La facturation électronique fait la différence

Grâce à l'introduction d'une solution du groupe xSuite pour la gestion automatisée, SAP
traitement intégré des factures, le succès est au rendez-vous : Des temps de traitement plus rapides et donc des escomptes plus élevés, une amélioration des liquidités ainsi qu'une économie de ressources en sont le résultat. Le groupe hospitalier a également mis en place un archivage conforme aux normes de révision.

Les cliniques Asklepios gèrent un cluster médical comprenant environ 160 établissements de santé dans 14 Länder et plus de 2,5 millions de patients traités par an. Les cliniques Rhön, rachetées en 2020, traitent en outre plus de 850.000 patients par an sur cinq sites. Avec 66.000 employés, Asklepios compte parmi les principaux exploitants d'hôpitaux en Allemagne et couvre toute la gamme de soins.

Chaque institution, chaque cluster avait jusqu'à présent sa propre comptabilité. Il n'a pas toujours été facile de pourvoir de manière adéquate les postes devenus vacants. Pour remédier à temps à la pénurie de personnel qualifié, un centre de services partagés financiers central a été créé en 2016. Cela a permis de centraliser et de standardiser la comptabilité fournisseurs.

Suivi systématique des menaces de perte d'escompte

Les professionnels du centre de services partagés utilisent depuis longtemps la solution de traitement automatisé des factures de xSuite, qui est intégrée au système SAP d'Asklepios. Hafid Rifi, directeur financier des cliniques Asklepios : "Nous avons ainsi mis en place un outil qui nous permet d'augmenter notre taux de réalisation des escomptes, de mesurer avec précision les temps de traitement et de bénéficier d'une plus grande transparence et d'une plus grande sécurité d'audit tout au long du processus de traitement des factures."

La suppression des tâches manuelles réduit le taux d'erreur, les processus financiers et d'achat (processus purchase-to-pay) sont plus efficaces et plus sûrs. Et le nombre de documents comptabilisés automatiquement (taux de comptabilisation dans le noir), qui était jusqu'à présent de zéro, a pu être augmenté de manière constante depuis l'introduction de la solution. Le contrôle de différents indicateurs clés de performance (KPI) permet de surveiller de près les objectifs fixés lors de l'introduction de la solution. Par exemple, on enregistre combien de temps un document reste en attente avant d'être préenregistré, combien de temps il reste chez le libérateur financier ou combien de factures sont en réserve au total.

Le workflow de facturation à l'heure du télétravail

Par rapport à 2014 (77 %), le groupe hospitalier peut aujourd'hui réaliser 99 % des escomptes accordés. La part des factures par e-mail est également en hausse : Après 19 pour cent en 2017 (volume annuel de justificatifs : 281.000), on en est déjà à 54 pour cent (294.000) en 2020. Le taux de comptabilisation dans le noir s'élève désormais à 71 pour cent. "L'obscurité nous permet de travailler plus efficacement que jamais auparavant", dit Hafid Rifi.

L'augmentation de l'efficacité est un thème important pour le CFO. Dans les cliniques Asklepios, elle résulte notamment du fait que l'utilisation de la solution de traitement des factures permet de savoir à tout moment quels sont les flux de paiement qui circulent réellement et quelles dépenses sont effectuées à quel moment. L'utilité particulière d'un traitement des factures indépendant du lieu de travail s'est avérée particulièrement utile à l'époque où les employés travaillaient en permanence à domicile.

S/4 Greenfield et xSuite

Récemment, les cliniques Asklepios ont migré leur système SAP vers la nouvelle génération de produits S/4 Hana dans une approche Greenfield. Comme le traitement des factures xSuite est entièrement intégré dans S/4, il a pu être maintenu de manière transparente. "La facturation électronique fait la différence"Hafid Rifi en est convaincu.

La rapidité avec laquelle les informations contenues dans les factures peuvent être consultées et les factures payées représente un avantage concurrentiel important pour le directeur financier. "Travailler avec un workflow de facturation numérique automatisé comme celui de xSuite peut représenter un pas en avant décisif dans le domaine de la comptabilité." (pmf)