreis der „Preferred Vendor“ aufgenommen zu werden, ist die Fähigkeit eines Lieferanten, selbst für die digitale Transformation gerüstet zu sein.

Bei der ganzheitlichen Betrachtung der Beschaffungsprozesse über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinaus wächst der Bedarf nach Unterstützung durch IT-Systeme, die sich nahtlos in die Einkaufslösungen integrieren.

Durchgängige IT-Unterstützung

Es gilt, die noch vielerorts üblichen Schnittstellen-Probleme zu reduzieren. Für die Anwender SAP-basierter Einkaufslösungen, wie Supplier Relationship Management (SRM), Supplier Lifecycle Management (SLC), Materials Management (MM) und S/4 Hana, bietet sich eine Kombination SAP-basierter Ariba-Cloud-Lösungen an.

Diese sogenannten hybriden Lösungsszenarien decken die Bedarfe der meisten Unternehmen im Regelfall ab.

Dazu Sebastian Asshauer von Apsolut:

„Durch die Integration des Ariba-Netzwerks können SAP-Anwender in einer etablierten Systemlandschaft schnell und einfach auf die Digitalisierungsvorteile zugreifen.“

So stellt Ariba den Anwendern über Standardschnittstellen eine Reihe von Diensten bereit, die die gesamten Einkaufsprozesse digitalisieren: vom Auffinden neuer Lieferanten über Ausschreibungen und Vertragsverwaltung bis zum Austauschen von Bestellungen und Rechnungen im Ariba-Netzwerk. Dies steigert die Effizienz deutlich, während die Fehlerquoten sinken.

Ein Beispiel dafür ist die neue Lösung „Ariba Guided Buying“, die es Mitarbeitern ermöglicht, Beschaffungsprozesse ohne oder mit minimaler Beteiligung der Einkaufsabteilung abzuwickeln.

„Ariba Guided Buying“ bildet unternehmensspezifische Einkaufsregeln ab, zum Beispiel für Budgetgrenzen, Mindestgebote für bestimmte Transaktionen oder bevorzugte Lieferanten.

Statt sich zeitraubend mit diesen komplexen Vorgaben auseinandersetzen zu müssen, werden die Mitarbeiter automatisch zu den Zulieferern, Artikeln und Dienstleistungen geleitet, die den internen Vorgaben und Präferenzen entsprechen.

Zusätzlich lassen sich Ad-hoc-Einkäufe mit „Spot Buy“ durchführen. Dabei kann ein Mitarbeiter bei Lieferanten einkaufen, ohne dass sein Unternehmen einen Rahmenvertrag mit diesen Zulieferern abgeschlossen hat.

Durch eine Kooperation mit eBay weitete SAP Ariba die Beschaffungsmöglichkeiten auf den weltweit größten Online-Marktplatz aus. Die Ariba-Lösungen stellen die Einhaltung der individuellen Einkaufs-Policies und die gesamte Abwicklung sicher.

Dunkelbuchungen sparen Zeit und Geld

Ein weiteres Beispiel für die hohen Effizienzgewinne durch die Cloud-Lösungen von Ariba ist die digitale Rechnungsbearbeitung, Stichwort: Dunkelbuchungen.

Unternehmen, die mit ihren Lieferanten über das Ariba-Netzwerk zusammenarbeiten, können die Rechnungsverarbeitung komplett automatisieren. Dabei gleicht ein Workflow die Rechnungsdaten mit den übermittelten Bestelldaten und Wareneingangsinformationen aus dem ERP-System ab.

Ergeben sich keine Regelabweichungen, übermittelt der Workflow ohne menschliches Zutun den Datensatz an das SAP-Finanzbuchhaltungsmodul. Der übliche Scanprozess entfällt, da die Daten schon digital vorliegen. Die Rechnungsprüfungsprozesse werden deutlich verschlankt und die Unternehmen sparen somit einen erheblichen Zeit- und Kostenaufwand für die Rechnungsbearbeitung.

Des Weiteren integriert sich Ariba nahtlos in SAP VIM by OpenText und ähnliche Lösungen. Lieferanten werden termingerecht bezahlt, Skontofristen gewahrt, dies bedeutet also einen Vorteil für beide Seiten.

Die Beispiele zeigen: SAP-basierte Einkaufsorganisationen können die Digitalisierung mit dem Ariba-Netzwerk und weiteren Ariba-Komponenten konsequent vorantreiben. Jedoch sollten Unternehmen, die diese Vorteile nutzen möchten, die Ariba-Einführung strategisch planen, wie Ariba-Experte Sebastian Asshauer von Apsolut betont:

„Eine strukturierte und effiziente Vorgehensweise entscheidet über den Projekterfolg.“

Ariba-Anbindung

Im ersten Schritt müssen die SAP-basierten Einkaufslösungen an Ariba angebunden werden, damit ein Unternehmen die Lieferantenkommunikation über das Netzwerk abwickeln kann.

Obwohl SAP verschiedene Anbindungsmöglichkeiten – in Form von Add-ons oder Transportaufträgen – zur Verfügung stellt, können kundenindividuelle Anforderungen Anpassungen oder Erweiterungen notwendig machen.

In jedem Fall empfiehlt es sich, ein SAP-Beratungsunternehmen an Bord zu holen, das auf Prozess- und IT-Beratung im elektronischen Einkauf spezialisiert ist und über fundierte Ariba-Projekterfahrungen verfügt. So können die Berater den Kunden nicht nur bei der technischen Umsetzung der neuen Hybrid-Szenarien, sondern auch beim Change Management unterstützen, das sowohl Mitarbeiter als auch Lieferanten einbeziehen muss.

SAP-SRM- und SAP-ERP-Anwender, die die Cloud-Dienste von Ariba nutzen möchten, brauchen sich um die Zukunftssicherheit ihrer Einkaufslandschaft nicht zu sorgen. Denn auch die neue SAP-S/4-Hana-Lösung integriert nativ Ariba. Auf dem Weg dorthin bietet sich für Kunden eine Reihe von Zwischenschritten an, um den Übergang geplant zu vollziehen.

SAP-Einkauf wird mobil

Auch die SAP-Benutzeroberflächen haben sich den Erwartungen zur intuitiven Benutzerführung angepasst und wurden mit frischen, neuen Designs versehen. Mit den SAP-Fiori-Apps und Ariba-Apps steht den Einkaufsorganisationen heute schon eine Technologie zur Verfügung, die eine weitere wichtige Voraussetzung für die mobile Digitalisierung schafft.

So greifen die Einkäufer über die intuitive Benutzeroberfläche von jedem beliebigen Endgerät auf die benötigten Anwendungen und Auswertungen zu – und sind damit jederzeit und überall mit ihren Lieferanten, Geschäftspartnern und Kollegen vernetzt.