Les RH comme facteurs de réussite

Les applications web dans la gestion des RH offrent une valeur ajoutée

Le travail avec des solutions cloud prend de plus en plus d'importance pour la fonction RH dans les entreprises. Depuis longtemps déjà, des valeurs ajoutées concrètes ainsi que des défis se dessinent sur la base des premières expériences pratiques - de la prise de décision à l'utilisation quotidienne en passant par l'implémentation. Les attentes vis-à-vis de la solution à mettre en place sont toujours élevées.

"Avoir un système informatique RH global avec toutes les informations pertinentes disponibles dans le monde entier avec une qualité maximale est hautement attractif. Notre étude permet d'avoir une vue réaliste et globale sur le thème du cloud RH - du choix des systèmes correspondants à l'utilisation et au développement dans les activités quotidiennes, en passant par l'implémentation", explique Holger Jungk, partenaire du groupe HKP. Et le HR-Executive-Advisor Andreas Enneking, responsable du projet d'étude du côté de SAP, ajoute : "Nos entretiens avec des responsables RH-IT d'entreprises ayant des niveaux d'expérience différents en matière de solutions RH-IT en nuage offrent des aperçus hautement personnalisés, fournissent des arguments solides en faveur de leur utilisation et identifient des facteurs de succès critiques".

Cloud RH et alternatives

Ces objectifs semblent largement réalisables dans un cloud RH. Toutefois, il existe aussi des défis critiques pour la réussite, comme l'intégration et la gestion de solutions parallèles basées sur le bureau et sur le web dans des scénarios hybrides, ainsi que l'intégration ciblée des utilisateurs finaux tout en se concentrant sur l'efficacité. Du point de vue des responsables RH, les avantages de l'utilisation d'une solution informatique RH en nuage sont avant tout des processus harmonisés, simplifiés et globalement évolutifs ainsi qu'une transparence et une qualité des données plus élevées et plus sûres.

En général, la prise de décision et l'introduction de solutions cloud dans la gestion des ressources humaines nécessitent des efforts conjoints de la part de la fonction informatique et de la fonction RH, cette dernière devant jouer un rôle de leader. Pour que les processus RH soient efficaces et que l'expérience des employés soit positive, les RH doivent jouer un rôle actif de leader.

C'est à cette conclusion que parvient l'étude "HR in the Cloud : high benefit, typical challenges", publiée conjointement par HKP et SAP. L'analyse quantitative et qualitative se base sur des entretiens structurés approfondis avec des responsables RH-IT de 17 entreprises internationales ayant leur siège principal en Allemagne, sur les motivations, les conditions cadres et les expériences dans l'utilisation de solutions Cloud dans la fonction RH.

Expérience de l'employé

Les déclencheurs et les raisons évoqués par les participants à l'étude pour l'introduction d'une solution cloud RH-IT sont très individuels, mais peuvent être regroupés en quatre catégories générales. Au premier plan se trouve le besoin d'un paysage RH-IT transfrontalier et intégré de bout en bout, avec une part d'anciens systèmes et de solutions isolées qui diminue rapidement. Une telle modernisation des RH-IT est en outre considérée comme une condition préalable à une croissance globale efficace ainsi qu'à une expérience moderne de l'employé qui, à son tour, augmente l'acceptation par les cadres et les collaborateurs dans l'application. Enfin, l'argument des coûts est également un point central dans la décision d'introduire une solution RH-IT en nuage - mais en aval, car les gains d'efficacité souhaités ne sont souvent pas encore réalisés pendant la phase de transition. Les entreprises cherchent à optimiser les coûts par rapport aux applications sur leurs propres serveurs, ainsi que les aspects d'efficacité et d'évolutivité.

Les participants à l'étude sont actuellement confrontés à des défis concernant l'introduction ou l'utilisation de solutions informatiques RH en nuage, qui peuvent être classés dans trois domaines : Premièrement, la gestion d'environnements informatiques RH hybrides. Il n'y a pas d'alternative à la stabilité du flux de données et à la prévention de la duplication des données. En règle générale, les paysages informatiques RH classiques hébergés sur des serveurs propres (on-prem) ne sont pas complètement remplacés par des solutions cloud. Les participants à l'étude ont le plus souvent évoqué la nécessité de maintenir la gestion des salaires. L'introduction complémentaire d'un système en nuage renforce donc souvent l'hétérogénéité du monde RH-IT. Ainsi, la pratique montre que les interfaces ne sont souvent implémentées et ne fonctionnent que dans certaines régions et unités légales. Les intégrations qui ne fonctionnent pas parfaitement mobilisent continuellement des ressources.

Une gouvernance claire

Pour un cinquième des participants à l'étude, l'intégration entre les solutions cloud RH-IT et les systèmes traditionnels fonctionne sans problème selon leurs propres indications, l'accent étant mis sur les systèmes de paie et de gestion du temps. En général, il est essentiel de disposer d'une gouvernance claire pour savoir où et quelles données sont gérées, et d'éviter les ruptures de médias et la double gestion des données. Toute intervention manuelle nécessaire pour la mise à jour des données ou la garantie du flux de données comporte des risques et a des répercussions négatives sur l'efficacité des ressources.

"L'étude montre qu'il y a un long chemin à parcourir pour parvenir à un environnement informatique RH uniforme ou du moins intégré de manière stable. Mais c'est la base d'une acceptation élevée de la part des utilisateurs", explique Dorothee Peukert, Customer-Success-Partner chez SAP. Elle recommande d'associer étroitement les équipes spécialisées et techniques tout au long du processus, de la sélection aux tests des interfaces et de la fonctionnalité globale. "Cette approche réduit les risques, permet d'identifier et de corriger rapidement les erreurs et crée ainsi l'acceptation nécessaire chez les utilisateurs", ajoute l'experte en RH-IT.

Deuxièmement, l'expérience de l'employé : il s'agit de trouver un équilibre entre l'acceptation et l'efficacité. En général, la convivialité et la relation avec l'utilisateur sont des facteurs de réussite essentiels pour l'établissement de solutions en nuage. L'enquête montre toutefois un grand potentiel d'optimisation, par exemple pour les Employee and Manager Self-Services (ESS/MSS), qui est généralement dû à l'introduction par HR-IT ou par des utilisateurs puissants du domaine RH ayant des affinités avec l'informatique. La perception d'une large base d'utilisateurs dans le sens d'une expérience positive pour les employés n'est souvent pas au centre des préoccupations. De plus, l'intégration de collaborateurs ne disposant pas de leur propre ordinateur d'entreprise ne réussit que chez quelques participants à l'étude.

Le directeur de HKP, Colin Stein, souligne donc : "Pour atteindre les objectifs liés à une solution cloud, il faut tenir compte de la perspective de tous les collaborateurs. Dans ce processus de changement, les RH sont appelées à concevoir des processus en tenant compte d'une expérience positive pour les employés - sans perdre de vue l'efficacité. Il est recommandé d'impliquer les collaborateurs très tôt et de créer des offres de formation ciblées, afin de rendre l'expérience de l'application positive et de pouvoir réaliser des gains d'efficacité dès la phase de transition".

Troisièmement, l'appropriation par les RH : le rôle de leadership des RH en matière d'exigences fonctionnelles, de sélection des systèmes, de mise en œuvre et de développement est important.

Processus de transformation

Du point de vue des responsables RH interrogés, les RH doivent jouer un rôle de leader dans la sélection, l'introduction et l'utilisation d'une solution cloud RH-IT, même si le processus global ne peut réussir qu'en collaboration avec la fonction informatique. Cependant, la majorité des personnes interrogées indiquent que leurs solutions cloud spécifiques aux RH ont été introduites en premier lieu pour des raisons informatiques, notamment pour répondre à la croissance mondiale de l'entreprise. La mise en place moderne des RH est certes considérée à plusieurs reprises comme un point important d'une telle étape de transformation. Cependant, les aspects RH ne sont pas assez présents dans le processus. Dans ce contexte, Holger Jungk, partenaire de HKP, demande : "Les RH devraient dès le début jouer un rôle central dans l'introduction et l'utilisation d'une solution cloud RH-IT. La mise en place d'une solution RH-IT en nuage doit être considérée comme une transformation et non comme un projet informatique. Des modèles et des processus de gouvernance clairs sous le leadership des RH sont donc un must !"