La facturation électronique devient la nouvelle norme

Dans l'environnement B2B, l'e-facture obligatoire existe déjà dans certains pays européens. En Allemagne, elle fait actuellement l'objet de discussions et est déjà en partie obligatoire, du moins dans le secteur B2G (Business-to-Government). On peut s'attendre à ce que le monde des affaires suive également. Les entreprises qui entretiennent des relations commerciales internationales, en particulier, ne peuvent plus guère ignorer le sujet.

Que signifie la facturation électronique ? Cela signifie qu'un format lisible par machine est choisi pour les factures, de sorte qu'une automatisation complète soit possible des deux côtés (acheteur ou fournisseur). Le document doit être émis, transmis et reçu dans un format de données structuré, de sorte que le destinataire soit en mesure de le traiter automatiquement et électroniquement. Pour Factures électroniques dans le système ERP et de l'envoyer via l'un des canaux de transmission possibles, il existe des solutions logicielles adaptées.

La facturation électronique réduit les délais de traitement de 50 à 60 % du côté des destinataires

Du côté du destinataire, les systèmes logiciels acceptent les factures électroniques, les traitent et les intègrent dans leurs propres systèmes de commande, de comptabilité et de traitement. Les entreprises qui ont mis en place un tel processus électronique et automatisé de traitement des factures font état de temps de traitement réduits de 50 à 60%. On observe également une transparence nettement accrue (avantage pour les bilans mensuels et annuels) et une meilleure utilisation des escomptes. En tant que fabricant de logiciels spécialisé dans le traitement des factures, la société Groupe xSuite leurs clients, notamment en matière de facturation électronique. Leur solution "Interface E-Invoice" récupère les factures XML entrantes de n'importe quel format, lit leur contenu et transfère automatiquement les informations pertinentes dans les champs correspondants de SAP. Les flux de travail numériques, tels que ceux développés par le groupe xSuite, prennent en charge le traitement ultérieur de la facture.

Une base pour la transformation numérique

Par le passé, le processus de traitement des factures nécessitait beaucoup de travail manuel. Désormais, lorsque les solutions de flux de travail numériques prennent en charge les tâches fastidieuses et sujettes aux erreurs, les entreprises en tirent profit au-delà des limites de leur comptabilité. Le traitement automatisé des factures est donc la prochaine étape permettant aux entreprises d'exploiter pleinement leur potentiel de numérisation et d'automatisation. C'est la base de la transformation numérique - qui ne peut pas fonctionner sans numérisation. Le travail distribué, tel qu'il est devenu nécessaire au cours des deux dernières années, ne fonctionne aussi bien que dans le cadre d'une présence physique que si les documents commerciaux sont générés, transmis et classés uniquement sous forme numérique, indépendamment du papier. L'exemple des factures le montre bien, puisqu'il s'agit d'un type de document très fréquent dans les entreprises. Plus le degré d'e-facture est élevé, plus la numérisation - et donc la transformation numérique - est efficace.

Un autre moteur de l'introduction des procédures de facturation électronique est la nécessité de se conformer à des dispositions réglementaires et légales toujours plus nombreuses. Les programmes de TVA ou de taxe sur les biens et services existent désormais dans le monde entier. Ce type de taxe est rapidement devenu la taxe sur les transactions la plus importante au monde. Dans le même temps, elle représente toutefois aussi une source de fraude fiscale. En effet, les entreprises qui ne déclarent pas correctement l'ensemble de leurs transactions évitent de payer (une partie de) leurs impôts, ce qui entraîne en fin de compte un écart croissant en matière de TVA. L'e-facture obligatoire, qui fait actuellement l'objet d'un débat passionné en Allemagne en tant que partie intégrante d'un système de déclaration numérique, peut y remédier.

Format et modes de transmission

Le format XML s'est imposé comme le format standard mondial pour les factures électroniques, notamment XRechnung, ZUGFeRD, PEPPOL BIS Billing 3.0, Factur-X et InvoiceNow. Les portails en ligne sont la voie de transmission préférée - idéalement basée sur la voie d'expédition internationale Pan-European Public Procurement OnLine (PEPPOL). Le réseau PEPPOL permet aux organisations affiliées d'échanger des documents commerciaux en toute sécurité et d'envoyer des factures électroniques aux entreprises et aux autorités. PEPPOL est comparable à une lettre recommandée avec accusé de réception ; selon les experts, il s'établira comme le mode d'envoi du futur et est désormais utilisé dans le monde entier, même au-delà des frontières de l'UE.  

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