Nécessité de créer des documents

Avant de se lancer dans le monde de la création de documents, il est important de prendre en compte les différences essentielles. Il convient à cet égard de distinguer les différents domaines. Le domaine des lettres d'impression (génération de lettres de masse), qui utilisent des données structurées comme celles de la génération de factures, en est un exemple.

Les données de facturation sont enregistrées dans la base de données et doivent être insérées dans le modèle de la lettre de motivation, qui est disponible dans le Corporate Design, puis imprimées ou envoyées par e-mail.

D'autre part, il existe des lettres individuelles qui doivent en outre être remplies avec des textes libres ou des informations du gestionnaire (données non structurées). Dans ce cas, les données structurées sont mélangées aux données non structurées.

A ce stade, il ne faut s'attendre à une production de masse que dans des cas isolés. Pour compléter les données non structurées, il faut un dialogue supplémentaire qui permette la saisie des données par le gestionnaire.

Technologies de formulaires dans SAP

SAPscript, l'ancêtre de la création de documents au sein de SAP, a depuis été remplacé par des technologies plus récentes comme SAP Smart Forms, SAP Interactive Forms by Adobe ou des fournisseurs tiers comme Aconso Creator ou Escriba. Les principes de base définis par SAPscript restent toutefois largement valables aujourd'hui :

• Éditeur : l'éditeur permet de saisir et de modifier les lignes d'un texte. Si le gestionnaire veut gérer des textes pour un objet applicatif, l'éditeur est appelé par les transactions de l'application.
• Les formulaires : La plupart du temps, les formulaires sont enregistrés séparément des textes. Dans SAP Interactive Forms by Adobe ou par exemple dans Aconso Creator, les textes peuvent également être enregistrés à l'intérieur du formulaire.
• Bases de données : les tables de base de données permettent de stocker des formulaires et des textes.
• Composer : le Composer rassemble dans le document les formulaires, les textes ainsi que les données nécessaires issues des tables SAP et permet de contrôler les autres étapes du processus.
• Interface de programmation : la connexion à une application concrète est la clé de voûte de la création de documents. Le module SAP HCM en est un exemple : il faut d'abord collecter les données pour le document à créer avant de pouvoir créer un document à partir d'un ensemble de données de base.

  Ensuite, la création de documents est déclenchée sur la base des données collectées via une interface de programmation pour la technologie concernée.

Il est très difficile de comparer les différentes technologies, car un avantage pour un observateur peut aussi être un inconvénient pour un autre. L'évaluation présentée ici a été réalisée sur la base d'expériences de projets ou de discussions en ateliers et peut différer d'une évaluation propre et personnelle.

Conclusion

Si l'on considère les possibilités de création de documents à partir de SAP, on constate qu'il existe actuellement de nombreuses technologies de SAP et de fournisseurs tiers sur le marché. Il n'est pas possible de donner une recommandation claire, car chaque entreprise a des exigences différentes en matière de création de documents.

D'une part, une direction peut être donnée par l'orientation stratégique de l'infrastructure informatique. Il s'agit notamment de la présence de connaissances pour l'administration d'un serveur web Java ou des conditions du matériel pour l'installation de composants supplémentaires.

D'autre part, la nécessité de disposer de terminaux mobiles comme les tablettes et les smartphones peut influencer la décision. On peut citer comme exemple l'utilisation par des représentants commerciaux d'une entreprise de maintenance de chariots élévateurs ou la réalisation de centres d'évaluation dans un département de recrutement. En fin de compte, le choix de la technologie appropriée ne peut se faire que sur la base des exigences spécifiques de l'entreprise.