Numérisation dans l'industrie et le commerce : Préparation et complexité des projets de transformation numérique

Le progrès technique et les évolutions mondiales obligent les entreprises à adapter constamment leurs systèmes informatiques. Les expériences et les messages de la communauté SAP prouvent que ces projets sont généralement plus complexes et prennent plus de temps que prévu. L'évolution de l'informatique et la pression de l'adaptation à l'économie mettent les clients existants de SAP sous pression. Les entreprises citent le plus souvent les adaptations organisationnelles - et donc les restructurations - comme raison d'une transformation informatique, voir également l'encadré d'information Sonepar.

Andreas Moeller, SVP IT Sonepar Central & Nordic Europe, explique au début de l'entretien avec le magazine E3 : "Le processus de transformation de Sonepar a été lancé afin d'harmoniser et de standardiser un environnement informatique très fragmenté et inefficace. Notre environnement basé sur le mainframe était obsolète et n'offrait pas une évolutivité suffisante. Avec SAP S/4 Hana, nous avons mis en œuvre une solution ERP à l'épreuve du temps".

Le lancement officiel du processus de transformation de Sonepar en Allemagne a eu lieu avec l'introduction de S/4 Hana à la mi-2021. S/4 avait déjà été choisi auparavant comme solution centrale pour le nouvel environnement unifié et moderne des processus et des systèmes de Sonepar. Andreas Moeller décrit le processus de la manière suivante : "Le déploiement a commencé par une première transformation d'une petite société, puis s'est progressivement étendu à d'autres régions. D'ici 2024, plusieurs sociétés régionales auront déjà été converties avec succès à SAP S/4 Hana".

Une étude récente menée cette année par deux partenaires SAP indique qu'environ un tiers des utilisateurs informatiques ont lancé des processus de transformation pour se réorganiser. La gestion stratégique des projets de transformation devient de plus en plus pertinente. "Oui, lors de l'introduction de SAP S/4 Hana chez Sonepar, nous avons utilisé le processus de transformation pour nous réorganiser également sur le plan organisationnel", confirme Andreas Moeller. "Outre la modernisation de nos systèmes informatiques, nous avons examiné, optimisé et partiellement adapté nos processus commerciaux afin de travailler plus efficacement. Ainsi, nous sommes aujourd'hui mieux à même de répondre aux nouvelles possibilités technologiques et à l'évolution des exigences commerciales". L'introduction de S/4 chez Sonepar n'a donc pas seulement été un projet informatique, mais aussi un moteur d'améliorations et d'adaptations organisationnelles.

Transformation et communication

L'un des principaux résultats d'une étude sur la transformation informatique menée cette année est que les entreprises sous-estiment souvent les défis de leur conversion et de leur numérisation, et surtout l'organisation de la communication entre les services et les divisions de l'entreprise pendant le processus. Le manque de connaissances en matière de transformation dans les entreprises ainsi que la difficulté d'une analyse détaillée de l'environnement informatique et des données existantes sont également particulièrement frappants. Le manque de savoir-faire en matière de transformation au sein du personnel semble donc être un problème majeur. Comment Sonepar a-t-il pu motiver ses collaborateurs pour ce processus de transformation ?

"Dès le début, nous avons misé sur une stratégie de communication claire afin d'informer régulièrement sur les progrès et les objectifs de la transformation et de recueillir un feedback", explique Andreas Moeller avant de préciser : "Nous proposons des formations ciblées afin de garantir que les collaborateurs puissent utiliser efficacement les nouveaux systèmes. Nous impliquons activement nos collaborateurs par le biais d'ateliers et de mécanismes de feedback, ce qui permet la participation. Les cadres sont formés pour servir de modèles et guider les équipes dans le changement. Grâce à un suivi continu, nous adaptons la stratégie de manière flexible.
sur la base du retour d'information et de l'expérience".

En résumé : ces mesures contribuent à ce que la transformation chez Sonepar soit à la fois réussie sur le plan technologique et soutenue positivement par les collaborateurs. L'étude sur la transformation mentionnée montre que c'est surtout le manque de savoir-faire et la pénurie de personnel qualifié qui freinent la transformation des clients SAP existants. Or, une informatique innovante et performante est essentielle pour rester compétitif.

De nombreux clients SAP existants évaluent l'option d'engager des consultants externes à un stade précoce et de combler ainsi le déficit de compétences existant comme une mesure organisationnelle essentielle dans la mise en œuvre réussie de leur projet de transformation. Le SVP IT de Sonepar Central & Nordic Europe, Andreas Moeller, explique dans l'entretien E3 : "Nous avons d'abord demandé à BearingPoint d'aider nos départements à définir les exigences fonctionnelles et le périmètre global, en lien avec l'objectif d'utiliser largement le standard SAP et d'éviter les développements internes (coûteux)".

Conception de processus et plan directeur

Il en résulte chez Sonepar une liste de processus, Business Process Master List, et un Blueprint professionnel. "Comme nous l'avons déjà dit, nous nous sommes étroitement orientés vers les possibilités de la solution logicielle et les Leading Practices", explique Andreas Moeller pour définir son propre processus de transformation. "Après cette première phase, nous avons ensuite confié à BearingPoint la mise en œuvre globale à partir de fin 2022, BearingPoint étant également accompagné par d'autres partenaires spécialisés. En 2023, nous avons pu mettre en production avec succès notre première société régionale avec la nouvelle solution ; un calendrier très sportif et ambitieux. Il y a quelques semaines, notre plus grande société régionale a été mise en production avec succès".

Quels étaient donc les défis spécifiques pour Sonepar ? "Dans le secteur de la vente en gros de matériel électrique, dans lequel nous opérons en tant que Sonepar, il y a plusieurs défis spécifiques", explique Andreas Moeller. Les clients attendent une grande disponibilité, des délais de livraison rapides et fiables à 100 % et un excellent service, ce qui nécessite une gestion optimale des stocks et de la logistique. Le secteur évolue rapidement grâce à des techniques telles que l'IoT et l'automatisation, ce qui nécessite une innovation constante. Dans un contexte de concurrence intense, les coûts d'exploitation doivent toujours être minimisés et l'efficacité maximisée. De plus, il existe de nombreuses exigences réglementaires en matière de sécurité et d'environnement qui doivent être respectées en permanence.

La gestion d'une chaîne d'approvisionnement mondiale est complexe, avec des défis tels que les ruptures d'approvisionnement et les coûts de transport. "Enfin, la transformation numérique nécessite des investissements importants dans l'informatique et l'optimisation des processus afin de travailler plus efficacement et d'offrir de meilleurs services numériques. En relevant ces défis, Sonepar peut renforcer sa position de leader sur le marché et servir ses clients de manière optimale", explique Andreas Moeller pour décrire la situation actuelle.

"Notre large choix de produits et notre disponibilité rapide dans toute l'Allemagne font référence et sont très appréciés de nos clients", sait Andreas Moeller, précisant ainsi les défis à relever. "En mettant clairement l'accent sur un excellent service client et des solutions sur mesure, nous répondons de manière optimale aux besoins individuels de nos clients. Notre réseau mondial nous permet de maîtriser efficacement le commerce et la coopération internationaux. Grâce à notre longue expérience et à nos connaissances approfondies, nous offrons à nos clients des conseils compétents et des solutions spécialisées. Grâce à notre capacité d'innovation, nous sommes toujours en mesure d'avoir une longueur d'avance et d'établir les normes les plus élevées dans le secteur".

L'introduction de S/4 et d'autres systèmes modernes a permis à Sonepar d'améliorer encore son efficacité. Andreas Moeller décrit le concept de la conversion S/4 : "L'image globale de la conversion S/4 chez Sonepar comprend l'utilisation de S/4 Hana comme solution centrale de gestion des marchandises, y compris l'ensemble des processus financiers. Dans nos succursales, nous utilisons en outre l'Extended Warehouse Management (EWM). De plus, nous avons intégré une solution de commerce SAP pour soutenir notre boutique en ligne et utilisons Körber comme système de gestion des stocks externe. La Business Technology Platform (SAP BTP) est utilisée comme plate-forme technologique dans certains domaines. La mise en œuvre productive finale de S/4 Hana est prévue pour début 2025".

Legacy-IT vers S/4 Hana

L'un des principaux défis de Sonepar est la transformation d'un environnement Legacy individuel en un S/4 standardisé. "Nous avons élaboré des plans d'implémentation détaillés pour chaque région et avons procédé à une migration sécurisée des données et à l'intégration avec d'autres systèmes", explique Andreas Moeller. De bonnes données ont toujours été la base et le carburant des processus innovants. Les résultats de l'étude le confirment également et le montrent : Seules les entreprises qui harmonisent leurs données et les rendent disponibles de manière centralisée dans une qualité appropriée pourront continuer à l'avenir à exploiter de manière optimale les bienfaits des développements techniques.

Mais la réussite de la conversion S/4 ne s'arrête pas là, explique Andreas Moeller : "Des formations ciblées ont préparé nos collaborateurs aux nouveaux systèmes, tandis qu'un programme complet de gestion du changement a favorisé l'acceptation et le soutien. Après la mise en œuvre, nous avons surveillé en permanence les performances de SAP S/4 Hana et effectué des sprints de validation pour nous assurer que les nouveaux processus fonctionnaient sans problème et qu'ils étaient un succès à long terme. Grâce à cette approche structurée et au soutien de nos partenaires comme BearingPoint, nous avons pu gérer efficacement la transformation et tirer pleinement parti de SAP S/4 Hana".

Lors de la personnalisation de S/4, Sonepar a dû faire face à plusieurs défis. "D'un point de vue organisationnel, il a été difficile de faire en sorte que nos services utilisent les nouvelles possibilités offertes par la solution SAP plutôt que de simplement copier les anciens processus", explique Andreas Moeller en se basant sur sa pratique informatique. D'un point de vue technique, l'intégration de S/4 avec les systèmes non-SAP existants était complexe et nécessitait une planification et une migration des données minutieuses. "Du point de vue des licences, nous devions nous assurer que tous les composants SAP étaient correctement licenciés. Grâce à une étroite collaboration avec tous les partenaires qui nous ont aidés à définir et à mettre en œuvre les processus fonctionnels, nous avons pu relever ces défis avec succès", explique Andreas Moeller pour décrire la partie juridique de la conversion S/4.

Une conversion S/4 est plus qu'un simple changement de version technique : comment les processus de bout en bout ont-ils été conçus ? Dans quels domaines et pour quelles tâches a-t-on fait appel à BearingPoint ? Est-ce que Sonepar ou BearingPoint a utilisé des outils SAP comme Signavio, LeanIX et Cloud ALM ? Andreas Moeller répond dans l'interview E3 : "BearingPoint nous a fourni son modèle de processus, que nous avons adapté aux besoins spécifiques de Sonepar. Cette Business Process Master List (BPML) a constitué le cadre procédural du projet et a soutenu notre gestion de la portée. Grâce à des sprints de validation itératifs, nous avons pu tester et optimiser les nouveaux processus à un stade précoce. Pour cela, nous avons utilisé l'outil BPML ainsi que SAP Signavio pour représenter et gérer les processus".

Au début de la transformation, la familiarité avec les fonctions de S/4 était limitée, sait Andreas Moeller et explique en détail : "Certaines parties de notre entreprise avaient l'expérience de SAP, mais pour de nombreux départements, S/4 Hana était un terrain inconnu. Ce manque de connaissances représentait un défi. Pour y remédier, nous avons organisé des formations SAP spécifiques en étroite collaboration avec nos partenaires. Ces formations étaient intensives et axées sur la pratique, souvent directement en direct sur le système, afin de transmettre à nos collaborateurs les connaissances nécessaires. Malgré ces mesures, nous avons constaté que l'acquisition du savoir-faire nécessaire prenait plus de temps que prévu".

Chez Sonepar, la transformation a été orchestrée en tant que projet d'entreprise en étroite collaboration avec le secteur spécialisé. "C'est pourquoi nous avons ancré dans le projet nos propres responsables techniques pour les flux essentiels - Order to Cash, Purchase to Pay, etc. - qui se sont chargés aussi bien de la conception du contenu des nouveaux processus que de la communication de ceux-ci dans les secteurs. De plus, nous avons très tôt considéré les thèmes d'intégration inter-domaines et établi un comité de projet pour les décisions des domaines spécialisés, par exemple pour les questions concernant ce dont nous avons absolument besoin dans le périmètre du projet ou lorsqu'il y avait plusieurs alternatives pour une mise en œuvre", explique Andreas Moeller à propos du workflow.

Gestion de la portée et des risques

Un plan de projet clair avec des étapes définies et une gestion stricte du temps et de la portée a aidé Sonepar à maintenir le projet dans le cadre prévu et à éviter des retards importants. La gestion active des risques a été un autre aspect important. "Nous avons identifié, évalué et surveillé régulièrement les risques afin de pouvoir réagir aux changements et aux nouveaux risques", raconte Andreas Moeller lors d'un entretien avec E3. "La collaboration avec des partenaires expérimentés a offert un soutien précieux et a apporté les meilleures pratiques et un savoir-faire spécifique". Des tests complets, y compris des tests d'intégration et des tests d'acceptation par les utilisateurs (UAT), ont permis de s'assurer que tous les systèmes et processus de Sonepar fonctionnaient correctement et produisaient les résultats escomptés. Ces procédures ont contribué à réduire considérablement les risques liés à l'introduction de S/4 et à garantir le succès de la transformation. "Enfin, l'approche de l'introduction progressive, c'est-à-dire par régions, nous a également aidés à minimiser les risques pour l'ensemble de l'entreprise", explique Andreas Moeller pour décrire cette réussite.

"Le plus grand défi dans de tels projets reste la définition claire de l'état souhaité, c'est pourquoi il était très important pour nous, dans une approche semi-agile chez Sonepar, de valider le plus tôt possible les possibilités et en partie aussi les restrictions du standard logiciel SAP en collaboration avec le service spécialisé et de finaliser les nouveaux processus de manière itérative", résume Steffen Sattler, partenaire de BearingPoint, les conclusions. "En outre, dans des transformations aussi importantes et complexes, la règle est la suivante : gestion conséquente du temps et de la portée, un projet n'est généralement pas plus réussi s'il dure plus longtemps. En outre, je ne peux qu'être d'accord avec Andreas Moeller : Sans une gestion du changement précoce et cohérente, un tel projet ne peut pas réussir".

Sonepar en Allemagne

Andreas Moeller de Sonepar Deutschland Information Services définit la situation de départ : "Le groupe Sonepar est le leader mondial du commerce de gros de produits électriques et dispose de filiales dans 40 pays. Plus de 5000 collaborateurs et collaboratrices en Allemagne s'engagent quotidiennement sur 200 sites pour enthousiasmer les clients de l'artisanat, du commerce et de l'industrie de l'électricité avec nos prestations et pour les rendre plus performants avec des solutions individuelles.

Au début du processus de transformation informatique de Sonepar, la structure informatique et organisationnelle était hétérogène. En Allemagne, Sonepar exploitait un grand nombre de solutions développées en interne dans ses différentes sociétés régionales. Ces solutions avaient été développées en continu pendant des décennies, ce qui avait conduit à un environnement applicatif complexe et fragmenté. Une solution basée sur Kobol était certes déjà utilisée comme ERP, mais elle avait été entièrement développée individuellement pour répondre aux différents souhaits des différentes unités.

Le processus de transformation de Sonepar a été lancé afin d'harmoniser et de standardiser un environnement informatique très fragmenté et inefficace. Notre environnement basé sur le mainframe était obsolète et n'offrait pas une évolutivité suffisante. Avec SAP S/4 Hana, nous avons mis en œuvre une solution ERP à l'épreuve du temps, qui améliore notre efficacité et notre flexibilité et nous permet de réagir plus rapidement aux évolutions du marché. De plus, l'introduction d'une nouvelle boutique en ligne et d'une solution avancée de gestion des stocks renforce notre service orienté client et accroît notre compétitivité. Les technologies innovantes telles que l'apprentissage automatique et l'IoT favorisent notre transformation numérique et ouvrent de nouvelles opportunités commerciales".

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