1:1-Transition mit Big Bang

Seit Januar 2017 betreibt Gisa die gesamte IT und Telekommunikationsinfrastruktur von BHS Tabletop im fränkischen Selb. Im Einzelnen wurden zwei komplette SAP-Landschaften erfolgreich migriert. Übernommen wurden das Client-Management, die gesamte In­frastruktur und die Telekommunikationssysteme.

Das Projekt in Zahlen

Was das genau heißt, wird in den Zahlen des Projektes deutlich: Über 1700 Assets wurden mit sämtlichen Beschaffungsprozessen überführt. Über 300 PCs und Notebooks, 50 Apple Macs, 250 Thin Clients und 600 VoIP-Endgeräte sind migriert worden. Dazu gehören mehr als 600 Benutzeraccounts und Postfächer.

200 Anwendungen wurden getestet und unternehmensweit ausgerollt. Über 100 Server für Fachapplikationen mit über 11.000 GB sind migriert. Ein MPLS-Netzwerk (Multiprotocol Label Switching) über sechs Standorte mit doppelter Anbindung wurde bereitgestellt. Am gesamten Prozess waren fast 60 Mitarbeiter für Gisa beteiligt.

Den Ausschlag für Gisa gaben Hard Facts wie Erfahrung in ähnlichen Projekten, technische Skills, ITIL-Zertifizierungen und Manpower, letzten Endes war aber vor allem das gegenseitige Vertrauen entscheidend.

Externe IT-Abteilung

Schon im Frühjahr 2014 gab es den ersten Kontakt mit der BHS. Von Anfang an war der persönliche Austausch sehr wichtig. Ende September 2014 hat Gisa den IT-Leiter von BHS eingeladen.

Der Termin dauerte sechs Stunden und war eine Mischung aus Präsentation und Dialog. Eine gute Vorbereitung vor dem eigentlichen Start: Hier standen unter anderem die Server sowie die täglichen SAP-Geschäftsprozesse im Fokus.

„Wichtig ist, sich vor einer Transition Zeit zu nehmen, genau hinzuschauen“

betont Ruben ­Kahsche, der das Projekt auf Gisa-Seite verantwortete. Für BHS sei deshalb klar gewesen: Einen ganz großen Dienstleister wollte man gar nicht, sondern einen typisch mittelständischen Partner, der so tickt wie das eigene Unternehmen.

„Das war eine ganz klare Ansage vom Kunden: Ihr seid nicht unser Dienstleister, ihr seid unsere IT-Abteilung! BHS erwartete mehr als eine ausgelagerte IT. Einen Partner, der strategisch mitdenkt und die IT passend zur Unternehmensentwicklung aufstellt“

so Kahsche.

Was Gisa von anderen IT-Dienstleistern unterscheidet, ist auch das Komplettportfolio. Also Strategie, Beratung, Implementierung sowie Betreuung und Betrieb aus einer Hand anzubieten. Zumal Gisa selbst einen nach höchsten Sicherheitsstandards BSI-zertifizierten Rechenzentrumsverbund betreibt.

SAP-Transition – Go-live am Wochenende

Lange Vorbereitungszeit und optimale Zusammenarbeit auf persönlicher Ebene sind entscheidend für einen erfolgreichen Transition-Prozess. Schließlich läuft alles auf einen neuralgischen Punkt zu: den Go-live-Termin. Verantwortlich für die SAP-HCM-Integration war Teilprojektleiterin Gabi Hofmann:

„Wir haben eine recht komplexe SAP-Landschaft mit vielen Schnittstellen vorgefunden. Typisch für produzierende Unternehmen waren die dreistufige ERP-Landschaft sowie eine zweistufige HCM-Landschaft.

Die Besonderheit war, dass die Prozesse in der Produktion nicht lange stillstehen konnten. Außerdem haben die ganzen Abhängigkeiten zu den Umsystemen den Schwierigkeitsgrad bei der Komplett- Transition extrem erhöht.“

Komplexe Ausgangssituation

„Die Komplexität war also von Anfang an sehr hoch im Vergleich zu anderen Projekten. Es wurde entschieden, alles in einer 1:1-Transition mit einem echten Big Bang zu planen. Ziel war höchstmögliche Stabilität und Sicherheit.

Alle Teilprojekte mussten schließlich zu einem Termin zusammenlaufen. Auch die für uns bis zum Go-live nicht zugänglichen Zusammenhänge mussten so gut wie möglich im Testsystem vorausgeplant werden.“

Deshalb wurde jeder Schritt zur Produktivsetzung penibel in einem Go-live-Drehbuch festgelegt.

Tatsächlich durften die SAP-Systeme nur an einem Wochenende abgeschaltet werden. Nur sonntags durfte alles stillstehen. Im Dezember 2016 war es so weit.

„Alles wurde runtergefahren, das System exportiert. Auf zwei Festplatten verschlüsselt und komprimiert mit Passwort versehen ging es nach Halle ins Rechenzentrum. Wir Projektleiter saßen alle bei BHS in Selb.

So konnten wir gemeinsam mit den Mitarbeitern der Infrastruktur alle Probleme sofort analysieren und lösen. Letztendlich hatten wir aus Sicht der SAP-Systeme on time eine Freigabe. Unsere Kollegen an der Basis in Halle hatten natürlich auch schichtweise durchgearbeitet.“

Derzeit berät Gisa die BHS Tabletop bei der Planung des Umstiegs auf S/4 Hana.