Sincronización guiada de estructuras SAP


En Tadano, las cosas suelen estar a gran altura en el sentido proverbial: desde hace unos 75 años, las máquinas elevadoras y grúas del grupo de empresas con sede en Japón han desempeñado un papel importante en la construcción de edificios de oficinas de gran altura, autopistas y turbinas eólicas en todo el mundo. La empresa está orgullosa de sus polipastos, diseñados para funcionar de forma fiable incluso en las condiciones de trabajo más duras. Con sedes en Zweibrücken y Lauf an der Pegnitz, y unos 1.800 empleados, Tadano también está representada en Alemania. Estos emplazamientos se consideran centros de excelencia para el desarrollo y la producción de grúas todoterreno, urbanas y sobre orugas de Tadano. Esta presencia es el resultado de la anterior adquisición de dos fabricantes de grúas: Faun y Demag.
Como parte de la integración de Demag en el Grupo Tadano, en octubre de 2020 se puso en marcha el proyecto "One ERP" para armonizar los sistemas ERP de las dos sedes en un todo coherente y adecuarlos a los requisitos futuros. El proyecto de armonización no solo puso a prueba los sistemas ERP y SAP de las dos sedes, sino también los procesos correspondientes. El objetivo general: coordinación y colaboración sin fisuras entre todos los procesos y funciones anteriores y posteriores.
A fondo: gestión de listas de piezas
La gestión de las listas de materiales surgió como uno de los puntos centrales: en vista de la complejidad de los datos en Tadano, su gestión eficiente era crucial para garantizar la calidad, los costes y la eficiencia. Hasta entonces, las plantas alemanas habían funcionado sobre la base del enfoque de lista de materiales única: diseño y producción gestionaban todos los datos e información de la lista de materiales en una sola lista. Un reto para todos era el hecho de que ambas partes tenían diferentes requisitos relacionados con el proceso en términos de estructura, alcance y tipo de información que debían contener las listas de materiales. Los complejos procesos de coordinación y los conflictos eran inevitables.
Sincronización guiada de estructuras
La solución prevista: pasar de un enfoque de lista de materiales única en la gestión de listas de materiales a un enfoque eBOM (lista de materiales de ingeniería) y mBOM (lista de materiales de fabricación), es decir, la creación de listas de materiales de diseño y fabricación. Con ello se pretendía optimizar el diseño orientado a la función y la visión de fabricación orientada al proceso de los productos. Se eligió SAP GSS como solución tecnológica para apoyar este escenario: con la "Sincronización guiada de estructuras" (GSS), las estructuras de origen de un área de aplicación, por ejemplo el diseño, pueden transferirse a estructuras de destino en otra área de aplicación, por ejemplo la fabricación.
GSS admite un proceso de sincronización continuo, tiene en cuenta el cambio de estructuras en cada sincronización y actualiza la estructura de destino. De este modo, no sólo se optimiza la separación de listas de piezas, sino también la entrega a fabricación. El enfoque eBOM y mBOM en Tadano no sólo estaba vinculado a requisitos puramente operativos. El cambio también pretendía apoyar los objetivos estratégicos generales: mayor eficiencia del proceso mediante un mejor flujo de procesos en el diseño y la producción; mejora del plazo de comercialización mediante resultados más rápidos y de mejor calidad en ambas áreas; y mejora de la colaboración mediante una mayor autonomía de los equipos en el diseño y la producción. Esto también debería minimizar los costes del proceso en el conjunto de la empresa.
"Conocíamos nuestros retos y teníamos un objetivo claro en cuanto a tecnología y resultados. Pero también estaba claro que necesitábamos un socio fuerte que nos guiara en el proceso de implantación y migración", explica Thorsten Hemmer, director de proyectos de TI. "Conocíamos la experiencia de Coristo (filial de Cenit) en el ámbito de SAP GSS, así que nos pusimos de acuerdo directamente", añade Thorsten Hemmer.

Thorsten HemmerGestor de proyectos informáticos, Tadano
A pesar del acto de fe, Coristo llevó a cabo un estudio de viabilidad para demostrar la viabilidad de determinados aspectos. Hemmer explica: "Antes de iniciar el proyecto, cristalizaron para nosotros tres retos principales: la creación de listas diferentes, es decir, mBOM y eBOM, a partir de una única lista de materiales y la migración de los datos a la nueva arquitectura. Además, trabajábamos con valoraciones validadas por parámetros en la lista de materiales. Sin embargo, esta funcionalidad no es estándar en SAP GSS. Por tanto, desde el punto de vista tecnológico, era necesario demostrar que este aspecto también podía implantarse".
Cuatro olas para el resultado
Para optimizar el proyecto de implantación y migración en términos de tecnología y procesos, el proceso se dividió en cuatro fases del proyecto, o "cuatro oleadas", como las llamaron los participantes en el proyecto. Cada ola incluía objetivos e hitos que debían alcanzarse. La primera ola se centró en el aspecto conceptual: "Se trataba esencialmente de preparar la introducción de SAP GSS y la definición precisa de las funcionalidades correspondientes de la herramienta", recuerda Thorsten Hemmer.
Durante esta fase, también se analizó en detalle el proceso eBOM-mBOM, en particular la definición del proceso y la identificación de casos de uso críticos en Tadano. Una etapa importante del proceso para todos los implicados fue la migración de las listas de materiales, que fue objeto de la segunda oleada del proceso: se trataba de la introducción real de una separación eBOM-mBOM en Tadano. Entre otras cosas, era importante tener en cuenta las constelaciones específicas entre eBOM y mBOM a la hora de crear el mapeo, el software y el soporte relacionado con el proceso del concepto de migración y la consolidación de las eBOM y mBOM en el sistema de destino. "La migración fue un tema intensivo durante seis meses", explica Christian Markus, consultor senior de PLM en Coristo. Esta fase fue crucial para el éxito del proyecto en su conjunto.
Las pruebas posteriores, un examen detallado de los casos de uso en el proceso global, marcaron la tercera fase del proyecto. En ella, los expertos de Tadano y Coristo se centraron en la definición de casos de prueba específicos, las pruebas propiamente dichas y la documentación posterior. El objetivo declarado de esta fase era optimizar los procesos y herramientas definidos. Se examinaron más detenidamente casos de uso centrales, como los cambios masivos, las aplicaciones correspondientes, los escenarios de posiciones divididas y su gestión de conflictos.
Durante las pruebas, fueron cristalizando otros requisitos y especificaciones, que también hubo que incorporar a la solución de software. "También en este caso hemos confiado mucho en la experiencia y el asesoramiento de Coristo. No basta con implantar el GSS. Había que habilitar el software por separado para requisitos y casos de uso específicos", afirma Thorsten Hemmer. "De hecho, hicimos mucho trabajo de desarrollo en la solución GSS. Intervenimos en las funciones de la solución en los puntos relevantes y las flanqueamos con los informes correspondientes.
Se trataba de optimizar los procesos relacionados con las listas de piezas y su seguimiento en Tadano. Entre el 70% y el 80% de los ajustes estaban relacionados con los usuarios y los procesos", resume Christian Markus. Dado que las personas, como usuarios, desempeñan un papel decisivo en el éxito del proyecto, el equipo del proyecto prestó especial atención a la formación y a "llevar consigo" a los futuros usuarios de SAP GSS. No se trataba sólo de la introducción de un nuevo tipo de lista de materiales, sino también del hecho de que el mantenimiento de las listas de materiales de producción estaba históricamente anclado en el departamento de diseño. Con la migración al escenario eBOM-mBOM, esta actividad se transfirió al departamento de preparación del trabajo. No sólo cambiaron los procesos, sino también la distribución de tareas en los mismos.
Usuario en el centro
"Para nosotros era importante que nuestros colegas aceptaran la herramienta. Al fin y al cabo, con la anulación del enfoque de lista de materiales única y la introducción de las listas eBOM y mBOM, era necesario replantearse las cosas. Al mismo tiempo, esta nueva forma de pensar también tenía que implementarse en una nueva herramienta. En este proceso de cambio, temas como la aceptación y la facilidad de uso fueron muy importantes para nosotros", confirma Thorsten Hemmer.
La puesta en marcha de SAP GSS y el concepto eBOM-mBOM se produjo aproximadamente un año después del inicio de la colaboración entre Tadano y Coristo. Gracias a la preparación detallada del proyecto y a la implementación llevada a cabo con antelación, el equipo del proyecto consiguió un resultado correcto a la primera. "Después apoyamos a Tadano en modo hypercare durante unos dos meses y seguimos activos en calidad de asesores en el día a día. Seguimos trabajando juntos en la mejora de procesos y herramientas, aunque sin la presión de una puesta en marcha", resume Christian Markus.
Separación de listas de piezas y SAP GSS
Unos 15 meses después de la introducción, nos interesa conocer el estado actual del GSS y la lista de materiales: ¿Se han cumplido las expectativas del proyecto, se han alcanzado los objetivos? "Las ventajas de introducir SAP GSS y la separación de listas de materiales van mucho más allá de la innovación tecnológica: como una lista de materiales es el eje de nuestros productos, la introducción de eBOM y mBOM ha sido fundamental para una producción preparada para el futuro y ahora es un componente importante. Todo lo que viene del departamento de diseño tiene que pasar por SAP GSS", resume Hemmer.
Sin embargo, subraya, la gestión del cambio también afectó naturalmente a los procesos posteriores a la puesta en marcha. "Además de la experiencia en software y procesos, la participación activa de todos los departamentos afectados desde el principio fue importante para el éxito del proyecto, especialmente la preparación del trabajo", continúa Thorsten Hemmer. La introducción de SAP GSS supuso un enorme cambio para los departamentos de diseño, producción y preparación del trabajo. Hoy, sin embargo, SAP GSS es indispensable y constituye uno de los pilares fundamentales de la producción.
Otro de los resultados: En funcionamiento regular, los equipos se benefician de una reducción significativa de las interfaces tecnológicas y relacionadas con los procesos. Por un lado, esto beneficia claramente al principio general de "One ERP", el único sistema ERP utilizado en toda la empresa. Por otro lado, los equipos implicados reconocen que no es sólo la separación de estructuras lo que aporta grados de libertad y mejoras cualitativas, sino también el hecho de que ahora existe una clara asignación de funciones de acuerdo con las estructuras.
Un ejemplo: "Al separar eBOM y mBOM, se pueden separar los lanzamientos del departamento de diseño del tiempo de rodaje de un cambio en la producción. Ahora, ambos departamentos pueden trabajar de forma más eficiente con menos esfuerzo de coordinación", afirma Thorsten Hemmer. Sin embargo, aproximadamente un año y medio después de la puesta en marcha, la empresa ha alcanzado el punto en el que puede experimentar en la práctica los beneficios del proyecto. Sólo ahora los procesos están armonizados, las mejoras pueden surtir efecto y las ventajas pueden ampliarse.