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Las empresas se centran cada vez más en las aplicaciones en la nube
Las ventajas son evidentes: flexibilidad, mejor escalabilidad, reducción de los costes de administración de TI y acceso a los recursos de TI independiente del dispositivo y la ubicación, por nombrar sólo algunas. En consecuencia, las empresas también están migrando cada vez más sus sistemas centrales como ERP a la nube, es decir, S/4 Hana. Sin embargo, cuando se trata de la gestión de contenidos en el universo SAP en particular, la utilización de la nube por sí sola no significa automáticamente las ganancias de eficiencia deseadas.
Panorama general en contexto
Adjuntar documentos a un objeto SAP es un escenario estándar. El reto: mantener una visión de conjunto, ya que los documentos sólo son visibles en el contexto respectivo. Por ejemplo, si desea ver todos los documentos de las diferentes transacciones de un cliente concreto, tiene que ir y venir entre los objetos y las transacciones. Abrir los documentos lleva mucho tiempo, es ineficaz y casi imposible obtener una visión de conjunto.
Vista del documento
Por tanto, el objetivo debe ser obtener una vista de documentos fácil de configurar y relacionada con el contexto o el proceso, que permita ver de un vistazo todos los documentos relacionados con el pedido de un cliente, por ejemplo, desde la consulta inicial hasta la factura. Estas vistas deben ser compatibles con el usuario y el caso de uso, y pueden ser individuales para cada organización.
Aquí es donde entran en juego las soluciones externas de ECM y servicios de contenidos basados en la nube, que centralizan los contenidos de una amplia gama de aplicaciones de la empresa. Permiten vistas relacionadas con los procesos, el almacenamiento uniforme de todos los documentos y la sincronización continua con SAP, así como la asignación de metadatos para realizar búsquedas eficientes y presentaciones contextualizadas.
Buscar y encontrar
Por ejemplo, en un proceso de búsqueda se pueden consultar los productos de un grupo de productos, todos los documentos asociados a un número de pedido o los dibujos técnicos de un grupo de productos. Desde el punto de vista administrativo, es especialmente importante garantizar que la funcionalidad y la sincronización de las soluciones de contenido se basen en los estándares de SAP. Esto significa que no es necesario realizar mejoras de programación ni importar paquetes de transporte. La configuración típica de un repositorio dentro de S/4 o, dependiendo del modo operativo, de SAP Business Technology Platform es suficiente.
El reto de la conectividad en la nube
Interfaces como Archive Link o SAP HTTP Content Server y SAP DMS para conectar soluciones de contenido externas a SAP ya no funcionan de esta forma con S/4 Cloud. Por lo tanto, las soluciones externas pueden conectarse a SAP Business Technology Platform (BTP) mediante la integración CMIS. Muchas aplicaciones en la nube, como SuccessFactors o Ariba, funcionarán de esta forma en el futuro. Soluciones iniciales como Alfresco de Hyland ya ofrecen esta opción. Por tanto, las empresas Cloud-First que ya utilizan SAP desde la nube o que están planeando una migración deberían comprobar qué opciones de integración permiten las soluciones existentes a la hora de desarrollar su estrategia de gestión de contenidos. Sólo así podrán racionalizar los flujos de trabajo, gestionar y automatizar eficazmente los procesos empresariales y sacar el máximo partido de los documentos y de la nube.
