Sur-licence SAP

De la sous-licence à la surlicence

La gestion des licences SAP est considérée par la communauté SAP comme un sujet extrêmement complexe et multidimensionnel, qui nécessite un savoir-faire technique et juridique approfondi. En raison de la masse des produits logiciels et de leur complexité, il est particulièrement difficile de définir précisément la conformité des licences logicielles. Les clients SAP existants qui négligent ce sujet risquent de subir des préjudices financiers considérables.

SAP est autorisé à vérifier que les licences sont correctement octroyées à ses clients SAP existants : Par le passé, il existait dans le R/3 classique une astuce très appréciée des responsables commerciaux de SAP. Généralement en été, lorsque des stagiaires de vacances étaient présents, le nombre d'utilisateurs R/3 augmentait. Techniquement, cela ne posait aucun problème d'enregistrer plus d'utilisateurs dans le système que ne le prévoyait le contrat de licence R/3. Une mesure aléatoire de la licence par SAP révélait alors souvent une sous-licence - il fallait acheter des licences supplémentaires. Après le départ des stagiaires de vacances, il y a eu un surplus de licences et SAP a dès lors perçu des frais de maintenance élevés.

L'orientation stratégique pour les clients existants de SAP doit viser à garantir la conformité en même temps que des coûts de licence optimaux sur site et dans le cloud. L'octroi de licences excessives est un facteur de coût important. Ceux qui sont surlicenciés paient trop, ce qui est souvent favorisé par le modèle de prix basé sur les niveaux de SAP, dans lequel les clients achètent des licences supplémentaires pour atteindre des niveaux de remise (ce qu'on appelle les shelfware, c'est-à-dire les licences non utilisées).

Sur-licences et frais de support et de souscription en aval

Pour relever le défi du "surplus de licences", les juristes et les experts informatiques recommandent soit de mettre en place un bureau interne de gestion des licences qui rapporte directement au CIO ou au CFO, soit de faire appel à des prestataires de services SAM (Software Asset Management) externes. Les solutions SAM permettent d'assurer la conformité SAP, d'analyser la migration S/4, de comparer l'accès indirect à l'accès direct et d'évaluer les options SAP SaaS. Une révision intensive des licences peut souvent s'avérer financièrement avantageuse.

L'optimisation des licences sur site et dans le cloud nécessite une vision détaillée de l'utilisation réelle des installations SAP. Il est essentiel d'identifier les licences inutilisées (shelfware) afin de réaffecter les ressources à d'autres utilisateurs ou systèmes. En ce qui concerne les licences utilisateurs, le principal facteur de coûts est la sur-licence due à une mauvaise affectation des types de licences, par exemple les licences professionnelles pour les cadres qui n'utilisent le système SAP qu'occasionnellement, voire pas du tout, ou les utilisateurs ERP inactifs ou en double.

Fin du support, résiliation de la licence et déclassement

Le passage à S/4 sera accéléré par la fin annoncée de la maintenance mainstream pour les applications principales de SAP Business Suite 7 (ERP/ECC 6.0) fin 2027/2030 et peut-être 2033. Les frais de maintenance (maintenance fees) doivent en principe être payés à partir de la livraison du logiciel.

Il y a plus de dix ans déjà, les analystes de Gartner soulignaient que la souveraineté sur ses propres licences était un bien inestimable. Bien avant l'ère du cloud computing avec le modèle de licence "abonnement", il existait un discours sur l'autonomie ERP avec des licences détenues en propre !

Les clients existants disposant de leurs propres licences ont le droit de résilier la maintenance chez SAP et de passer à un fournisseur tiers. Le droit d'utilisation acquis pour le logiciel s'éteint alors dans très peu de cas. SAP désapprouve cette démarche, ce qui peut souvent conduire à des conflits juridiques en cas de reprise de la maintenance SAP.

En ce qui concerne la mise hors service des licences, il existe des processus définis : SAP offre la possibilité de planifier les licences on-prem non utilisées avec le niveau de maintenance correspondant (déclassement) lorsqu'une souscription correspondante est conclue pour de nouveaux services cloud (Cloud Extension Program) ou pour des licences on-prem. Toutefois, les frais de maintenance payés à l'avance ne seront pas remboursés.

Logiciel SAP de seconde main

Le commerce de licences SAP d'occasion repose sur le fait qu'un droit d'utilisation de logiciel acheté n'a que très rarement une date d'expiration. Les tribunaux ont confirmé la légalité de la transmission de licences achetées sous certaines conditions techniques et logiques. Bien que les fournisseurs informatiques tels que SAP, Microsoft, Adobe et Oracle voient ce marché d'un mauvais œil et s'y opposent, la revente à des tiers est une possibilité d'optimisation des licences. Toutefois, la vente d'anciennes licences peut donner lieu à des discussions et des inconvénients importants en vue de futures négociations et du partenariat avec SAP.

Les contrats de licence SAP comportent des risques de coûts insoupçonnés. Une préparation habile et ciblée des négociations de licence est nécessaire pour contourner ces risques et réaliser des économies potentielles. Comme SAP ne rend pas la liste des prix et conditions (PKL) accessible au public et que la liste des prix proprement dite est un tableau Excel non public, il est difficile d'obtenir des renseignements sur les métriques et les prix. L'association d'utilisateurs DSAG fournit toutefois régulièrement à ses membres les listes de prix et les informations delta.

Conversion de licence S/4 pour On-prem et Cloud

Dans le cadre de la migration vers S/4, la conversion des licences est centrale. L'option de conversion de produit, qui permettait de conserver l'essentiel des anciens éléments du contrat R/3, a été supprimée depuis la LPC Q2/2023. Pour les clients existants, il reste donc en premier lieu la Contract Conversion (CC), qui facture la totalité de la valeur de licence existante sous forme de crédit. Avec CC, le client perd tous ses anciens droits et passe au modèle de licence actuel. En outre, SAP exige généralement que la valeur du nouveau contrat soit supérieure d'au moins deux pour cent au prix catalogue des licences qu'il contient par rapport à l'ancien contrat.

SAP pousse également progressivement à passer d'une licence basée sur l'utilisation à une licence basée sur les droits. C'est la nouvelle réalité pour tous les clients ayant déjà des contrats S/4, Rise ou Grow. Une attribution trop large des rôles ("rôles monstres") peut rapidement conduire à des licences coûteuses. La stratégie devrait ici consister à réviser le concept d'autorisation avant de mesurer la licence, afin de réduire le risque d'une attribution basée sur les autorisations potentiellement coûteuse.

Vendor-Lock-in et Full Use Equivalent (SAP FUE)

Avec l'offre Rise, SAP poursuit une stratégie de cloud computing. Rise est un modèle d'abonnement et de souscription dans lequel le client passe du statut de propriétaire à celui de locataire. Dans le contrat cloud, le droit d'utilisation expire à l'échéance du contrat et SAP est autorisé à supprimer toutes les données un jour après la fin du contrat. Cela entraîne un verrouillage du vendeur (vendor lock-in).

Le modèle de licence central dans le contexte du cloud est le Full Use Equivalent (FUE). Le FUE est un ensemble complexe de règles qui convertit les licences existantes en souscriptions au cloud. La complexité du modèle FUE est l'un des principaux moteurs de l'augmentation de la confusion dans la gestion des licences. Il n'existe pas de stratégie officielle de sortie du cloud de la part de SAP, c'est pourquoi la voie vers le cloud est souvent décrite comme une voie à sens unique. Les clients existants perdent toute autonomie sur leur ERP suite à la conversion FUE.

En conclusion, il est recommandé aux entreprises d'optimiser en permanence le paysage des licences et de demander de manière transparente les coûts réels, y compris les augmentations annuelles, des services en nuage afin de ne pas se retrouver dans une situation de surlicence. Le déclassement des systèmes hérités après le transfert des données historiques sur des plates-formes à l'épreuve des audits peut en outre permettre de réaliser des économies massives de 80 % ou plus sur les coûts d'exploitation, car les systèmes hérités peuvent être complètement désactivés.

SAP ne dispose pas d'instruments permettant d'orchestrer un système ERP respirant avec un nombre d'utilisateurs fluctuant, donc des licences logicielles flexibles. Le client SAP peut toujours acheter, mais retourner des licences ERP, immobiliser des licences ou suspendre la maintenance et les frais d'entretien, c'est toujours un problème - presque impossible ! Si SAP veut rester "l'ami" de l'économie allemande, de nouvelles règles de licence doivent être intégrées dans la PKL (liste des prix et conditions SAP).