E-Invoicing macht den Unterschied

Durch die Einführung einer Lösung der xSuite Group für automatisierte, SAP-
integrierte Rechnungsbearbeitung ist der Erfolg gelungen: Schnellere Durchlaufzeiten und damit höhere Skontoerträge, eine Liquiditätsverbesserung sowie die Einsparung von Ressourcen sind das Resultat. Der Klinikverbund hat außerdem eine revisionssichere Archivierung eingeführt.

Die Asklepios Kliniken betreiben ein medizinisches Cluster mit rund 160 Gesundheitseinrichtungen in 14 Bundesländern und mehr als 2,5 Millionen behandelten Patienten pro Jahr. Die im Jahr 2020 übernommenen Rhön Kliniken behandeln an fünf Standorten zudem mehr als 850.000 Patienten jährlich. Asklepios zählt mit 66.000 Beschäftigten zu den führenden Krankenhausbetreibern in Deutschland und deckt die gesamte Versorgungsbandbreite ab.

Jede Einrichtung, jedes Cluster hatte bislang eine eigene Buchhaltung. Dort frei werdende Stellen wieder adäquat zu besetzen war nicht immer einfach. Um dem Fachkräftemangel frühzeitig gegenzusteuern, wurde 2016 ein zentrales Finan­cial Shared Service Center eingerichtet. So ließ sich die Kreditorenbuchhaltung zen­tralisieren und standardisieren.

Konsequentes Monitoring drohender Skontoverluste

Die Fachkräfte im Shared Service Center arbeiten seit geraumer Zeit mit der Lösung für die automatisierte Rechnungsbearbeitung von xSuite, die in das SAP-System von Asklepios integriert ist. Hafid Rifi, Chief Financial Officer der Asklepios Kliniken: „Wir haben damit ein Werkzeug zur Erhöhung unserer Skontorealisierungsquote eingeführt, können Durchlaufzeiten exakt messen und profitieren von höherer Transparenz und Prüfungssicherheit über den gesamten Prozess der Rechnungsbearbeitung."

Durch den Wegfall manueller Tätigkeiten verringert sich die Fehlerquote, Abläufe in Finanzwesen und Einkauf (Purchase-to-Pay-Prozess) sind effizienter und sicherer. Und die Zahl automatisch verbuchter Belege (Dunkelver­buchungsquote), die bislang bei null lag, konnten die Asklepios Kliniken seit Einführung der Lösung stetig steigern. Die Kon­trolle verschiedener KPIs erlaubt es, die mit Einführung der Lösung avisierten Ziele engmaschig zu überwachen. Zum Beispiel wird registriert, wie lange ein Beleg liegt, bis er vorerfasst ist, wie lange er beim finanziellen Freigeber verbleibt oder wie viele Rechnungen insgesamt im Vorrat sind.

Rechnungsworkflow in Zeiten von Homeoffice

Im Vergleich zu 2014 (77 Prozent) kann der Klinikverbund heute 99 Prozent eingeräumter Skonti realisieren. Steigend ist auch der Anteil an E-Mail-Rechnungen: Nach 19 Prozent im Jahr 2017 (jährliches Belegvolumen: 281.000) ist man 2020 bereits bei 54 Prozent (294.000) angelangt. Die Dunkelverbuchungsquote beträgt mittlerweile 71 Prozent. „Durch die Dunkelbuchung können wir effizienter arbeiten, als wir es je zuvor getan haben“, sagt Hafid Rifi.

Effizienzsteigerung ist für den CFO ein wichtiges Thema. Sie resultiert bei den Asklepios Kliniken unter anderem daraus, dass sich durch Einsatz der Rechnungs­bearbeitungslösung jederzeit nachvollziehen lässt, was tatsächlich an Zahlungsströmen zirkuliert und wann welche Ausgaben getätigt werden. Insbesondere in Zeiten eines durchgehenden Homeoffice-Betriebs zeigte sich der besondere Nutzen einer standortunabhängigen Verarbeitung von Rechnungen.

S/4 Greenfield und xSuite

Vor Kurzem haben die Asklepios Kliniken ihr SAP-System auf die neue Produktgeneration S/4 Hana im Greenfield-Ansatz migriert. Da die xSuite-Rechnungsbearbeitung voll integriert in S/4 ist, konnte sie nahtlos weitergeführt werden. „E-Invoicing macht einen Unterschied“, ist Hafid Rifi überzeugt.

Wie schnell Informationen aus Rechnungen abgefragt und Rechnungen bezahlt werden können, stellt für den CFO einen bedeutenden Wettbewerbsvorteil dar. „Die Arbeit mit einem automatisierten, digitalen Rechnungsworkflow wie von xSuite kann im Rechnungswesen einen entscheidenden Schritt nach vorn bedeuten.“ (pmf)