Del sistema de registro al sistema de comprensión

ECM hay muchos, pero ¿cuáles son los criterios más importantes para un cliente SAP existente en combinación con SAP Suite 7 o S/4 y su producto ECM Doxis4?

Stefan Zeitzen; SER: Como usted dice, el énfasis está en la palabra "combinación" de ECM y SAP. La funcionalidad de gestión de documentos en SAP es sólo rudimentaria - un ECM es un complemento necesario aquí, que también aporta muchos valores añadidos adicionales, desde el cumplimiento hasta la usabilidad.

Con ECM, el usuario clásico de SAP puede obtener una visión completa del proceso empresarial. Esto incluye no sólo los datos de transacciones de SAP, sino también los documentos asociados a un pedido, una entrega o una orden de compra. Estos documentos no suelen estar en SAP, sino en buzones de correo electrónico, directorios de archivos, en CRM o incluso en papel.

La creación de un punto de entrada central que proporcione acceso a toda la información necesaria como única fuente de verdad y que además ayude a automatizar los procesos y a hacerlos a prueba de auditorías es sin duda un criterio importante por el que los clientes de SAP se deciden por un ECM. Un vistazo a las estadísticas de nuestros clientes también muestra que la combinación de SAP ERP y Doxis4 tiene sentido: más del 70 por ciento de los clientes de SER han integrado Doxis4 y SAP.

¿Difiere la implementación con respecto a Suite 7 con AnyDB y S/4 basado en la plataforma Hana?

Zeitzen: En principio, sí, pero nuestra solución ECM, por ejemplo, tiene su propia infraestructura y es tecnológicamente independiente de la plataforma SAP. Así que no importa qué base de datos esté detrás. Si comparamos Business Suite 7 con S/4 y SAP Cloud Platform, sin embargo, hay diferencias en la implementación. Con S/4 llega una moderna interfaz de usuario con nuevas tecnologías.

Esto requiere un nuevo tipo de integración, de la que en nuestro caso se encarga Doxis4 SmartBridge para SAP y que proporciona, por ejemplo, una amplia lista de activos para las aplicaciones de Fiori, que ya no existe en Fiori. Una ventaja adicional es que soluciones como el procesamiento de facturas funcionan en ambos mundos y, en principio, pueden migrar sin problemas; esto también puede ayudar a las empresas que archivan documentos y datos de SAP y, de este modo, racionalizan sus sistemas SAP existentes al cambiar de R/3 a S/4.

SER y SAP: ¿Cuáles cree que son los puntos fuertes de SER?

Zeitzen: Nuestra experiencia en SAP es un argumento de venta único. SER es socio certificado de SAP desde hace más de 30 años y desarrolla numerosas soluciones para procesos empresariales digitales integrales que se utilizan en medianas empresas y grupos empresariales sobre la base de esta dilatada experiencia en productos e interfaces.

Los conectores y complementos certificados de Doxis4 para SAP garantizan procesos automatizados de forma inteligente en toda la empresa y simplifican y aceleran el trabajo de los usuarios -tanto de SAP como ajenos a SAP- mediante la creación de una visión de 360 grados del respectivo contexto empresarial.

Los departamentos sin acceso a SAP también necesitan tener una visión global de los procesos empresariales y de la información relacionada, del mismo modo que los usuarios de SAP necesitan acceder a documentos fuera de SAP. El puente entre ambos lo tiende Doxis4, que enlaza la información necesaria de SAP, CRM, correos electrónicos, sistemas de archivos, etc. y crea una visión global del proceso.

¿Todos los clientes actuales de SAP necesitan un sistema ECM o también puede hacerse con herramientas SAP-Bord?

Zeitzen: Los documentos no son la especialidad de SAP. Pero los procesos empresariales no sólo consisten en datos. Están dominados por documentos, y todos los empleados pueden decirle un par de cosas al respecto. El hecho de que SAP tenga un problema aquí no es nuevo. En tiempos de Corona, sin embargo, la brecha es aún más llamativa.

Encontrar los documentos SAP adecuados para un proceso es un reto en sí mismo, por no hablar de los documentos que no son SAP. Un sistema ECM cambia esto en un abrir y cerrar de ojos y, además, proporciona muchas funciones estándar que primero tendrían que implementarse en SAP con un gran coste y que, por ejemplo, se interponen en el camino de un cambio tecnológico de SAP o tienen que volver a desarrollarse laboriosamente. Desde nuestro punto de vista, no se trata de elegir entre SAP o ECM: no compiten entre sí, sino que son soluciones complementarias.

¿Cuál es el sistema líder?

Zeitzen: La cuestión del sistema líder no se plantea de este modo; eso lo decide la aplicación respectiva. A veces SAP es el sistema líder, a veces el sistema ECM. Lo importante es que los usuarios obtengan una visión de 360 grados de la información y que los procesos empresariales sean compatibles en todo momento. Un buen ejemplo de ello es nuestro cliente DEVK Versicherungen.

Por un lado, utiliza SAP Claims Management para las liquidaciones y archiva los documentos resultantes con Doxis4. Por otro lado, ECM es el sistema líder allí donde los documentos son el centro de atención. DEVK lo utiliza para digitalizar y controlar todos los documentos entrantes desde el momento en que llegan al correo, para distribuir tareas por toda Alemania y para procesar nuevas solicitudes y contratos, por ejemplo.

El esfuerzo necesario para la distribución del correo se ha reducido en un 75%, y es posible responder a las preocupaciones de los clientes en el mismo día. Semejante velocidad es inimaginable sólo con SAP.

¿Dónde debe ubicarse un ECM? ¿En la nube o in situ?

Zeitzen: Ambas tienen sus ventajas. Nos guiamos totalmente por los deseos y las estrategias informáticas de nuestros clientes. On-premises tiene como objetivo el uso local seguro de los datos y la mayor individualización posible del ECM. Si los departamentos tienen su aplicación en la nube, el ECM en la nube tiene naturalmente más sentido.

Con SaaS, el acceso está disponible en cualquier momento y lugar. Una solución elegante es un modelo híbrido en el que la información especialmente sensible permanece local y el resto de la información está disponible globalmente en la nube. Doxis4 ofrece la flexibilidad necesaria para todas las variantes porque se utiliza un mismo software.

¿Tienen tendencias como la IA y la RPA un impacto en el desarrollo de ECM?

Zeitzen: ECM está evolucionando de un sistema de registro a un sistema de comprensión. Mientras que antes se centraba principalmente en el almacenamiento de información, ahora se trata mucho más del contenido de estos documentos y de los conocimientos que se pueden obtener de ellos de forma automática. La gestión inteligente de la información tiene un aspecto decisivo ya en su nombre: ¡la inteligencia!

Con métodos de IA como el análisis de contenidos y la extracción inteligente de información, podemos aprovechar la información de los nuevos documentos y del inventario de documentos y, a partir de ahí, automatizar aún más los procesos, por ejemplo, mejorar notablemente la experiencia del cliente, descubrir riesgos y liberar a los usuarios de tareas rutinarias.

Los servicios cognitivos necesarios están profundamente integrados en Doxis4, y también podemos añadir otros servicios, por ejemplo de Microsoft, Amazon y Google, según sea necesario para enriquecer las soluciones.

Gracias por la entrevista.