L'engagement du personnel réduit de moitié : beau week-end de maintenance SAP

Depuis des années, TÜV Süd utilise des solutions d'entreprise SAP pour soutenir ses nombreux processus commerciaux. Et ce, au niveau international, dans 28 pays autour du globe. Les paysages SAP sont mis à disposition dans le monde entier depuis le siège social de Munich : 14 paysages de systèmes SAP avec 64 SID et plus de 175 serveurs basés sur x64 (Windows et Linux). Actuellement, SAP ERP ECC est utilisé ; ou plusieurs systèmes ERP, des systèmes BW sous différentes formes, des systèmes Abap et Java, des systèmes CRM ou encore des systèmes RH. La transition SAP Hana S/4 bat actuellement son plein.

Au total, douze collaborateurs sont employés dans la base SAP. Ils sont responsables d'un grand nombre de tâches et d'activités dans l'environnement SAP de TÜV Süd. Ils s'occupent de l'entretien, de la maintenance, des mises à jour, de l'exploitation, du développement et du réaménagement de tous les systèmes SAP de TÜV Süd. En outre, dans le domaine Authorization & User Management, ils sont garants de la structure, de la sécurité et de l'harmonie commerciale. Actuellement, ils développent un concept de rôle maître TÜV Süd bien pensé, qui constitue la base d'une gestion d'accès sûre et durable et permet ainsi des dérivations en accord avec les processus commerciaux et informatiques ainsi que les exigences locales. Ce faisant, ils suivent le principe du "need-to-know", de sorte que chaque utilisateur obtienne exactement l'accès dont il a vraiment besoin - ni plus ni moins.

Comme l'explique Katharina Hoffmann, chef de service SAP Basis/Manager SAP Basis chez TÜV Süd, "nous nous sommes fixé pour objectif d'optimiser les dépenses de SAP Basis à des endroits judicieux par des moyens efficaces. Nous sommes ravis de constater que l'utilisation du logiciel d'Empirius a déjà permis de réaliser beaucoup de choses. Le logiciel répond à nos exigences et assure une efficacité prouvée".

Exigences en matière d'automatisation

Depuis des années, TÜV Süd s'appuie sur la solution BlueCopy d'Empirius pour automatiser la création de copies de systèmes SAP et de paysages SAP. Afin d'être encore plus performant face aux futures nouvelles exigences de SAP Basis, plusieurs solutions d'automatisation et leurs fournisseurs ont été examinés de près, notamment Empirius avec EPOS. Il s'agissait notamment de réduire l'utilisation du personnel SAP Basis pendant les week-ends. Contexte : la base SAP de TÜV-Süd était utilisée au moins deux week-ends par mois pour des travaux de maintenance. Cela signifie que deux employés de la base SAP assuraient la mise à jour et la sécurité des systèmes SAP pendant environ 28 à 30 week-ends par an. Les temps d'arrêt planifiés doivent avoir le moins d'impact possible sur les activités quotidiennes des utilisateurs.

"Le point de départ des fenêtres de temps était en particulier l'exigence de sécurité de maintenir les systèmes d'exploitation toujours à jour et d'appliquer les correctifs des systèmes d'exploitation en temps voulu. Chez TÜV Süd, ces correctifs sont en corrélation directe avec les systèmes SAP. Lors de l'application des correctifs, il est nécessaire d'arrêter les systèmes SAP ainsi que les bases de données et de les redémarrer ensuite. Cette opération, lorsqu'elle est effectuée manuellement, représente un budget temps non négligeable. Nous voulions automatiser ce processus et réduire au minimum le personnel nécessaire pendant les week-ends", explique Hans Zachenbacher, conseiller SAP senior de base chez TÜV Süd.

Lors de la sélection d'un logiciel d'automatisation de base SAP approprié, plusieurs solutions ont été examinées ou testées. La suite d'automatisation SAP Basis EPOS (Empirius Planning and Operations Suite) d'Empirius a également été retenue. Conclusion des tests : "Parmi toutes les solutions examinées, nous avons considéré, en tant qu'équipe de base SAP, qu'EPOS avec son application de maintenance pour le démarrage et l'arrêt des systèmes/bases de données SAP était le meilleur système pour nous. En outre, nous étions également très intéressés par les applications SAP Kernel et Hana DB Patching. Ces applications intègrent directement le démarrage et l'arrêt automatisés des systèmes SAP", explique-t-on.

Des économies substantielles

Au cours de la preuve de concept, diverses applications EPOS ont été examinées, comme l'application personnalisée, Hana DB Update, les paramètres de profil SAP, la mise à jour du noyau, la gestion du cert, DB Info, OS Info et SAP Info. Depuis mai 2024, EPOS est utilisé en production chez TÜV Süd. Six administrateurs et administratrices SAP Basis sont familiarisés avec l'utilisation de la suite d'automatisation. Et lors de chacun des week-ends de maintenance, EPOS est utilisé après la définition des tâches.

Lorsqu'on lui demande si l'utilisation de la suite d'automatisation SAP a répondu aux attentes et comment se présente la valeur ajoutée, Hans Zachenbacher, expert SAP Basis, explique : "Le PoC a déjà montré que nous pouvions générer une valeur ajoutée grâce à l'utilisation d'EPOS. Cela s'est également confirmé de manière impressionnante dans l'exploitation productive jusqu'à présent. Si l'on considère que l'intervention du personnel pendant les week-ends de maintenance a diminué de moitié, c'est-à-dire qu'au lieu de deux experts SAP-Basis, un seul doit être affecté au service, cela signifie pour nous des économies considérables et un allègement massif du travail".

Il est également souligné que "le recours à un logiciel d'automatisation garantit une qualité de processus élevée et constante". En outre, TÜV Süd apprécie le fait de pouvoir accéder rapidement à Empirius et à ses développeurs en cas de besoin.

TÜV Süd s'attend à ce que d'autres applications d'EPOS soient utilisées à l'avenir, en plus des applications BlueCopy, Start/Stop des systèmes SAP ou des bases de données SAP, des mises à jour du noyau SAP et de l'application Reporting. Par exemple, l'app Security Notes (SEC Notes) pour le traitement et la gestion de SAP SEC Notes ou l'app Cert Management pour la gestion des certificats logiciels SAP.

"Au cours de la période d'utilisation relativement courte qui s'est écoulée depuis le PoC à la fin de l'année 2023, nous avons constaté que certaines fonctionnalités et applications utiles ont été ajoutées à EPOS, ce qui nous facilite le travail lors des rendez-vous de maintenance, car nous effectuons également d'autres changements nécessaires lors de ces rendez-vous planifiés", souligne Katharina Hoffmann, chef de service/manager de la base SAP de TÜV-Süd. Et d'ajouter : "Notre objectif est de toujours nous positionner au mieux en tant que SAP-Basis et de continuer à développer nos acquis. L'automatisation y joue un rôle important. Partout où l'automatisation est possible, nous l'utiliserons".

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