Celonis - Process Mining

Pour comprendre et optimiser les processus d'entreprise, il est important d'exploiter le trésor de données des entreprises. Celonis Process Mining exploite les traces numériques que laissent presque toutes les transactions dans les systèmes informatiques globaux de l'entreprise.

L'idée est la suivante : La compréhension des processus commerciaux réels apporte clarté, transparence, agilité et résout les conflits et les goulets d'étranglement dans l'organisation structurelle et fonctionnelle.

Ce que le Data Mining est pour l'analyste de données et l'expert en BI, le Process Mining l'est pour le management.

Outils de qualité

Le Process Mining analyse et visualise les processus commerciaux. Il s'agit donc d'un outil de qualité qui soutient le client SAP existant en termes d'efficacité et d'agilité.

Contrairement à l'amélioration purement quantitative d'un système Hana plus rapide, Celonis se concentre sur l'amélioration de la qualité - un mauvais système qui fonctionne simplement plus rapidement après une mise à niveau Hana et S/4 reste néanmoins un mauvais système.

Celonis propose aux clients SAP existants une approche très différente : les processus sont analysés. Une représentation visuelle illustre le potentiel d'optimisation.

L'objectif est la transparence, l'harmonisation, l'efficacité et l'agilité.

Dans une première approche, le Process Mining ressemble à de la magie :

Comment peut-on visualiser quelque chose et trouver des points faibles à partir de quelque chose que l'on ne connaît pas ?

À première vue, tout système ERP est une boîte noire, n'est-ce pas ?

"C'est peut-être vrai pour l'époque d'avant le Process Mining"

"L'accès aux systèmes et aux données n'était souvent possible que par des voies détournées. Les longs temps d'attente et les voies d'accès compliquées ne frustraient pas seulement les collaborateurs. Ils rendaient également impossibles les décisions réactives et flexibles que les entreprises agiles doivent prendre aujourd'hui.

Grâce à notre technologie, nous avons rendu ce trésor de données accessible - de manière simple et compréhensible pour tout le monde".

Traçage numérique

Pour le client SAP existant, il s'agit donc d'une première opportunité de reproduire les processus tels qu'ils se déroulent réellement.

"Il s'agit de collecter les traces numériques que chaque transaction laisse derrière elle et de les transposer en image, c'est-à-dire de les visualiser".

explique Bastian Nominacher.

Les points faibles découlent précisément de cette analyse :

"On voit d'un coup d'œil ce qui se passe vraiment et on peut passer directement à l'analyse des causes".

Il sait que le logiciel Celonis a été utilisé avec succès à de nombreuses reprises.

Les méthodes classiques d'analyse des erreurs atteignent rapidement leurs limites. Elles peuvent certes constater qu'un processus ne se déroule pas de manière optimale. Mais elles ne permettent souvent pas de savoir pourquoi ces goulets d'étranglement se produisent dans l'organisation structurelle et fonctionnelle, ni comment les différents processus s'imbriquent exactement les uns dans les autres.

"En revanche, il n'y a pas de limites au Process Mining de Celonis. Grâce à notre technologie, nous sommes en mesure d'utiliser et d'évaluer d'énormes stocks de données comportant des millions d'instances de processus".

Nominacher souligne la différence avec les outils d'analyse traditionnels.

L'un des aspects les plus intéressants est l'effet "aha" que nous constatons si souvent. Les connaissances acquises grâce à nos analyses de processus sont souvent très surprenantes pour les clients".

rapporte le co-directeur de Celonis dans un entretien avec E-3 et il explique ce qui peut être nouveau ici pour un client SAP existant :

"Beaucoup supposent qu'il y a un problème dans un processus ou un domaine particulier. Mais trouver une preuve concrète de cette supposition a longtemps été très laborieux.

De même, les causes des détours ou des retards peuvent se trouver à un tout autre endroit qu'initialement supposé".

Avec Celonis, il est possible de voir en un coup d'œil où le processus réel diffère du processus cible et comment cet écart se répercute sur l'efficacité de l'ensemble de l'entreprise.

Si, par exemple, les commandes ou les factures sont retravaillées manuellement ou si les commandes sont passées trop tôt ou trop tard, l'efficacité est vite perdue.

Sans intervention profonde

Des questions qui préoccupent probablement tous les responsables SAP :

Quels sont les préréglages nécessaires et jusqu'à quel point le logiciel Celonis intervient-il dans le système ERP - quelles sont les autorisations requises ?

"Il n'est pas nécessaire de puiser profondément dans le système ERP".

Bastian Nominacher lève l'alerte, car Celonis utilise un grand nombre de connecteurs standard pour les processus clés d'une entreprise.

La connexion à SAP fonctionne ainsi rapidement et sans problème.

"Si l'on traite les données directement sur l'instance productive Suite-on-Hana ou S/4, on économise en outre la réplication, le matériel supplémentaire, etc. et on peut appliquer le Process Mining directement en temps réel dans tous les processus SAP".

explique Nominacher.

Le principe de placer des connecteurs spécialisés et des agents logiciels à des endroits spécifiques du système n'est pas nouveau. Dans le cadre de la surveillance du système, et plus particulièrement de la surveillance des réseaux étendus et locaux, les agents sont une réalité vécue.

Mais jusqu'à présent, personne n'a eu l'idée d'appliquer cette technique aux processus commerciaux et à l'organisation de la structure et du déroulement des opérations.

Celonis est un pionnier absolu dans ce domaine et il lui a fallu du temps et des centaines d'e-mails pour convaincre même un SAP.

Une autre question importante pour le CIO et le responsable CCC :

Lorsque le logiciel Celonis se lance dans la recherche de vulnérabilités, les performances du système de production en pâtissent-elles ?

Là encore, Bastian Nominacher peut rassurer :

"Celonis Process Mining s'exécute en arrière-plan et est optimisé de manière à n'avoir aucun impact sur le fonctionnement productif des systèmes".

Et le PDG et le directeur financier se demandent peut-être

Certains processus et fonctions d'un système ERP peuvent-ils se "cacher" du logiciel Celonis ? Y a-t-il des points aveugles ?

"Il n'y a de points aveugles qu'en cas de rupture de média, lorsque le processus se poursuit manuellement".

explique Nominacher.

Dès qu'un processus se déroule numériquement, il laisse des traces. Le Process Mining n'a besoin que de trois composants dans le journal des événements : un horodatage, un identificateur d'événement (par exemple "Payer la facture") et une clé de cas comme le numéro de facture.

"Notre technologie d'exploration de processus fonctionne indépendamment de l'implémentation proprement dite de la logique de processus. La seule chose importante est de savoir quelles traces, c'est-à-dire quelles entrées de la base de données, sont créées. C'est à partir de ces traces que les algorithmes de Process Mining peuvent reconstruire le déroulement du processus.

Si un client a créé des tables dans l'espace de noms Z, celles-ci doivent être enregistrées une fois, c'est-à-dire être connues du système comme source d'événements - et peuvent ensuite être traitées sans problème".

Vulnérabilités Abap et Java

Et Celonis trouve-t-il aussi des failles dans les fonctions de base de données Hana programmées en Abap ou Java ? Et dans la pile Java de NetWeaver ?

"Celonis identifie les variantes de processus sur la base des traces numériques, c'est-à-dire des entrées dans les tables, au niveau de la base de données.

Cette méthode a le grand avantage d'être totalement indépendante de la pile sous-jacente.

Qu'il s'agisse de la pile Abap ou Java, la technologie de Process Mining peut être appliquée telle quelle pour obtenir une visibilité sur les processus".

le cofondateur de Celonis décrit à nouveau la fonction de base du système.

Ainsi, pour Celonis, un système SAP est comme un patient transparent ?

"Patient" n'est peut-être pas le bon mot

estime Bastian Nominacher

"mais en fait, nous pouvons tirer de SAP toutes les données pertinentes pour le déroulement du processus".

Il n'y a pas non plus de différence entre les systèmes sur site et les systèmes en nuage :

"Non, ce qui est important pour nous, c'est que nous ayons accès au système. L'endroit où se trouvent les données est absolument secondaire.

Dans le cas des systèmes en nuage, il est souvent possible d'accéder aux données encore plus rapidement, car les fournisseurs proposent déjà des interfaces correspondantes".

sait Nominacher de par sa pratique professionnelle.

"Bien sûr, il y a une quantité incroyable d'intelligence humaine dans Celonis : une grande équipe de développeurs et d'architectes y a donné et y donne encore le meilleur d'elle-même.

De plus, les dernières connaissances en matière d'intelligence artificielle ont été appliquées".

sait le co-directeur de Celonis.

Celonis Pi (Proactive Insights), la dernière génération de Process Mining, veut devenir la référence en matière de combinaison de l'intelligence artificielle (IA), du Machine Learning et du Process Mining.

"Celonis Pi met en corrélation des millions de données liées aux processus en un temps extrêmement court, grâce à des techniques d'apprentissage automatique de pointe".

a déclaré Nominacher.

"Le résultat est pensé du point de vue de l'utilisateur : les points sensibles d'un processus sont identifiés automatiquement.

Cela permet de supprimer une grande partie du travail d'analyse de l'utilisateur. Mieux encore, Celonis Pi apprend en même temps et suggère les mesures qui pourraient être efficaces".

Jusqu'à présent, la recherche des causes d'un système SAP défectueux et inefficace était effectuée par l'équipe informatique de l'entreprise avec le responsable CCC ou par un conseiller externe d'un partenaire SAP.

Le logiciel Celonis rend-il cette compétence obsolète ?

"Pas du tout", répond Bastian Nominacher, "avec Celonis Process Mining, les points faibles et les inefficacités des processus sont mis en évidence. Grâce à ces connaissances, les équipes et les administrateurs informatiques peuvent se concentrer sur leurs compétences principales et sur l'optimisation des processus analysés.

Le logiciel aide donc à travailler plus efficacement et permet de gagner énormément de temps. Ainsi, Celonis aide surtout les entreprises à travailler de manière plus agile et à améliorer la satisfaction des clients".

Qui est l'interlocuteur de Celonis dans une entreprise ? Qui recherche les causes ?

La base SAP, le responsable CCC, le CIO, le CFO ?

"Tout dépend de l'entreprise"

"Notre outil est ouvert aux utilisateurs de tous niveaux et c'est ce qui rend notre travail si passionnant !

Selon nous, il ne sert à rien de proposer des solutions analytiques uniquement à une poignée de spécialistes. Chacun doit être en mesure d'examiner et d'optimiser son processus.

Chez Celonis, nous misons sur une solution intuitive qui peut être utilisée au-delà des frontières des départements et pour tous les processus. Il n'est pas nécessaire d'avoir des connaissances informatiques particulières pour l'utiliser - mais une petite connaissance des processus est certainement un avantage".

Et puis le résultat :

Quel est le résultat d'une analyse des causes profondes chez un client SAP existant ?

Adaptation du Customizing, optimisation du code Abap et/ou des fonctions Z ? Ou modification de l'organisation structurelle et fonctionnelle ?

"C'est une question difficile"

déclare l'inventeur de Celonis au rédacteur en chef de E-3.

"Tout dépend du problème identifié par le client et de sa situation de départ.

Toutes les mesures que vous avez mentionnées peuvent être le résultat d'une analyse Process Mining".

La pratique montre souvent qu'il s'agit d'une combinaison de mesures techniques et organisationnelles. Ce qui est vraiment utile ici, c'est surtout le fait de pouvoir constater immédiatement le succès des mesures prises grâce à la connexion en direct des données.

"Si une mesure particulière n'a pas l'effet escompté, il est possible de prendre des contre-mesures. Si l'approche fonctionne, il vaut la peine de la déployer largement au sein de l'organisation".

raconte Nominacher à partir de sa pratique chez les clients.

"C'est précisément ce changement de mentalité - l'abandon de l'optimisation par big-bang au profit d'une optimisation continue des processus basée sur des faits - qui fait le succès de nos clients et qui est à l'origine d'améliorations durables des processus".

Il appartient toujours à ceux qui agissent de décider des mesures à prendre, mais il est évident que l'identification des points faibles peut et doit entraîner des changements.

Ces changements peuvent avoir lieu dans tous les domaines, dans la technique ou dans l'organisation.

"Nous ne faisons qu'offrir aux entreprises les conditions préalables"

définit Nominacher et explique

"Cela signifie : un aperçu complet des processus, des indications sur les causes et même des recommandations d'action.

Ce qui est en outre avantageux, c'est qu'avec Celonis, on voit presque en temps réel si une mesure est efficace et on peut la réajuster si nécessaire".

La valeur ajoutée de ces efforts est très différente pour les clients existants de SAP :

"Ce qui est formidable avec notre technologie, c'est que les processus sont rendus transparents et visualisés dans tous les domaines - ce qui fait que les avantages sont toujours ailleurs.

Dans les achats, par exemple, il s'agit plus souvent d'avantages organisationnels, tandis que dans la production, l'accent est davantage mis sur la technique. Notre technologie offre aux clients une visibilité en temps réel sur les processus et une transparence totale sur leurs opérations, ce qui se traduit presque toujours par un retour sur investissement extrêmement rapide".

Les clients de Celonis le confirment : dans de nombreux cas, l'investissement est déjà rentable au bout de six mois.

Exportations BPMN

Pour de nombreux clients SAP existants, SolMan, surtout dans sa dernière version 7.2, s'est imposé comme la plate-forme centrale pour la documentation des processus commerciaux :

Dans quelle mesure les résultats de la recherche des causes peuvent-ils être intégrés dans la documentation ERP et le BPM de SolMan ?

"Les modèles de processus identifiés à l'aide de Celonis Process Mining peuvent être exportés sous forme de modèles BPMN et ainsi être directement intégrés dans une documentation de processus. Soit pour la créer de toutes pièces, soit pour la compléter et la mettre à jour".

Bastian Nominacher décrit une solution pour les clients existants de SAP.

Actuellement, il n'existe pas encore d'interface automatique et bidirectionnelle entre Celonis et SolMan. Cependant, il est déjà possible d'exporter des modèles de processus extraits de Celonis sous forme de modèle BPMN et de les traiter directement.

Grâce à Pi Conformance, il est possible de charger des Business Blueprints existants dans Celonis et d'identifier ainsi directement les écarts par rapport aux processus mis en œuvre.

"Les algorithmes d'apprentissage automatique aident à déterminer les causes et les solutions possibles de ces écarts".

ajoute Nominacher.

Et les questions finales :

Quels sont les domaines dans lesquels Celonis doit encore agir à l'avenir ? Quelle sera la prochaine étape ? Quelle est l'importance de la machine/du deep learning pour Celonis ? Qu'est-ce que les clients SAP existants peuvent encore attendre de Celonis ?

"Nous travaillons continuellement sur notre solution et la développons. Je suis fermement convaincu qu'il existe encore de très nombreux potentiels cachés dans les données de processus.

Celonis Pi a été pour nous un saut quantique - surtout grâce à l'utilisation des derniers algorithmes dans les domaines de l'IA et de l'apprentissage automatique.

Nous sommes très fiers de ce que nous avons accompli. Mais bien sûr, nous continuons à évoluer - les clients SAP peuvent s'attendre à encore quelques innovations !"

explique Bastian Nominacher à la fin de l'entretien E-3.