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Les entreprises se tournent de plus en plus vers les applications en nuage

Les avantages sont évidents : flexibilité, meilleure évolutivité, réduction de l'administration informatique et accès aux ressources informatiques indépendamment de l'appareil et du lieu - pour n'en citer que quelques-uns. En conséquence, les entreprises migrent de plus en plus leurs systèmes de base comme l'ERP vers le cloud, c'est-à-dire S/4 Hana. Toutefois, l'utilisation du cloud n'apporte pas automatiquement les gains d'efficacité souhaités, en particulier lorsqu'il s'agit de la gestion de contenu dans l'univers SAP.

Vue d'ensemble dans le contexte

Joindre des documents à un objet SAP - c'est un scénario standard. Le défi : garder une vue d'ensemble, car les documents ne sont visibles que dans le contexte correspondant. Si l'on veut par exemple consulter tous les documents issus de différentes opérations d'un client donné, il faut passer d'un objet à l'autre et d'une transaction à l'autre. L'ouverture des documents prend beaucoup de temps et est inefficace, une vue d'ensemble est à peine possible.

Vue du document

L'objectif doit donc être d'obtenir une vue des documents facile à mettre en place et liée au contexte ou au processus, qui permette de visualiser en un coup d'œil tous les documents liés par exemple à une commande client - de la demande initiale à la facture. Ces vues doivent soutenir l'utilisateur et le cas d'application et peuvent être individuelles dans chaque organisation.

C'est là qu'interviennent les solutions externes de services ECM et de contenu basées sur le cloud, qui centralisent les contenus des applications d'entreprise les plus diverses. Elles permettent des vues par processus, un stockage uniforme de tous les documents et une synchronisation continue avec SAP, ainsi que l'attribution de métadonnées pour une recherche efficace et une présentation contextualisée.

Chercher et trouver

Par exemple, les produits d'un groupe de marchandises, tous les documents associés à un numéro de commande ou les dessins techniques d'un groupe de produits peuvent être appelés en une seule opération de recherche. Du point de vue de l'administrateur, il est particulièrement important de veiller à ce que le fonctionnement et la synchronisation des solutions de contenu soient basés sur les normes SAP. Ainsi, il n'est pas nécessaire de procéder à des extensions de programmation ou d'importer des paquets de transport. La configuration typique d'un référentiel au sein de S/4 ou, selon le mode d'exploitation, de SAP Business Technology Platform, est suffisante.

Le défi de la connexion au cloud

Les interfaces comme Archive Link ou SAP-HTTP-Content-Server et SAP DMS pour la connexion de solutions de contenu externes à SAP ne fonctionnent plus sous cette forme avec S/4 Cloud. Les solutions externes peuvent donc être connectées à la SAP Business Technology Platform (BTP) à l'aide d'une intégration CMIS. À l'avenir, de nombreuses applications cloud, comme SuccessFactors ou Ariba, devraient fonctionner via cette interface. Les premières solutions comme Alfresco de Hyland offrent déjà cette option. Les entreprises cloud-first qui utilisent déjà SAP à partir du cloud ou qui prévoient une migration devraient donc vérifier, lors du développement de leur stratégie de gestion de contenu, quelles options d'intégration les solutions existantes permettent. C'est la seule façon de rationaliser les flux de travail, de traiter et d'automatiser efficacement les processus commerciaux et de tirer le meilleur parti des documents et du cloud.