Achats numériques sans pièges de coûts

Cette différence est particulièrement importante dans les environnements d'approvisionnement basés sur SAP. L'ERP SAP fait ici office de système d'enregistrement : les données de base, les transactions, les autorisations et les règles commerciales sont gérées de manière centralisée et doivent être réutilisées de manière cohérente dans les processus d'approvisionnement. Si les coûts d'intégration réels ne sont pas pris en compte à un stade précoce lors du choix de la solution, la complexité se déplace vers la couche d'intégration - avec des conséquences directes sur la durée des projets, la stabilité des processus et le coût total de possession (TCO).

Frais cachés

La mise en œuvre est l'un des postes de coûts les plus visibles et les plus variables à la fois. Certains projets sont réalisés en une centaine de jours, d'autres nécessitent plusieurs centaines, voire plusieurs milliers de jours de conseil. Ce qui est décisif, c'est la performance d'une solution standard, car plus les processus peuvent être représentés sans développements supplémentaires, moins les frais d'implémentation et les adaptations ultérieures sont importants. 

En revanche, une approche „Fit to Standard“ trop étroite a pour conséquence que les écarts inévitables débouchent rapidement sur des projets d'extension individuels, dont les efforts de développement, de test et de maintenance sur l'ensemble du cycle de vie sont souvent sous-estimés. 

“Le prix de la souscription n'est que la partie émergée de l'iceberg. Si l'on compare uniquement les coûts de licence et les listes de fonctions, on passe à côté des véritables facteurs de coûts”.”

Natalia Parmenova,
Directeur des recettes, BeNeering

Les organisations d'achat devraient se demander de manière ciblée quels processus sont pris en charge dans l'état de livraison, comment sont traités les processus spécifiques aux départements ou aux pays et quelles sont les valeurs empiriques concernant les durées typiques des projets dans des environnements comparables. L'intégration est au moins aussi importante. Dans les architectures classiques, une couche d'intégration supplémentaire est mise en place. Par le biais de celle-ci, l'ERP transmet les données de base et les transactions à la solution d'approvisionnement, qui renvoie à son tour les commandes et les données de facturation - souvent sur la base de copies périodiques des données. Si la synchronisation n'a lieu qu'une fois par jour, la solution d'approvisionnement fonctionne avec des informations obsolètes entre les exécutions, ce qui entraîne un surcroît de travail considérable pour le nettoyage et la correction des erreurs ainsi que des risques supplémentaires en matière de conformité. 

Une approche architecturale qui mise systématiquement sur l'ERP comme système principal et qui se passe de middleware supplémentaire réduit considérablement ces effets. Les coûts de licence et d'exploitation d'une plate-forme d'intégration propre sont en outre totalement supprimés.

La phase la plus coûteuse du cycle de vie 

Après la mise en service, la phase la plus longue et souvent la plus coûteuse du cycle de vie du logiciel commence avec l'exploitation courante. La surveillance, la correction des erreurs, l'adaptation des processus et la gestion des versions mobilisent durablement des ressources. Les différentes technologies exigent en outre des qualifications différentes. Celui qui gère SAP ne peut pas automatiquement administrer un middleware propriétaire. Un net avantage en termes de coût total de possession apparaît donc là où l'implémentation, l'exploitation et le développement peuvent être confiés aux mêmes équipes que celles qui s'occupent déjà de l'ERP.

Clarifier le TCO dans le processus de sélection

Les appels d'offres comparent souvent des approches très différentes : d'une part, des solutions standardisées proches de l'ERP et, d'autre part, des développements individuels sur des plateformes génériques ou des piles de codes bas. Les prix des licences et les listes de fonctions permettent certes de comparer ces voies, mais dans la perspective du TCO, les différences sont énormes. Il est donc d'autant plus important que les principes d'intégration, les logiciels supplémentaires nécessaires, les dépenses de maintenance et les compétences requises soient systématiquement demandés dans les DP afin de rendre visible le coût total réel. (rk, source : BeNeering)