Synchronisation guidée de la structure SAP

Chez Tadano, on prend souvent de la hauteur, au sens proverbial du terme : depuis environ 75 ans, les machines de levage et les grues du groupe d'entreprises basé au Japon jouent un rôle important dans le monde entier pour la construction de tours de bureaux, d'autoroutes ou d'éoliennes. Dans l'entreprise, on est fier des engins de levage qui sont conçus pour fonctionner de manière fiable, même dans les conditions d'utilisation les plus difficiles. Avec des sites à Zweibrücken et Lauf an der Pegnitz, et environ 1800 employés, Tadano est également présent en Allemagne. Ces sites sont considérés comme des centres de compétence pour le développement et la fabrication des grues tout-terrain, des grues urbaines et des grues sur chenilles Tadano. Cette présence est née de l'acquisition antérieure de deux fabricants de grues - Faun et Demag.

Dans le cadre de l'intégration de Demag dans le groupe d'entreprises Tadano, le projet "One ERP" a été lancé en octobre 2020, dans le cadre duquel les systèmes ERP des deux sites devaient être harmonisés pour former un ensemble cohérent et être prêts à répondre aux exigences futures. Le projet d'harmonisation a permis de passer au crible non seulement les systèmes ERP et SAP des deux sites, mais aussi les processus correspondants. L'objectif global : une coordination et une collaboration sans faille entre tous les processus et fonctions en amont et en aval.

En point de mire : la gestion des nomenclatures

La gestion des nomenclatures s'est avérée être l'une des priorités : compte tenu de la complexité des données chez Tadano, un traitement efficace de celles-ci était décisif pour garantir la qualité, les coûts et l'efficacité. Jusqu'à présent, les sites allemands opéraient sur la base de l'approche de la nomenclature unique : la conception et la fabrication géraient toutes les données et informations de la nomenclature dans une seule nomenclature. Le fait que les deux parties aient des exigences différentes en termes de structure, de volume et de type d'informations que les nomenclatures doivent contenir constituait un défi pour tous. Des processus de coordination complexes et des conflits étaient inévitables.

Synchronisation guidée de la structure

La solution envisagée : passer d'une approche de nomenclature unique à une approche eBOM (engineering BOM) et mBOM (manufacturing BOM), c'est-à-dire à la création d'une nomenclature de conception et de fabrication. Il s'agissait de tenir compte de manière optimale de la conception orientée fonction et de la fabrication orientée processus des produits. La "synchronisation guidée des structures" (GSS) permet de transférer les structures sources d'un domaine d'application, par exemple la conception, vers les structures cibles d'un autre domaine d'application, par exemple la fabrication.

GSS prend en charge un processus de synchronisation continu, tient compte des modifications de structures à chaque synchronisation et met à jour la structure cible. Cela devrait donc permettre d'aborder de manière optimale non seulement la séparation des nomenclatures, mais aussi le Handover to Manufacturing. Chez Tadano, l'approche eBOM et mBOM n'est pas seulement liée à des mesures purement opérationnelles. Le changement devait également soutenir des objectifs stratégiques généraux : une plus grande efficacité des processus grâce à un meilleur flux de processus dans la conception et la fabrication ; l'amélioration du délai de mise sur le marché grâce à des résultats plus rapides et de meilleure qualité dans les deux domaines ; ainsi qu'une amélioration de la collaboration grâce à une plus grande autonomie des équipes de conception et de production. Cela devrait en outre minimiser la charge des processus dans l'ensemble de l'entreprise.

"Nous connaissions nos défis et avions des objectifs clairs en termes de technologie et de résultats. Mais il était tout aussi clair que, dans le cadre de la mise en œuvre, nous avions besoin d'un partenaire solide, capable de nous guider en toute sécurité à travers le processus d'implémentation et aussi de migration", explique Thorsten Hemmer, chef de projet informatique. "Nous connaissions l'expertise de Coristo (une filiale de Cenit) dans le domaine de SAP GSS, et c'est ainsi que nous nous sommes directement rencontrés", ajoute Thorsten Hemmer.

Malgré la confiance accordée, Coristo a réalisé une étude de faisabilité afin de démontrer la faisabilité de certains aspects spécifiques. Hemmer explique à ce sujet : "Avant le lancement du projet, trois défis essentiels se sont cristallisés pour nous : la création de différentes listes, c'est-à-dire mBOM et eBOM, à partir d'une seule BOM, ainsi que la migration des données dans la nouvelle architecture. A cela s'ajoutait le fait que nous travaillions avec des valorisations valables pour les paramètres dans la nomenclature. Cette fonctionnalité ne fait toutefois pas partie des standards de SAP GSS. D'un point de vue technologique, il fallait donc prouver que cet aspect était également réalisable".

Quatre vagues pour arriver au résultat

Afin de mettre en œuvre le projet d'introduction et de migration visé de manière optimale sur le plan technologique et des processus, le déroulement s'est articulé autour de quatre phases de projet "quatre vagues" - comme on l'appelait dans le jargon des participants au projet. Chaque vague comportait des objectifs et des étapes à atteindre. La première vague était principalement axée sur l'aspect conceptuel : "Il s'agissait essentiellement de préparer l'introduction de SAP GSS et de définir précisément les fonctionnalités de l'outil correspondantes", se souvient Thorsten Hemmer.

Cette phase a également été l'occasion d'examiner de près le processus eBOM-mBOM - il s'agissait notamment de définir le processus et d'identifier les cas d'utilisation critiques chez Tadano. La migration des nomenclatures, qui a fait l'objet de la deuxième vague de processus, a été une étape importante pour tous les participants : c'est ici qu'a eu lieu l'introduction effective de la séparation eBOM-mBOM chez Tadano. Dans ce contexte, il était notamment important de tenir compte des constellations spécifiques entre eBOM et mBOM lors de la création du mappage, de l'accompagnement du concept de migration du point de vue du logiciel et des processus, ainsi que de la consolidation des eBOM et mBOM dans le système cible. "La migration a été un sujet intense pendant six mois", explique Christian Markus, conseiller PLM senior chez Coristo. En effet, cette phase a été décisive pour la réussite de l'ensemble du projet.

Le testing qui s'en est suivi, une étude détaillée des cas d'utilisation dans le processus global, a marqué la troisième phase du projet. Ici, les experts de Tadano et Coristo se sont consacrés à la définition de cas de test spécifiques, au test lui-même et à la documentation qui s'ensuit. L'objectif déclaré de cette phase : une optimisation des processus et des outils définis. Les cas d'utilisation centraux, tels que les modifications en masse, les demandes correspondantes, les scénarios de positions fractionnées et leur traitement des conflits, ont été examinés de plus près.

Lors des tests, d'autres exigences et spécifications se sont progressivement cristallisées, qui devaient également être intégrées dans la solution logicielle. "Dans ce cas également, nous nous sommes fortement appuyés sur l'expertise et les conseils de Coristo. Il ne suffit pas d'implémenter le GSS. Pour des exigences et des cas d'utilisation spécifiques, il fallait rendre le logiciel capable de fonctionner séparément", constate Thorsten Hemmer. "Nous avons effectivement encore effectué un certain travail de développement autour de la solution GSS. Nous sommes intervenus dans les fonctions de la solution à des endroits pertinents et les avons accompagnées de rapports correspondants.

Ceci afin d'appréhender de manière optimale les processus liés aux nomenclatures et à leur suivi chez Tadano. 70 à 80 % des adaptations concernaient les utilisateurs et les processus", résume Christian Markus. Comme l'homme, en tant qu'utilisateur, joue un rôle décisif dans la réussite du projet, l'équipe de projet a accordé une attention particulière à la formation et à "l'entraînement" des futurs utilisateurs de SAP GSS. Il ne s'agissait pas seulement d'introduire un nouveau type de nomenclature, mais aussi de se rendre compte que la gestion des nomenclatures de fabrication était historiquement ancrée dans le bureau d'études. Cette activité a été transférée au service de préparation du travail lors de la migration vers le scénario eBOM-mBOM. Ce ne sont pas seulement les processus qui ont changé, mais aussi la répartition des tâches au sein des processus.

Les utilisateurs au centre de l'attention

"Il était important pour nous que les collègues acceptent l'outil. En effet, avec la dissolution de l'approche de la MOC unique et l'introduction des listes eBOM et mBOM, un changement de mentalité était nécessaire. Parallèlement, il fallait aussi mettre en œuvre cette nouvelle façon de penser dans un nouvel outil. Dans ce processus de changement, des thèmes comme l'acceptation et l'utilisabilité ont été extrêmement importants pour nous", confirme Thorsten Hemmer.

Environ un an après le début de la collaboration entre Tadano et Coristo, SAP GSS et le concept eBOM-mBOM ont été mis en service. Grâce à la préparation et à la mise en œuvre détaillées du projet, l'équipe de projet a obtenu un résultat "First-time-right". "Nous avons ensuite accompagné Tadano pendant environ deux mois en mode hypercare et sommes encore actifs aujourd'hui en tant que conseillers dans le quotidien de l'entreprise. Nous continuons à travailler ensemble à l'amélioration des processus et des outils, même si nous n'avons pas la pression d'une mise en service", résume Christian Markus.

Séparation des nomenclatures et SAP GSS

Environ 15 mois après l'introduction, il est intéressant de savoir où en sont les thèmes GSS et nomenclature : Les attentes liées au projet ont-elles été satisfaites, les objectifs atteints ? "Les avantages de l'introduction de SAP GSS et de la séparation des nomenclatures vont bien au-delà de la nouveauté technologique : étant donné qu'une nomenclature est le pivot de nos produits, l'introduction de l'eBOM et de la mBOM a été centrale pour une production durable et en est aujourd'hui un élément important. Tout ce qui vient de la construction doit passer par SAP GSS", tel est le premier résumé de Hemmer.

Il souligne toutefois que la gestion du changement a naturellement continué à occuper les processus après la mise en service. "Outre la compétence en matière de logiciels et de processus, l'implication active de tous les services concernés dès le début, en particulier la préparation du travail, a été importante pour la réussite du projet", poursuit Thorsten Hemmer. L'introduction de SAP GSS a représenté un énorme changement pour les services de conception, de fabrication et de préparation du travail. Mais aujourd'hui, il est impossible de se passer de SAP GSS, qui est l'un des piliers de la production.

L'un des autres résultats : En fonctionnement normal, les équipes bénéficient d'une nette réduction des interfaces technologiques et de processus. D'une part, cela profite clairement au principe général "One ERP", le système ERP unique utilisé dans toute l'entreprise. D'autre part, les équipes concernées reconnaissent que non seulement la séparation des structures apporte des degrés de liberté et des améliorations qualitatives, mais aussi le fait qu'il existe désormais des attributions de rôles claires en fonction des structures.

Un exemple : "La séparation de l'eBOM et de la mBOM permet de séparer les validations du bureau d'études du point de rodage d'une modification en production. Les deux services peuvent désormais travailler plus efficacement avec moins d'efforts de coordination", explique Thorsten Hemmer. Toutefois, environ un an et demi après la mise en service, on en est vraiment arrivé à savoir concrètement quels avantages le projet a générés. Ce n'est que maintenant que les processus sont corrects, que les améliorations peuvent être mises en œuvre et que les avantages peuvent être étendus.