Ne pas avoir peur des applications tierces

Les éditeurs de logiciels tels que SAP peuvent exiger des redevances en plus des droits de licence existants lorsque des programmes tiers accèdent à leurs logiciels à des fins d'échange de données.

Peu importe que ce processus soit automatisé ou qu'il soit initié par un utilisateur qui utilise une fonction spécifique dans l'application du fournisseur tiers.

Dans un tel cas, la bonne approche serait d'informer SAP de la mise en service du logiciel en question et de déterminer si des licences supplémentaires doivent être achetées ou non.

Or, de nombreux clients omettent précisément de le faire - parce qu'ils pensent qu'il s'agit d'une zone grise juridique ou parce qu'ils supposent que SAP ne sera pas alerté de cette infraction.

Toutefois, si SAP découvre des activités qui indiquent une utilisation indirecte des applications SAP, le fabricant prélève des frais pour cela et peut en outre faire valoir des pénalités élevées en cas de licence incorrecte - comme cela s'est produit récemment dans le cas du fabricant de boissons Diageo.

SAP offre certes la possibilité d'acheter des licences supplémentaires. Mais le problème est qu'il n'est possible d'acheter que des paquets fixes. Les clients qui n'ont besoin que de 2000 licences doivent acheter un paquet de 10.000 licences - un facteur de coût souvent sous-estimé.

Mais même si les entreprises sont conscientes des risques, elles doivent faire face à certains obstacles : Il est extrêmement complexe de classer correctement les utilisateurs et de leur attribuer le bon type de licence en fonction de leur comportement d'utilisation, et cela prend beaucoup de temps, en particulier lorsqu'il s'agit d'accéder à différents systèmes SAP.

Cela est principalement dû aux multiples modèles de licence que SAP modifie régulièrement. Mais comme les coûts des différentes licences peuvent varier fortement, il est indispensable d'attribuer à chaque utilisateur un type de licence qui correspond à son comportement d'utilisation.

La gestion d'un environnement SAP prend beaucoup de temps, notamment parce qu'elle est souvent effectuée manuellement. Pour les administrateurs, cela ne représente pas seulement une charge de travail énorme - en raison de l'environnement mobile et des modifications régulières du système, il est difficile de garder une trace de l'attribution correcte des licences et les utilisateurs inactifs peuvent passer inaperçus.

Solutions possibles

Afin d'éviter des coûts imprévus et surtout élevés à l'avenir, les entreprises devraient développer une stratégie en amont, notamment pour éviter de tels scénarios.

Avec un outil approprié de gestion des actifs logiciels (SAM) axé sur SAP, les entreprises restent agiles lorsqu'il s'agit d'octroyer correctement des licences pour les applications SAP. Elles peuvent ainsi être sûres d'être légalement protégées.

Rester à jour à chaque changement

Des solutions telles que Snow Optimizer for SAP peuvent aider à évaluer le risque lié à l'utilisation indirecte et à optimiser l'état des licences existantes. Elles donnent à l'administrateur une recommandation sur le profil d'utilisation à attribuer à chaque utilisateur. Sur cette base, ce dernier peut décider si un utilisateur est correctement et encore suffisamment licencié.

Un tel outil peut détecter l'utilisation indirecte en fonction de différents facteurs. Les licences peuvent être gérées de manière à ce que chaque utilisateur qui accède à un système SAP avec une application tierce utilise la licence SAP appropriée et rentable.

En outre, une telle solution offre l'avantage d'automatiser presque entièrement les processus. Les utilisateurs inactifs peuvent être identifiés rapidement et facilement et peuvent également être rendus officiellement "inactifs".

Parallèlement, un tel outil contrôle les données du personnel issues du système RH. Si un collaborateur a quitté l'entreprise, il est directement mis en inactivité.

Une solution SAM axée sur SAP permet de maintenir ses propres licences à jour et d'éviter les coûts élevés. Les applications tierces peuvent ainsi être utilisées sans problème.