Voyage commun

Même les entreprises qui utilisent les solutions logicielles de Concur basées sur le cloud pour la gestion de leurs frais de déplacement sont finalement confrontées au défi de transférer les données sans erreur.

Jusqu'à présent, le transfert de données dans ce scénario s'effectuait à l'aide d'un middleware conçu par Concur et SAP, qui fonctionnait comme une sorte d'interprète, mais cette fonction n'est plus nécessaire grâce à l'intégration native des deux systèmes désormais disponible.

Désormais, les informations Concur relatives aux frais de déplacement peuvent être intégrées directement et en toute transparence dans SAP ERP et, inversement, les données SAP ERP peuvent être transférées dans le système Concur.

Concur et SAP

Dans ce nouveau scénario, l'intégration des deux systèmes se fait par le biais d'un élément de liaison qui relie les deux systèmes via des services web.

Ainsi, non seulement la procédure basée sur les fichiers pour le transfert vers le système FI est remplacée, mais un processus entièrement nouveau est généré pour le transfert des données. L'utilisation d'un middleware devient ainsi facultative.

La synchronisation entre SAP et Concur est gérée automatiquement par le système ERP de SAP. Les clients sont libres de choisir la fréquence à laquelle les notes de frais et les justificatifs sont transférés du système Concur vers le système SAP.

La communication peut être beaucoup plus régulière qu'auparavant, jusqu'à une intégration en temps quasi-réel.

Transmission de données

Dans le cadre de l'intégration native, les données sont régulièrement synchronisées dans les systèmes SAP ERP et Concur.

En outre, l'intégration aide à identifier et à éliminer de manière proactive les sources d'erreur potentielles dans le processus de facturation, telles que les affectations erronées à des centres de coûts.

De plus, les simulations détectent les erreurs lors du transfert de données. Si, par exemple, des objets d'imputation erronés sont utilisés dans SAP ERP, l'exécution de simulation le détecte et l'erreur est représentée dans Concur.

Sur cette base, les collaborateurs responsables peuvent alors le corriger. Ce n'est que lorsque toutes les erreurs ont été corrigées et que les centres de coûts correspondent à nouveau que le processus de facturation est terminé et que l'utilisateur reçoit une notification indiquant que le transfert de données a été effectué avec succès.

Dans ce cas, les adaptations effectuées sont également visibles et donc compréhensibles pour les utilisateurs du service financier. Les processus sont donc beaucoup plus efficaces, en particulier pour les documents FI et les informations sur les employés, les produits et les comptes.

De plus, la qualité des décomptes augmente. Les erreurs et le surcroît de travail qui en résulte sont évités. Le fait que les collaborateurs soient ainsi remboursés plus rapidement de leurs frais de déplacement est un autre effet secondaire positif.

L'utilisation de la solution native est également judicieuse pour les clients dans le domaine du service : contrairement aux solutions développées par les clients eux-mêmes, les erreurs éventuelles concernant l'intégration peuvent être signalées et corrigées via le processus de support standard de SAP. En plus de ces corrections, SAP fournit régulièrement des extensions de fonctionnalités dans le cadre des Support Packages.

La sécurité par le contrôle des données

Dans le cadre de l'intégration native de Concur et de SAP, le transfert des données est sécurisé, car la communication se fait via un cryptage HTTPS.

Une sécurité supplémentaire est garantie par le fait que la communication part toujours du système SAP. Tout accès incontrôlé au système du client depuis l'extérieur est ainsi exclu.

De plus, en cas de rupture de communication, il est garanti qu'aucun document ne sera perdu.

Pour garantir cela, le processus de transmission des données est contrôlé régulièrement et automatiquement et des confirmations (appelées boucles de rétroaction) sont demandées pour s'assurer que les données sont arrivées en toute sécurité dans le backend SAP.

Assistants d'installation

Pour faciliter l'intégration de Concur et de SAP, SAP met à disposition un assistant d'installation - appelé Wizard - qui guide les utilisateurs tout au long du processus d'implémentation en leur posant des questions ciblées.

Il explique également quelles conditions les entreprises doivent remplir pour pouvoir utiliser la solution avec succès. Si les exigences ne sont pas remplies, il explique comment résoudre le problème.

De manière générale Pour que SAP ERP et Concur puissent communiquer directement entre eux, il faut d'abord relier les éléments de données de SAP ERP à ceux de Concur.

À cette fin, les données de base des employés et des comptes de Concur et de SAP sont répliquées et les centres de coûts ainsi que les structures organisationnelles des systèmes sont repris dans la solution d'intégration.

Les BAdI fournis par SAP permettent aux clients d'adapter et de modifier les fonctions et les codes de manière autonome dans le système ERP. Les entreprises ont ainsi la possibilité, par exemple, d'adapter les processus aux besoins de l'entreprise. Cela apporte plus de flexibilité dans l'application.

Le package SAP et les fonctionnalités sont gratuits. Seule la configuration unique est facturée.

Les clients peuvent également faire appel à des partenaires communs à SAP et Concur, qui ont une connaissance approfondie de l'interface native et qui peuvent se charger de l'implémentation sur site.

La durée de la mise en œuvre dépend de la complexité du système et peut varier - d'une heure à quelques jours.

L'intégration permet d'économiser du temps et des ressources

En résumé, l'échange direct entre Concur et SAP ERP optimise les processus de transfert de données et assure une plus grande transparence et une interaction plus agile entre les deux systèmes.

La réduction des taux d'erreur permet d'accélérer le traitement des notes de frais. Cela permet d'économiser du temps et des ressources et facilite non seulement le travail des responsables financiers, mais entraîne également une plus grande satisfaction des collaborateurs.