Examen de la maintenance SAP par l'UE

Maintenance SAP coûteuse et peu flexible

La question des licences ERP SAP (sur site et dans le cloud) et de la maintenance associée est un chantier permanent et un défi pour de nombreux clients existants, notamment en raison de la pression exercée pour passer à des solutions S/4 d'ici 2033. Malgré un engagement contractuel, tout client SAP existant disposant de ses propres licences a la possibilité fondamentale de résilier la maintenance auprès de SAP et de confier cette tâche à un fournisseur tiers.

Il y a plus de dix ans, les analystes de Gartner recommandaient déjà à tous les clients SAP de conserver leurs licences ERP, quelle que soit leur stratégie ERP future.

La raison principale d'une telle décision stratégique est souvent la recherche d'alternatives à la maintenance officielle de SAP, car les clients critiquent parfois les lacunes dans la qualité du service et un rapport qualité-prix insuffisant dans les modèles de maintenance.

Maintenance SAP versus droit d'utilisation SAP

Alors que la résiliation du contrat de maintenance libère le client SAP existant de la part des frais de maintenance annuels, le droit d'utilisation du logiciel sous-jacent, comme ECC 6.0 ou la base de données S/4 Runtime, ne s'éteint pas pour autant. Les frais de maintenance annuels, qui représentent historiquement jusqu'à 22% du prix catalogue, ont constitué pendant des années une source de revenus fiable et prévisible pour SAP.

Le marché de la maintenance SAP par des tiers offre aux entreprises une option financièrement très intéressante, en particulier pour les utilisateurs qui mettent stratégiquement fin à leurs activités SAP ou qui exploitent des produits logiciels SAP très anciens. Ces fournisseurs de maintenance tiers se sont spécialisés dans le support des produits logiciels SAP et disposent souvent d'un savoir-faire approfondi leur permettant d'offrir un support pour des périodes de 15 ans ou plus après la fin du support SAP.

Chez ces tiers, les clients ont généralement accès à un portail web et à une hotline accessible en permanence, certains fournisseurs proposant des accords de niveau de service (SLA) plus stricts et même un remplacement de SolMan (SAP Solution Manager). Il n'est pas rare que ces fournisseurs tiers couplent également leur assistance avec des services gérés complets, dans le cadre desquels ils prennent en charge l'exploitation complète des systèmes SAP.

Double mixte sans SAP

La procédure de concurrence de l'UE a également été lancée parce que SAP exclut la maintenance mixte d'un système ERP. Il n'est donc pas possible pour les clients SAP existants de faire entretenir les parties FI, AM et CO classiques du logiciel ERP par une entreprise tierce et de faire assurer par SAP lui-même la maintenance de l'IBP (Integrated Business Planning), le successeur en nuage de l'APO (Advanced Planning and Optimizing) sur site.

Parallèlement, de nombreuses entreprises tierces agissent également en complément de la maintenance SAP en proposant des services spécialisés tels que les services de gestion des applications (AMS) et l'hébergement (services gérés). Ces partenaires aident à combler l'écart entre le support SAP standardisé - tel qu'il est inclus dans l'offre Rise, qui se limite souvent à l'exploitation de base SAP et au support technique de la plate-forme SAP - et les besoins individuels des clients.

Le thème de Rise a également été discuté lors de la réunion d'information organisée par les analystes de PAC à la mi-octobre à Munich. Rise est un service SAP qui doit être massivement soutenu par l'utilisateur. Un système de tickets SAP doit à chaque fois être déclenché par le client existant. Il n'y a pas d'action proactive de la part de SAP, ce qui laisse la plus grande partie de la responsabilité à l'utilisateur qui, à son tour, a besoin des connaissances nécessaires pour l'exploitation ERP.

Les fournisseurs de services gérés (MSP) proposent souvent des services d'accompagnement plus étendus que le support SAP standard. Par exemple, les services proposés par les consultants externes et les intégrateurs de systèmes comprennent le soutien à l'implémentation, le conseil, la formation et le développement SAP.

L'UE critique l'absence de gel partiel des licences SAP

Outre le changement de fournisseur de maintenance, la mise hors service partielle des licences SAP recèle un important potentiel d'optimisation des coûts - c'est aussi l'avis de l'autorité européenne de la concurrence ! Les clients SAP existants disposent d'une procédure définie pour renoncer aux droits d'utilisation des licences ERP dont ils n'ont plus besoin, ce que l'on appelle un gel partiel inconditionnel. Cette option peut être pertinente, par exemple, lorsque des parties de l'entreprise sont scindées et qu'il reste des licences pour des processus qui ne sont plus utilisés.

Toutefois, selon SAP, une telle fermeture partielle inconditionnelle entraîne une réévaluation de toutes les remises dans les contrats liés aux familles de produits à fermer, ce qui fait que les entreprises abandonnent des droits d'utilisation sans obtenir de valeur ajoutée directe. Sur ce point, la procédure de concurrence de l'UE devrait également apporter des éclaircissements dans l'intérêt des utilisateurs, mais SAP s'y opposera farouchement.

SAP est prêt à discuter, mais seulement un peu

Comme alternative à l'abandon complet des droits d'utilisation, SAP propose aux clients existants des programmes dits d'extension, qui permettent le retrait partiel des licences on-prem non utilisées, afin de les faire valoir sur de nouvelles licences on-prem ou sur des services cloud.

Pour pouvoir participer au Cloud Extension Program, l'utilisateur SAP doit notamment présenter un rapport d'audit récent, datant de moins de douze mois, afin de prouver que les licences prises en compte ne sont effectivement plus nécessaires. SAP se réserve le droit d'effectuer des audits de licences supplémentaires après le retrait partiel afin de vérifier le respect du retrait.

Lors de l'imputation dans le cadre de ces programmes, les licences qui présentent le montant de maintenance le plus faible par licence sont mises hors service en premier. Dans ce contexte, il est également important que les frais de maintenance payés à l'avance ne soient pas remboursés pour les licences retirées. Les experts ne s'attendent pas à une fin rapide de la procédure de concurrence de l'UE !

La possibilité de déclasser les licences inutiles, combinée à l'option de compléter ou de remplacer le support par des sociétés tierces spécialisées, pourrait redonner aux clients existants de SAP un certain degré de capacité d'action stratégique pour relever les défis complexes en matière de licences et de maintenance dans le paysage ERP actuel. En fin de compte, l'objectif de la procédure de concurrence de l'UE sera d'assurer aux clients existants de SAP un plus grand degré de liberté dans la maintenance de leurs systèmes ERP.

Mais en fin de compte, la discussion sur les coûts de maintenance, la maintenance et les frais d'entretien est un débat juridique - plus d'informations à ce sujet par l'avocate Dr. Jana Jentzsch dans un commentaire exclusif dans le magazine E3 de novembre à la page 12 et sur ce site web. La procédure de l'UE est importante car SAP risque de devoir payer des pénalités de plusieurs milliards d'euros et, d'autre part, les clients existants de SAP vont peut-être économiser des millions d'euros en frais de maintenance.