Ville/4 Hana

Hana et S/4 Hana conquièrent les entreprises. Selon une étude de Techconsult intitulée "Businessprozesse zukünftig auf der Überholspur", 60% des entreprises envisagent sérieusement d'introduire la nouvelle technologie in-memory.

Les entreprises publiques sont certes encore réticentes, mais des exemples comme le Zweckverband Kommunale Datenverarbeitung Oldenburg (KDO) le montrent : Ici aussi, la nouvelle technologie de Walldorf est arrivée.

Ce n'est pas étonnant, car elle promet toute une série d'avantages, comme la mise à disposition plus simple et plus rapide de rapports, des interfaces plus conviviales avec Fiori et la réduction des coûts d'exploitation grâce à la diminution des besoins de stockage en raison de la compression des données.

Dans ce contexte, la KDO a promis à ses clients de migrer leur solution doppik&more vers S/4 Hana d'ici 2018.

Le scepticisme reste prédominant

De nombreux utilisateurs du secteur public restent toutefois sceptiques. Ils se réjouissent tout d'abord de la garantie donnée par SAP de continuer à maintenir la version actuelle de l'ERP jusqu'en 2025.

Sans doute aussi parce qu'ils savent : Une plus grande efficacité des processus grâce à l'innovation n'est pas seulement une question de technologie, mais aussi et surtout d'organisation et de culture.

De nombreuses villes et communes allemandes en font l'expérience depuis des années lors de l'introduction de la comptabilité double communale. Jusqu'à présent, les principes de la comptabilité commerciale sont loin d'avoir été réellement adoptés par toutes les autorités et entreprises communales.

Néanmoins, ou justement en raison de ces expériences, l'étude de S/4 Hana n'est pas quelque chose que l'on devrait repousser aux calendes grecques dans les communes. En effet, c'est surtout là où le statu quo est vécu comme insatisfaisant, par exemple en raison d'interfaces utilisateur avec lesquelles les utilisateurs ne sont pas à l'aise, que S/4 Hana offre un potentiel d'optimisation considérable.

Fiori, par exemple, permet d'adapter facilement et rapidement l'interface utilisateur des applications au rôle de l'utilisateur et à l'affichage sur différents terminaux. Mais les véritables qualités de la technologie Hana sont plus profondes.

Hana est une technologie optimisée pour le traitement de grandes quantités de données. Elle offre ainsi aux communes l'opportunité non seulement de gérer plus efficacement leurs montagnes de données en constante augmentation, mais aussi de les utiliser plus efficacement.

Reporting sur les données opérationnelles

Cela est rendu possible par la technologie in-memory de SAP Hana : elle permet de supprimer la séparation entre les données opérationnelles et les données de reporting.

Jusqu'à présent, les utilisateurs doivent transférer les données de certaines analyses de la comptabilité financière, de la comptabilité des immobilisations, de la gestion des articles et des ressources humaines dans un système spécial comme SAP Business Warehouse (BW). Là, elles sont éventuellement enrichies par des informations provenant d'autres applications spécialisées, même en dehors du monde SAP.

Il peut s'agir par exemple de données issues du registre de la population, lorsqu'il s'agit de transmettre des coûts administratifs par habitant, par quartier ou pour un groupe d'âge donné.

Cette méthode apporte certes des informations précieuses à la municipalité, mais elle présente plusieurs inconvénients : D'une part, elle exige un travail manuel considérable. D'autre part, les ressources humaines étant notoirement limitées dans les services informatiques des municipalités, la plupart d'entre elles sont assises sur des montagnes de données qu'elles ne peuvent pas ou peu utiliser.

A cela s'ajoutent les coûts administratifs liés à l'exploitation de deux systèmes différents.

Évaluations dans la mémoire de travail

La technique in-memory assure ici un changement de paradigme : étant donné que les évaluations sont exécutées dans la mémoire de travail sur les données opérationnelles, elles ne fonctionnent pas seulement sur la base de données la plus récente, mais aussi beaucoup plus rapidement.

Les communes peuvent par exemple en profiter lors de la taxation annuelle, lorsque les avis de taxation sont établis pour l'ensemble des citoyens, des entreprises et des terrains. Il s'agit alors de regrouper plusieurs types de recettes comme l'impôt foncier, le nettoyage des rues, les taxes d'enlèvement des ordures ménagères, avec en général quatre échéances par an.

Dans une municipalité de 300.000 habitants, cela peut facilement prendre une journée entière. En revanche, un processus optimisé avec SAP Hana pourrait être achevé en quelques heures.

Développements propres et dépenses élevées

En outre, S/4 Hana offre une nouvelle forme d'intégration des données et des applications, qui ne fait plus de distinction entre la comptabilité des immobilisations, le grand livre, la comptabilité fournisseurs, la comptabilité clients, la gestion des articles, etc. Toutefois, cela nécessite également l'adaptation de toutes les applications spécialisées basées sur SAP. L'ampleur de l'effort à fournir par chaque municipalité dépend essentiellement de la manière dont elle a utilisé son logiciel SAP jusqu'à présent.

Nombreux sont ceux qui ont développé et exploité des solutions individuelles sur la base du standard SAP-ERP plus Public Sector Management, soit eux-mêmes, soit en collaboration avec une société de conseil. Dans ce cadre, des dizaines, voire des centaines de procédures spécialisées ont été connectées à SAP via l'interface.

Pour mettre en place une telle infrastructure applicative, largement personnalisée, sur la base de Hana, il faut généralement procéder à une refonte complète. Pour maîtriser les coûts, il est nécessaire d'analyser de manière très approfondie les dépenses liées aux nombreux petits détails de la transformation.

Les municipalités qui reçoivent leur solution SAP d'un prestataire de services comme Datenzentrale Baden-Württemberg ou KDO ont la tâche plus facile à ce stade, car elles ne doivent déployer que ce qui est mis à disposition par leur partenaire respectif. En règle générale, il est recommandé de procéder par étapes lors de la migration.

Première étape : introduire la base de données Hana

La première étape est généralement l'introduction d'une base de données Hana. Cette étape peut déjà apporter des avantages considérables. Toutefois, cela dépend de nombreux détails, tels que la connexion et le volume de données à traiter.

Dans une application du domaine de la police, par exemple, le passage d'une base de données relationnelle classique à SAP Hana a permis de réduire la durée d'exécution de certaines requêtes de plusieurs jours à quelques minutes.

Un autre avantage du passage à la base de données Hana provient de sa structure de stockage des données, qui est optimisée pour les grands volumes de données. De ce fait, Hana a besoin de moins d'espace de stockage.

Les experts parlent d'un rapport allant jusqu'à 1:10 par rapport à une base de données relationnelle conventionnelle. Et même si le stockage physique des données devient de plus en plus avantageux, si l'on tient compte des coûts de gestion et de sauvegarde des données, les possibilités d'économie sont tout à fait notables.

À cela s'ajoute le fait que la technologie Hana permet non seulement de poser les bases des applications S/4-Hana, mais aussi de développer et d'intégrer d'autres applications spécialisées indépendantes de SAP.

Deuxième étape : passer à S/4 Hana

La nouvelle génération de logiciels SAP ne fonctionne pas seulement avec une toute nouvelle technologie, elle est aussi structurée de manière totalement différente. Cela a notamment pour effet que certains domaines d'application ne peuvent plus être représentés dans S/4 Hana avec les fonctionnalités actuelles (transactions, etc.). C'est pourquoi il est recommandé de suivre l'ordre suivant lors de l'introduction de S/4 Hana :

1. Conversion des modules FI et CO à S/4 Hana Finance ("Simple Finance"), y compris le passage technique au nouveau grand livre ("Universal Journal").
2. Conversion de SD/MM à S/4 Hana Sourcing & Procurement.
   Ces deux étapes partielles sont fortement orientées vers la technique. Les structures d'entrée et de sortie ne changent pas. Les processus et les évaluations actuels se poursuivent sans changement ou avec des modifications mineures.
3. Conversion de la budgétisation dans la Comptabilité budgétaire en Business Consolidation (BCS) et adaptations du reporting qui en découlent.

Cette étape partielle finale aura un impact plus ou moins important sur les processus, les évaluations et les structures d'entrée et de sortie. C'est l'occasion de tester de nouvelles fonctionnalités et, le cas échéant, de les mettre en œuvre.

En règle générale, dans ce contexte, pour profiter des nouvelles possibilités et des avantages de S/4 Hana, il est recommandé d'adapter le contenu des applications communales basées sur SAP à S/4 Hana.

Il s'agit par exemple du passage de la budgétisation de SAP-CO au nouveau SAP PSM (Public Sector Management). Il en résulte des avantages concrets et des simplifications pour les communes.

La condition la plus importante pour les communes sur la voie de S/4 Hana est toutefois la volonté de mettre au banc d'essai sans réserve tous les développements supplémentaires dans SAP.