Transformation S/4 avec Big-Bang-Go-live

Des processus commerciaux simplifiés et standardisés, plus d'automatisation et une nette augmentation de l'efficacité tout en conservant une qualité de processus élevée : les raisons qui ont conduit le groupe technologique suisse SFS Group (3,04 milliards de CHF de chiffre d'affaires annuel, 13 700 collaborateurs) à opter pour un passage à SAP S/4 Hana et à fusionner ainsi les deux systèmes ERP utilisés étaient multiples. Avec l'aide du cabinet de conseil cbs, la transformation numérique a été planifiée en deux étapes. Dans le premier projet partiel, les départements financiers de 27 pays ont été migrés en même temps que les processus commerciaux de la société commerciale suisse. La deuxième étape a consisté à transformer les processus commerciaux dans les autres divisions de SFS opérant à l'international. Avec près d'un million d'articles, 2,7 millions de nomenclatures et 23 000 ordres de fabrication, le projet a été marqué par une vaste portée. SFS a profité de l'approche de transformation sélective de cbs dans les deux étapes du projet. 

D'abord auprès des services financiers

Après un big-bang financier et logistique, SFS mise aujourd'hui sur un système harmonisé qui offre de nombreuses valeurs ajoutées. SFS utilise SAP depuis 20 ans déjà. Les responsables voulaient maintenant profiter de la mise en œuvre imminente de S/4-Hana pour procéder à une harmonisation. 

„Par le passé, nous avions deux environnements ERP qui se sont développés historiquement. Leur dimension était différente et ils étaient par conséquent utilisés pour différents domaines. Mais finalement, nous avons réalisé que nous n'avions plus besoin de ces différentes formes et nous avons donc décidé de mener un projet de transition commun“, se souvient Roland Tüscher, chef de projet S/4-Transition au sein du groupe SFS. Reto Buchli, Head of Corporate Information Technology, ajoute : „Nos objectifs étaient de simplifier les structures, d'optimiser les processus et de fusionner vers un système commun et pérenne“. Pour cela, la première étape du projet a consisté à migrer les services financiers de 27 pays et les processus commerciaux de la division Distribution & Logistics Switzerland, où la plateforme SAP a d'abord été activée avec succès.

Moins de risques 

Pour la deuxième phase, au cours de laquelle toutes les organisations d'achat et de vente ainsi que les usines de production ont été transformées, le plan prévoyait initialement un projet -pilote dans les sociétés de production en Suisse. 

Mais on y a rapidement renoncé après une analyse des risques et un échange intensif avec cbs. „Sur la base de nos expériences de la première phase du projet, nous avons compris que le projet pilote ne permettrait pas de minimiser les risques“, explique Tüscher. 

L'une des principales raisons était qu'une transition exclusivement effectuée en Suisse aurait considérablement compliqué les affaires entre les différentes sociétés nationales. En effet, des scénarios de transition extrêmement complexes auraient été nécessaires pour garantir un échange sans faille entre les deux systèmes différents. C'est ainsi que SFS a opté pour un big bang, également dans l'optique d'une durée de projet réduite d'un an. „Du point de vue actuel, c'était la bonne décision. Car notre objectif était beaucoup plus clair dès le départ“, explique Tüscher.

Changement ponctuel 

L'approche sélective de la transformation et les décennies d'expérience de Heidelberg en matière de projets ont été un aspect déterminant dans le choix du partenaire adéquat. „cbs a montré dans plusieurs projets d'innovation exceptionnels de l'industrie que la voie sélective fait la différence“, explique Tüscher. Dans ce cas, contrairement à une approche Greenfield plus coûteuse, les données de base et l'architecture n'ont été modifiées que ponctuellement. Cela a permis d'alléger le projet et donc de mieux le gérer et l'organiser. L'approche de migration sélective a considérablement facilité le changement organisationnel.

Mais il y a aussi eu des défis. Il s'agissait notamment de la transition simultanée dans 20 pays et dans des sociétés ayant des segments de produits différents. Ce n'était pas une tâche facile, surtout au vu de la diversité des langues et des différents fuseaux horaires. Afin de garantir un déroulement sans accroc, le groupe SFS a effectué au préalable des tests approfondis avec les responsables des processus. 

SFS s'est attelé à cette tâche en invitant tous les utilisateurs clés internationaux. „Pour l'atelier Fit-to-Template, les quatrième et cinquième tests d'intégration ainsi que le test d'acceptation des utilisateurs, nous avons fait venir tous les utilisateurs clés chez nous, à Heerbrugg, au siège de l'entreprise. Ce furent des journées très intensives et chargées. C'est ce qui nous a permis d'identifier le plus facilement les spécificités des différentes unités commerciales dans leurs processus respectifs“, explique Tüscher. 

Un effet secondaire positif a été la rencontre personnelle des utilisateurs clés et de l'équipe de projet, ce qui a donné lieu à des échanges et des discussions animés qui ont permis à l'équipe de progresser considérablement. „Pour moi, la grande valeur ajoutée du contact personnel entre les représentants des pays a été un apprentissage important. La participation physique sur place et le fait de ressentir l'enthousiasme ont finalement été décisifs pour la réussite du projet“, révèle Buchli. Pour l'avenir, il en a résulté en outre une base de connaissances commune qui constitue une base optimale pour les étapes suivantes.

Tout au long du projet, la relation de confiance existante avec cbs a été un aspect important. Ainsi, le même état d'esprit, qui comprend des exigences de qualité élevées, mais qui met également l'accent sur une communication ouverte ainsi que sur des relations positives entre les collaborateurs, a conduit à un excellent résultat. „Ce qui était important pour nous, c'était de ressentir un esprit de partenariat. Dès le début, nous avons eu l'impression de nous entendre parfaitement avec cbs, car nous avons le même état d'esprit. C'est important pour réagir de manière appropriée dans des situations de défi“, explique Tüscher. „Tous les entretiens se sont déroulés sur un pied d'égalité, indépendamment de l'interlocuteur“.“

L'harmonisation rencontre l'innovation

Avec le succès du Big Bang, SFS a mis en œuvre son objectif principal d'harmonisation des processus. cbs était à ses côtés en tant que partenaire, capable de conseiller à la fois sur les adaptations et les innovations en matière de processus. „Nous avons déjà fait quelques expériences avec la nouvelle plate-forme. Nos collaborateurs ont de nouvelles chances de pouvoir travailler avec une disponibilité élevée et rapide des données ainsi qu'avec des interfaces utilisateur modernes. C'est une valeur ajoutée importante qui rend SFS plus efficace et plus rapide“, explique Buchli. 

En outre, il y a eu d'autres développements qui auront de plus en plus d'impact à l'avenir : Les processus d'e-invoicing sont gérés via le cloud, tout comme la liaison avec les transporteurs, ce qui permet de réaliser des économies d'échelle considérables. Dans le domaine de l'impression, un système d'output management a été introduit à l'échelle de l'entreprise, ce qui rendra à l'avenir l'implémentation de nouveaux modèles d'imprimantes plus fiable et plus rapide. De même, les autorisations SAP des collaborateurs sont désormais gérées par un modèle à l'échelle du groupe. Les changements les plus importants concernent toutefois la gestion du cycle de vie des produits. „Je vois la plus grande innovation dans le domaine PLM. Ici, nous avons développé et conçu de nouveaux processus dans le cadre du projet. C'était une partie importante du projet“, explique Buchli. 

La base des innovations futures

Tüscher est très satisfait du projet : „Si on peut adapter l'organisation Hyper Care dès la première semaine, il n'y a pas eu d'incidents critiques. Et c'est un résultat très positif au final“. Buchli souligne : „Notre objectif est d'établir des processus commerciaux de bout en bout allégés, agiles et viables, afin de rester ainsi compétitifs. En collaboration avec cbs, nous avons pu mettre en place un noyau ERP à l'épreuve du temps, qui soutient notre activité au niveau mondial et crée les conditions nécessaires à l'exploitation des développements et innovations futurs“. Il n'est donc pas étonnant que des innovations soient déjà prévues dans le domaine de la planification de la production et de la planification détaillée, qui devraient être introduites dans la prochaine version du logiciel.

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