Maîtriser les coûts de licence : comment des analyses ciblées allègent les budgets SAP

Les licences SAP font partie des dépenses informatiques les plus coûteuses de nombreuses entreprises - et c'est précisément pour cette raison qu'elles devraient être régulièrement passées au crible. Mais dans la pratique, cela se fait rarement de manière systématique. Au lieu de cela, de nombreuses entreprises comptent sur des nettoyages uniques lors du changement de système ou sur l'espoir d'être "déjà en conformité". Cela comporte des risques - et fait perdre des potentiels d'économie à hauteur de six à sept chiffres.

"De nombreuses entreprises paient 10 à 20 % de trop pour des licences SAP qu'elles n'utilisent pas du tout".

Ce serait pourtant si simple : grâce à des analyses ciblées et basées sur des données, les entreprises peuvent rendre leur paysage de licences SAP transparent, identifier les licences inutilisées et ajuster finement leurs autorisations de manière à ce qu'elles correspondent de manière optimale aux exigences réelles. La condition préalable est un processus d'optimisation global et continu - et pas seulement un nettoyage dans le cadre d'un projet de migration.

Optimisation des licences : manuellement ou avec des outils ?

Au plus tard dans le cadre de la migration vers SAP S/4HANA - mais idéalement bien avant - la question centrale se pose : comment l'optimisation des licences peut-elle être mise en œuvre de manière judicieuse dans l'entreprise ? En principe, il existe deux approches : l'analyse manuelle par des experts ou l'optimisation avec des outils spécialisés.

Optimisation manuelle des licences - entre expertise et effort

L'optimisation manuelle des licences repose sur l'expertise des gestionnaires SAP et des gestionnaires de licences internes, qui analysent les profils des utilisateurs et les comparent à leur utilisation réelle. Cette méthode peut tout à fait fonctionner, mais elle a des limites claires :

• Temps et ressources nécessairesLe contrôle de milliers de rôles d'utilisateurs est difficilement gérable dans les grands environnements système sans une équipe dédiée.

• Grande complexité des règles de licence: l'attribution des bons types de licences aux différentes autorisations nécessite un savoir-faire approfondi et une connaissance actualisée des méthodes de mesure SAP.

• Risque d'erreurLes erreurs humaines dans l'évaluation de l'utilisation et des besoins en licences peuvent conduire à une classification erronée, avec des conséquences financières ou en matière de conformité.

• Approche réactiveSans contrôle permanent, de nouvelles divergences s'insinuent rapidement et ne deviennent visibles que lors de la préparation de l'audit suivant.

"L'optimisation manuelle prend du temps - et comporte le risque de passer à côté de potentiels d'économies".

Optimisation des licences avec des outils - précis, rapides, fiables

Des solutions logicielles spécialisées telles que Xiting XAMS ou XSP offrent une vue complète et automatisée de l'environnement de licences SAP. Elles analysent en temps réel les données d'utilisation, les autorisations basées sur les rôles et les types de licences - et mettent immédiatement en évidence les écarts ainsi que les possibilités d'optimisation :

• Analyse automatisée et continue : Les outils détectent immédiatement si, par exemple, un utilisateur de Productivity exécute soudainement une transaction nécessitant une licence professionnelle - et proposent des mesures.

• Réduction de la charge administrativeLes gestionnaires de licences peuvent se concentrer sur la prise de décisions au lieu de rassembler péniblement des données.

• Conformité avec auditLes règles de licence actuelles sont enregistrées et régulièrement mises à jour, ce qui permet de détecter de manière fiable les infractions et de les éviter de manière proactive.

• Meilleure base de négociationRapports de licence exacts : renforce la position vis-à-vis de SAP lors de true-ups ou de négociations de contrats.

• Détection des utilisateurs inactifsLes outils identifient les comptes orphelins, les licences en double ou les comptes d'utilisateurs temporaires qui peuvent être déclassés.

• Possibilités de simulationLes analyses "Et si ?" permettent de tester à l'avance les changements potentiels - par exemple le déclassement de groupes entiers d'utilisateurs - et de rendre leur impact financier transparent.

"Les outils font de la gestion des licences une discipline stratégique planifiable".

Les solutions de Xiting : Analyse en profondeur plutôt que contrôle de surface

Les solutions de Xiting - XAMS (Xiting Authorizations Management Suite) et XSP (Xiting Security Platform) - se basent précisément sur ces avantages d'automatisation et aident les entreprises à maîtriser durablement leurs coûts de licence :

XAMS analyse les autorisations et l'utilisation, met en garde contre les découpages de rôles coûteux ou risqués et propose des outils d'optimisation spécifiques aux rôles. Le Role Profiler intégré montre par exemple quelles transactions sont superflues dans les rôles - avec un impact direct sur les besoins en licences.

XSP assure la transparence à l'échelle du groupe : il consolide les données de licence provenant de différents systèmes, visualise les tendances et fournit des aides à la décision pour la gestion et la préparation des audits.

Dans le cadre d'une analyse de licence, les entreprises obtiennent une évaluation fondée de leur situation en matière de licences SAP. L'objectif est de créer une transparence sur les besoins réels en licences grâce à une analyse systématique et d'identifier les potentiels d'économie. À l'aide de XAMS, des évaluations basées sur les droits et l'utilisation sont effectuées selon les règles de licence SAP actuelles - en particulier dans la perspective du passage à S/4HANA. Les résultats sont documentés dans un rapport final et expliqués par des consultants expérimentés en sécurité SAP. Les entreprises obtiennent ainsi une vision claire de leur environnement de licences et des recommandations concrètes pour une utilisation efficace des licences.

Facteurs de réussite pour une gestion durable des licences

Une gestion des licences efficace à l'ère de SAP S/4HANA repose sur trois piliers : la transparence, la continuité et la technologie. En tenant compte de ces trois aspects, on a de bonnes chances d'alléger sensiblement son budget de licences - tout en restant prêt pour les audits.

"Les coûts de licence ne sont pas une somme fixe - c'est une variable d'ajustement que l'on peut gérer activement".

Voici ce que les entreprises devraient prendre en compte :

• Planification précoce dans le projet S/4HANA : Les experts en licences doivent faire partie du bateau dès le début, et non pas juste avant la mise en service.

• Nettoyer le concept d'autorisationExaminer de manière critique les structures de rôles historiques et les simplifier - cela permet non seulement de réduire les coûts, mais aussi d'augmenter la sécurité.

• Faire du monitoring une tâche permanenteSeule une surveillance continue de l'utilisation des licences permet de rester flexible et de réagir rapidement aux changements.

• Sensibilisation à la gestionLes licences SAP sont un poste de dépenses stratégique, comparable au personnel ou à l'infrastructure. Sans une gestion active, l'inefficacité menace.

Conclusion : des économies systématiques

L'octroi de licences dans SAP est complexe - mais aussi plein de potentiels. Les entreprises qui analysent leur environnement de licences sur la base de données et qui l'optimisent en permanence peuvent non seulement réaliser des économies massives, mais aussi se positionner de manière plus stratégique. L'utilisation d'outils tels que XAMS et XSP rend cette voie non seulement praticable, mais aussi mesurable et fructueuse.

"La meilleure licence est celle qui convient exactement - pas celle qui était simplement disponible".

À une époque où les coûts informatiques et les exigences de conformité augmentent, une gestion professionnelle des licences devient un facteur de compétitivité. En créant de la transparence, il est possible de piloter de manière ciblée - et de ne payer au final que ce qui est vraiment nécessaire.

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