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La facturación electrónica se convierte en la nueva norma

Quienes aún envíen facturas en formato PDF por correo electrónico pronto podrán decirles adiós: Porque el futuro pertenece a la facturación electrónica, y el formato PDF no forma parte de él.
Dina Haack, Grupo xSuite
11 de mayo de 2022
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Este texto ha sido traducido automáticamente del alemán al español.

En el entorno B2B, la facturación electrónica obligatoria ya existe en algunos países europeos. En Alemania se está debatiendo actualmente y, al menos en el sector B2G (Business-to-Government), ya es parcialmente obligatoria. Cabe suponer que el mundo empresarial seguirá ahora su ejemplo. Especialmente las empresas que mantienen relaciones comerciales internacionales difícilmente podrán evitar el tema.

¿Qué significa realmente facturación electrónica? Significa elegir un formato legible por máquina para las facturas, de modo que sea posible la automatización total por ambas partes (comprador o proveedor). El documento debe emitirse, transmitirse y recibirse en un formato de datos estructurado, y de tal forma que el destinatario pueda procesarlo automática y electrónicamente. A Facturas electrónicas en el sistema ERP y enviarlo a través de una de las posibles vías de transmisión, existen las correspondientes soluciones de software.

La facturación electrónica reduce el tiempo de procesamiento en el lado del destinatario entre un 50 y un 60 por ciento.

En el extremo receptor, a su vez, los sistemas informáticos aceptan las facturas electrónicas, las procesan y las integran en sus propios sistemas de pedidos, contabilidad y tramitación. Las empresas que han instalado un sistema electrónico y automatizado de tramitación de facturas de este tipo afirman que los plazos de tramitación son entre un 50 y un 60 por ciento más cortos. Además, se observa un aumento significativo de la transparencia (ventaja en los estados financieros mensuales y anuales) y una mejor utilización de los descuentos por pronto pago. Como fabricante de software especializado en la tramitación de facturas, el Grupo xSuite a sus clientes, especialmente en el ámbito de la facturación electrónica. Su solución "Interface E-Invoice" recoge las facturas XML entrantes de cualquier formato, lee su contenido y transfiere automáticamente la información relevante a los campos correspondientes en SAP. Los flujos de trabajo digitales, desarrollados por el Grupo xSuite, se encargan del posterior procesamiento de la factura.

Bases para la transformación digital

En el pasado, se requería mucho trabajo manual a lo largo de la cadena de procesamiento de facturas. Ahora, cuando las soluciones de flujo de trabajo digital se hacen cargo de tareas tediosas y propensas a errores, las empresas se benefician más allá de los límites de su departamento de contabilidad. El procesamiento automatizado de facturas es, por tanto, el siguiente paso para que las empresas aprovechen plenamente su potencial de digitalización y automatización. Es la base de la transformación digital, que no funciona sin digitalización.

El trabajo distribuido, tal y como se ha hecho necesario en los dos últimos años, sólo funciona tan bien como en las operaciones presenciales si los documentos comerciales se crean, envían y archivan digitalmente en lugar de en papel. El ejemplo de las facturas lo muestra con especial claridad, ya que son un tipo de documento muy común en las empresas. Cuanto mayor sea el nivel de facturación electrónica, mejor será para la digitalización y, por tanto, para la transformación digital.

Otro factor que impulsa la introducción de procedimientos de facturación electrónica es la necesidad de cumplir los requisitos reglamentarios y legales, cada vez más nuevos. Actualmente existen en todo el mundo programas de impuestos sobre las ventas o sobre bienes y servicios. Este tipo de impuesto se ha convertido rápidamente en el impuesto sobre transacciones más importante del mundo. Al mismo tiempo, sin embargo, es también una fuente de fraude fiscal. Esto se debe a que las empresas que no declaran correctamente su volumen total de transacciones evitan pagar (parte de sus) impuestos, lo que en última instancia conduce a una creciente brecha en el impuesto sobre las ventas.

La factura electrónica obligatoria, que actualmente es objeto de acalorados debates como parte de un sistema de información digital en Alemania, puede contrarrestar esta situación.

Formato y vías de transmisión

XML se ha convertido en el formato estándar mundial para las facturas electrónicas, incluidos XRechnung, ZUGFeRD, PEPPOL BIS Billing 3.0, Factur-X e InvoiceNow. Los portales en línea son el canal de transmisión preferido, idealmente basado en la contratación pública paneuropea internacional en línea (PEPPOL). A través de la red PEPPOL, las organizaciones conectadas pueden intercambiar documentos comerciales de forma segura y enviar facturas electrónicas a empresas y autoridades. PEPPOL es comparable al correo certificado con acuse de recibo; según los expertos, se establecerá como el canal de envío del futuro y ya se utiliza en todo el mundo más allá de las fronteras de la UE.  

Más información sobre facturación electrónica en aquí

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Dina Haack, Grupo xSuite

Dina Haack lleva más de diez años en el sector del software B2B. Es responsable de marketing en el Grupo xSuite, con sede en Ahrensburg y activo en todo el mundo. Temáticamente, se centra en los procesos empresariales integrados en SAP y en la facturación electrónica orientada al futuro. Hace tiempo que encontró su camino en la nube. Desde febrero de 2022, Dina Haack preside el grupo de trabajo Bitkom Digital Office Services & Cloud.


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