Du système d'enregistrement au système de compréhension

Il existe de nombreux ECM, mais quels sont les critères les plus importants pour un client SAP existant en combinaison avec SAP Suite 7 ou S/4 et votre produit ECM Doxis4 ?

Stefan Zeitzen ; SER : Comme vous le dites, l'accent est mis sur le mot "combinaison" de l'ECM et de SAP. La fonctionnalité de gestion des documents dans SAP n'est que rudimentaire - un ECM est ici un complément tout à fait nécessaire, mais qui apporte en outre de nombreuses valeurs ajoutées supplémentaires, de la conformité à la convivialité.

L'ECM permet à l'utilisateur SAP classique d'avoir une vue globale de l'opération commerciale. En effet, il ne s'agit pas seulement des données de transaction de SAP, mais aussi des documents qui accompagnent un ordre, une livraison ou une commande. Ces documents ne se trouvent généralement pas dans SAP, mais dans des boîtes aux lettres électroniques, des répertoires de fichiers, dans le CRM ou même sous forme papier.

Créer un point d'entrée central qui, en tant que source unique de vérité, donne accès à toutes les informations nécessaires et aide en outre à automatiser les processus et à les rendre sûrs pour les audits, est définitivement un critère important pour les clients SAP qui optent pour un ECM. La combinaison de SAP ERP et de Doxis4 est judicieuse, comme le montrent les statistiques de nos clients : plus de 70% des clients SER ont intégré Doxis4 et SAP.

La mise en œuvre est-elle différente pour Suite 7 avec AnyDB et S/4 sur la base de la plateforme Hana ?

Zeitzen : En principe, oui, mais : notre solution ECM, par exemple, a sa propre infrastructure et est technologiquement indépendante de la plate-forme SAP. La base de données qui se trouve derrière ne joue donc aucun rôle. Si nous comparons la Business Suite 7 avec S/4 et la SAP Cloud Platform, il y a toutefois des différences au niveau de l'implémentation. Avec S/4, nous avons une interface utilisateur moderne avec de nouvelles technologies.

Cela nécessite un nouveau type d'intégration qui, dans notre cas, est pris en charge par Doxis4 SmartBridge for SAP et fournit, par exemple, une liste d'immobilisations transversale pour les applications Fiori, qui n'existe plus sous cette forme dans Fiori. Un avantage supplémentaire est le suivant : les solutions telles que le traitement des factures fonctionnent dans les deux mondes et peuvent en principe migrer sans problème - les entreprises qui archivent des documents et des données de SAP et qui épurent ainsi leurs systèmes SAP existants peuvent également s'en servir pour passer de R/3 à S/4.

SER et SAP : Quelles sont, selon vous, les caractéristiques distinctives de SER ?

Zeitzen, c'est le cas de le dire : Notre expertise SAP est une caractéristique unique ! SER est un partenaire SAP certifié depuis plus de 30 ans et développe, sur la base de cette longue expérience des produits et de l'expertise des interfaces, de nombreuses solutions pour des processus commerciaux numériques de bout en bout, qui sont utilisées par les PME et les grands groupes.

Les connecteurs et modules complémentaires certifiés de Doxis4 pour SAP assurent des processus intelligemment automatisés dans toute l'entreprise et simplifient et accélèrent le travail des utilisateurs - SAP et non SAP - en créant une vue à 360 degrés du contexte commercial correspondant.

Même les départements qui n'ont pas accès à SAP doivent avoir une vue d'ensemble des processus commerciaux et des informations qui y sont liées, tout comme les utilisateurs SAP doivent avoir accès aux documents en dehors de SAP. Doxis4 fait le lien entre les deux, en reliant les informations nécessaires provenant de SAP, CRM, e-mails, systèmes de fichiers, etc. et en créant une vue globale du processus.

Est-ce que chaque client SAP existant a besoin d'un système ECM ou est-ce que les moyens de SAP Bord le permettent également ?

Zeitzen : Les documents ne sont pas la spécialité de SAP. Mais les processus commerciaux ne sont pas uniquement constitués de données. Ils sont dominés par les documents, chaque collaborateur peut en témoigner. Ce n'est pas nouveau que SAP a des problèmes dans ce domaine. Mais à l'époque de Corona, cette lacune est encore plus frappante.

Trouver les documents SAP qui correspondent à un processus est déjà un défi en soi, sans parler des documents non-SAP. Un système ECM change cela en un clin d'œil et apporte en outre de nombreuses fonctionnalités standard qui devraient d'abord être implémentées à grands frais dans SAP et qui, par exemple, se trouvent à nouveau sur le chemin lors d'un changement de technologie SAP ou doivent être laborieusement redéveloppées. De notre point de vue, il ne s'agit pas ici de choisir entre SAP et ECM.

Quel est maintenant le système leader ?

Zeitzen : La question du système leader ne se pose pas en ces termes, c'est le cas d'application qui en décide. Parfois, c'est SAP qui est en tête, parfois c'est le système ECM. Ce qui est important, c'est que les utilisateurs aient une vue à 360 degrés sur les informations et que les processus commerciaux soient soutenus de bout en bout. Notre client DEVK Versicherungen en est un bon exemple.

Elle utilise d'une part SAP Claims Management pour les règlements et archive les documents qui en résultent avec Doxis4. D'autre part, partout où les documents sont au centre de l'attention, l'ECM est le système leader. DEVK numérise et gère ainsi tous les documents entrants dès la réception du courrier, répartit les tâches dans toute l'Allemagne et traite par exemple les nouvelles demandes et les contrats.

Le temps consacré à la distribution du courrier a diminué de 75% et il est possible de répondre aux demandes des clients le jour même. Un tel rythme est inimaginable avec le seul SAP.

Où faut-il placer un ECM ? Dans le cloud ou sur site ?

Zeitzen : Les deux ont leurs avantages. Nous nous adaptons entièrement aux souhaits et à la stratégie informatique de nos clients. On-premises vise une utilisation locale sécurisée des données et une personnalisation maximale de l'ECM. Si les services spécialisés ont leur application dans le cloud, l'ECM dans le cloud a naturellement plus de sens.

Avec SaaS, l'accès est possible partout et à tout moment. Une solution élégante est un modèle hybride, dans lequel les informations particulièrement sensibles restent locales et d'autres sont disponibles globalement dans le cloud. Doxis4 offre la flexibilité nécessaire pour toutes les variantes, car un seul et même logiciel est utilisé.

Les tendances telles que l'IA et la RPA ont-elles une influence sur le développement de l'ECM ?

Les temps : L'ECM évolue du System of Record au System of Understanding. Alors que dans le passé, l'accent était mis sur la conservation des informations, il est désormais beaucoup plus question du contenu de ces documents et des connaissances qui peuvent en être tirées de manière automatisée. La gestion intelligente de l'information porte déjà un aspect décisif dans son nom : l'intelligence !

Grâce à des procédés d'IA tels que l'analyse de contenu et l'extraction intelligente d'informations, nous pouvons tirer des enseignements des nouveaux documents et de l'ensemble des documents et, sur cette base, automatiser encore davantage les processus, améliorer sensiblement l'expérience client, détecter les risques et décharger les utilisateurs des tâches de routine, par exemple.

Les services cognitifs nécessaires à cet effet sont profondément intégrés dans Doxis4. En outre, nous pouvons, selon les besoins, ajouter d'autres services, par exemple de Microsoft, Amazon et Google, pour enrichir les solutions.

Merci pour cette conversation.