Discours sur les licences

Le succès et la croissance rapide de SAP se reflètent dans les contrats de licence des clients existants. L'ancien directeur financier de SAP, Werner Brandt, a déclaré en passant lors d'un entretien : "Il est probable que chez nous, il n'y ait pas deux clients avec les mêmes contrats de licence."

L'association d'utilisateurs DSAG demande depuis de nombreuses années une liste de prix consolidée. Chez SAP, il existe la PKL publique, la liste des prix et conditions. Mais dans la PKL, seuls les droits d'utilisation sont définis, sans les prix. La véritable liste de prix est un tableau Excel qui n'est pas accessible au public. Il est difficile d'obtenir des renseignements sur les produits, les métriques et les prix ainsi que les conditions. Même parmi les clients existants, il n'y a que peu de personnes de confiance qui possèdent cette liste de prix Excel. Seule l'appartenance au groupe de travail Licences de DSAG permet d'obtenir les informations Excel, si sensibles aux yeux de SAP.

Le secret strict et la méfiance envers la communauté SAP ont une cause : SAP et les partenaires qualifiés négocient les licences avec chaque client de manière très intensive et individuelle. Cette approche stratégique a pour effet secondaire très agréable pour SAP d'obtenir à chaque fois le maximum. Pour ce faire, SAP dispose d'une base de données contenant de nombreux paramètres de ses clients existants. Ainsi, le représentant commercial de SAP connaît assez précisément le budget informatique, les ressources en personnel et l'équipement logiciel de son client existant.

Du côté des clients, il est nécessaire de se préparer consciencieusement avant d'entamer des discussions avec SAP et de toujours contrôler très précisément sa propre situation en matière de licences. Jana Jentzsch et les outils commerciaux de mesure des licences de nombreux partenaires SAP.

En fin de compte, il s'agit d'une compétition ouverte pour des arguments et des contrats - un discours de licence. Ce discours peut être compris dans son sens originel, comme un jeu de mots, tel que le définissait autrefois le philosophe Ludwig Wittgenstein (1889-1951) : Wittgenstein qualifie de jeu certaines expressions, car elles suivent leurs propres lois et donnent aux mots des significations spécifiques. Un discours sur les licences SAP se déroule de manière similaire.

AnyDB versus Hana

L'un des débats actuels sur les licences porte sur AnyDB et Hana. Avec le passage à S/4, il est également nécessaire pour les clients existants d'avoir une
Hana et de mettre la nouvelle base de données en production pour le système S/4. Il peut donc arriver que des licences de base de données doubles soient nécessaires : pour AnyDB sous forme d'Oracle, IBM DB2 ou MS-SQL Server et pour Hana. Comme l'ancien ERP/ECC 6.0 avec AnyDB est souvent en production alors que S/4 avec Hana n'en est qu'au stade du Customizing, de nombreux clients SAP argumentent qu'ils ne veulent payer les licences et les frais de maintenance que pour une seule base de données.

Durée du contrat et frais

Les frais de base de données sont un sujet marginal et coûteux pendant le changement de S/4. SAP essaie de facturer les licences de base de données Hana, même si le système n'est pas encore en production. Ainsi, le client SAP existant paie deux fois pendant la période de transition.

"Sur la base des Order Forms, les droits de licence doivent généralement être payés au début de la période contractuelle, indépendamment du fait que le système soit déjà en production ou non.", sait l'avocate Jana Jentzsch de par sa pratique professionnelle. "Selon le type de conversion, il peut y avoir des imputations pour l'ancienne base de données. En ce qui concerne les frais de maintenance, ils doivent également être payés en principe à partir de la livraison. Il est difficile d'obtenir des dérogations dans ce domaine, mais cela n'est pas exclu dans certaines constellations."

Dans le cas d'environnements de bases de données mixtes, d'autres règles complexes doivent être respectées. L'échange de données ne doit pas se faire n'importe comment : ".Un piège très apprécié", prévient Jana Jentzsch.

Des membres de l'IG SAP Suisse ont annoncé qu'il était tout à fait possible, en menant des négociations habiles, de forcer la suspension des frais de maintenance de Hana jusqu'à la mise en production de S/4 Hana. Tous les participants ont toutefois souligné que seule une préparation consciencieuse permettrait d'obtenir un succès. D'autre part, SAP n'est pas non plus insensible aux bons arguments. En fin de compte, le discours de la communauté SAP se résume à donner et à recevoir.

Legal Navigator pour S/4

Le véritable défi de la conversion S/4 ne réside donc pas tant dans les données existantes ou les modifications Z. Sur le site web du cabinet de Jana Jentzsch, on fait la promotion d'un "Legal Navigator pour SAP S/4 Hana". Cela semble dramatique. Jusqu'à présent, la communauté SAP a discuté de la théorie des couleurs S/4 - qu'il s'agisse de la conversion Green, Brown ou Bluefield. La véritable difficulté réside-t-elle donc dans la conception juridique du changement de version plutôt que dans la définition des tâches organisationnelles ou techniques ?

"L'organisation du passage à S/4 Hana est un immense défi pour les entreprises. Il s'agit de se préparer de manière déterminée, tant sur le plan juridique que sur le plan organisationnel, commercial et technique, afin de réussir les négociations contractuelles.", Jana Jentzsch décrit la situation actuelle. "Il ne s'agit pas de savoir ce qui est le plus important. Il est essentiel de mettre en place le projet à l'échelle de l'entreprise, d'impliquer également le conseil d'administration et d'harmoniser les différents intérêts des départements spécialisés. Si l'on économise sur la mise en place juridique, on n'a pas exploité tout son potentiel et on risque de le payer plus tard."

Les conversions S/4 réussies tiennent compte de tous les aspects dès le début. Le passage de la version ERP/ECC 6.0 à S/4 Hana doit être considéré de manière holistique et réparti sur de nombreuses épaules. Un responsable CCoE serait donc surchargé.

Dans l'entretien E-3, Mme Jentzsch insiste elle aussi sur l'approche globale : "Il est important d'impliquer tout le monde très tôt dans le projet. Un examen juridique du seul projet de contrat à la fin ne suffit pas ; cela ne fonctionne plus depuis longtemps. Ce n'est que lorsque nous avons une compréhension des objectifs du projet, de l'historique et du statu quo que nous pouvons identifier ce dont le client a vraiment besoin. Il est de plus en plus important de mettre en place et de gérer les projets de manière interdisciplinaire dès le début."

L'historique est un point particulièrement important dans l'évaluation de la situation des licences SAP. Il y a dix ans déjà, les analystes de Gartner conseillaient aux clients SAP existants de ne convertir en aucun cas les licences SAP existantes et de ne pas accepter de nouvelles conditions générales pour celles-ci. En effet, les anciennes licences SAP disposent souvent de beaucoup plus de droits que les nouvelles licences achetées.

Défis individuels

Est-ce que cela est encore valable aujourd'hui ? "Je n'aurais jamais la prétention d'affirmer que je sais ce qui est globalement meilleur ou pire pour tous les clients SAP. On ne peut en décider qu'au cas par cas", relativise Jana -Jentzsch et explique : "Il est vrai que dans les anciens contrats, on trouve encore souvent des utilisateurs spéciaux que SAP ne propose plus aujourd'hui sous cette forme. Il faut alors sonder quelle est la meilleure stratégie et de quels droits le client aura vraiment besoin à l'avenir. Cela peut changer considérablement au fil des ans. Des utilisateurs spéciaux définis en détail il y a dix ans peuvent avoir perdu de leur importance aujourd'hui dans le cadre de la numérisation, l'inverse est bien sûr aussi envisageable. Par ailleurs, il convient ici de faire la distinction entre les conditions générales classiques - qui ne règlent pas les droits d'utilisation en détail - et la liste détaillée des prix et conditions qui contient les métriques."

Un discours de licence réussi commence manifestement par la définition de ses propres besoins, comme le souligne Jana Jentzsch : "La question clé - également pour la transition S/4 - est toujours la suivante : de quoi le client a-t-il vraiment besoin ? Où a-t-il besoin d'une marge de manœuvre ? Quelle est sa stratégie d'avenir ? Mais aussi : de quoi peut-il se passer ? Ce que l'on peut critiquer, c'est que SAP propose aujourd'hui nettement moins de types d'utilisateurs et que les regroupements forfaitaires dans le nouveau système de licences SAP ne sont souvent pas avantageux financièrement pour le client, notamment parce que des droits qui ne sont pas du tout nécessaires sont alors éventuellement accordés. L'objectif doit être un contrat durable qui donne au client tous les droits dont il a besoin, mais qui lui offre aussi des options d'aménagement et qui est financièrement intéressant à long terme - et pas seulement au moment de la signature du contrat."

Le projet de contrat S/4

La question se pose pour chaque client SAP existant : comment une personne concernée doit-elle se préparer à la conversion S/4 ? "Il doit commencer à planifier le plus tôt possible et mettre en place un projet à l'échelle de l'entreprise en impliquant tous les départements concernés.", est la réponse rapide de Jana Jentzsch. Il faut définir les enjeux techniques, commerciaux et juridiques. "Le projet de contrat envoyé par SAP est la phase finale du projet, pas la phase initiale.", souligne l'experte en licences.

Du point de vue d'un non-juriste, la question posée à l'avocate Jana Jentzsch : " Comment un client du stock SAP migre-t-il maintenant vers S/4 en toute sécurité juridique ? "La question est de savoir ce que signifie réellement 'juridiquement sûr' lors d'une migration S/4-Hana. Si vous entendez par là 'sans Si vous voulez traduire "sans aucun risque juridique", je vous dis que ce n'est pas possible." SAP est trop puissant dans les négociations, interprète Jana Jentzsch, mais "il s'agit de la gestion des risques. Par 'migrer vers SAP S/4 Hana en toute sécurité juridique', nous entendons que le client doit notamment comprendre les risques juridiques et les atténuer efficacement."

La conversion S/4 devient une tâche de Sisyphe. "Imaginez la migration S/4 comme un puzzle de 100.000 pièces", explique Jana Jentzsch pour illustrer le défi. "Ces 100.000 pièces ont également un lien direct ou indirect avec le droit. Il s'agit d'identifier les différentes pièces, de les comprendre, de les classer par ordre de priorité et enfin de les assembler. Lors de l'assemblage, il faut encore peaufiner de nombreux coins et recoins pour que tout soit finalement adapté. Et bien sûr, il faut décider où l'on ne peut vraiment pas faire de compromis, où le risque doit impérativement être réduit au minimum, où tout doit s'accorder."

Avoir raison et obtenir raison ne sont pas la même chose. "Le droit et les contrats qui en découlent sont les instruments adéquats pour mettre en œuvre une gestion des risques précise.", souligne l'avocate spécialisée dans les droits de licence. "Nous constatons souvent que les risques ne sont pas correctement classés parce que la compréhension juridique fait défaut. De nombreux clients ne connaissent pas les détails contractuels - je veux parler du contenu des CGV, des CPL, des accords de protection des données et des suppléments produits. Nous avons déjà conseillé une douzaine de groupes DAX, la plupart du temps en arrière-plan. L'objectif est d'abord de mettre les clients en état de prendre des décisions éclairées et de se positionner au mieux en amont de la rédaction du contrat."

Stratégie de sortie du cloud

Un sujet très difficile au sein de la communauté SAP est une éventuelle stratégie de sortie pour les utilisateurs du cloud. Rise with SAP et la stratégie de SAP en matière de cloud donnent l'impression d'être à sens unique.

"Une stratégie de sortie est importante et doit absolument être prise en compte par le client.", affirme Jana Jentzsch. "Bien entendu, les contrats cloud offrent également la possibilité d'y mettre fin. Un renouvellement n'est pas obligatoire ; le client peut résilier. Toutefois, ces droits sont plutôt conçus de manière inflexible et il convient d'explorer suffisamment tôt les options possibles. Il est important de savoir quels scénarios doivent être atténués. Tous les clouds ne sont pas identiques. Par exemple, le cloud privé peut aussi être un scénario de sortie du cloud public, si cela correspond aux besoins du client."Merci beaucoup pour cette discussion.