Déploiement rapide des modèles en Chine

Pour couvrir les processus des secteurs d'activité Decorative Finishing et Industrial Solutions, Wagner a développé un modèle. L'étape suivante consistait à déployer le modèle sur le site en Chine.

Dans le cadre de ce projet ambitieux, c'est surtout le savoir-faire en matière de déploiements globaux et l'expertise globale sur les exigences régionales complexes en Chine qui étaient demandés. Il s'agissait en particulier du reporting spécifique et du thème de la Golden Tax.

Le paysage informatique, qui s'est développé de manière inorganique et dont les processus commerciaux ne sont pas uniformes au niveau international, entraîne des coûts de maintenance élevés ainsi qu'une grande difficulté à piloter et à contrôler les différentes unités.

La stratégie de croissance définie par la direction ne pouvait être mise en œuvre sans une informatique standardisée et des processus transversaux harmonisés.

Markus Moßmann, Group CIO chez Wagner :

"Notre objectif était donc de réduire la complexité, d'établir des processus harmonisés au sein de l'entreprise et de créer un environnement informatique cohérent à l'échelle mondiale".

Jusqu'à trois déploiements en parallèle

La direction de Wagner a décidé d'introduire SAP sur tous les sites dans les années à venir. De ce fait, jusqu'à trois déploiements SAP ont parfois été effectués en parallèle en 2016.

L'objectif de Wagner était également de réduire la durée d'un déploiement et de standardiser les processus sur tous les sites. Pour répondre à cet objectif, il s'agissait de définir un modèle couvrant tous les processus commerciaux des divisions Decorative Finishing et Industrial Solutions de Wagner.

Il ne devait être possible de s'écarter des processus décrits dans le modèle qu'en cas d'exigences légales locales différentes. L'objectif était de réduire la durée d'un déploiement à quatre ou cinq mois.

Le modèle devait contenir des descriptions visuelles détaillées des processus, des documentations pour les utilisateurs, un guide du Customizing et des définitions de test pour les 70 à 80 processus commerciaux les plus importants de Wagner.

Cette documentation réduit le travail pendant le déploiement à la définition des processus pertinents pour l'unité concernée. A cela s'ajoutait uniquement la comparaison avec les exigences légales respectives dans le pays du déploiement.

Il fallait également en tenir compte chez Wagner Spraytech (Shanghai) Co. Ltd. Le déploiement en Chine était un projet stratégiquement important pour Wagner, car il constituait le prélude et le prototype pour le déploiement ultérieur du template dans d'autres régions et continents.

Stefanie Stiefel, directrice des applications informatiques :

"Le défi particulier du déploiement en Chine a été de concilier un modèle SAP global avec les exigences locales complexes de cette région".

Recours à des spécialistes locaux de la Chine

Au début, il s'agissait de mettre en place des processus de gabarit efficaces dans les divisions Decorative Finishing et Industrial Solutions de Wagner (avec les différents secteurs d'activité de Wagner : bricolage, artisanat et industrie) en se basant sur les processus actuels des sites centraux de Markdorf et Altstätten.

Ceux-ci ont ensuite été coordonnés avec les responsables des processus commerciaux. L'étape suivante a consisté à définir les processus pertinents pour la Chine.

La mise en œuvre de SAP dans ce pays de 1,3 milliard d'habitants est un défi particulier. La Chine a ses propres exigences en matière de comptabilité (Chinese GAAP) et de rapports légaux nécessaires.

Une solution Golden Tax avec une interface vers le système ERP de SAP doit être disponible. Les rapports et documents destinés aux partenaires commerciaux chinois doivent être disponibles dans la "langue chinoise simplifiée".

Les différences linguistiques et culturelles entre l'Europe et l'Empire du Milieu sont considérables. Le recours à des spécialistes locaux est donc utile.

Lors de la définition des processus pertinents pour la Chine, ces questions étaient au premier plan :

• Comment éviter les problèmes d'introduction dus aux exigences locales ?
• Comment tenir compte des différences entre la norme SAP et les besoins juridiques et commerciaux locaux ?

Pour ce faire, un atelier Fit-Gap a été spécialement organisé pour comparer les processus actuels et les exigences légales, ainsi qu'une formation des utilisateurs clés de Wagner. Difficulté particulière : les formations ont eu lieu dans la langue du pays.

Au final, il revenait à chaque responsable de processus d'approuver les procédures commerciales définies. Il y a eu plusieurs cycles de test avant que les données ne soient transférées dans le nouveau système par les unités locales sur place.

La migration des données de l'ancien système, une solution non-SAP, a été réalisée avec le Legacy System Migration Workbench (LSMW). cbs a apporté son soutien lors de la mise en service et de l'assistance après la mise en service par des conseillers locaux.

Méthodologie M-cbs

La méthode M-cbs, qui a fait ses preuves, a été utilisée pour ce projet complexe. La procédure développée par cbs assure une orientation conséquente sur les processus et les phases et permet de maîtriser un projet de déploiement global et de l'organiser de manière rentable.

Dans ce cas, la méthode a facilité la création du plan de projet, des listes de processus, de la documentation des utilisateurs clés et de la liste des points ouverts.

Avec M-cbs, le projet de déploiement s'est nettement accéléré. Le nouveau modèle a été mis en place en seulement quatre mois. Il comprend les modules Vente (SD), Gestion des articles (MM), Planification et contrôle de la production (PP), Gestion de projets (PS), Gestion des stocks (WM), Gestion de la qualité (QM), Finance (FI) et Contrôle de gestion (CO).

Le modèle fonctionne comme un système modulaire qui comprend un ensemble défini de processus commerciaux globaux, des variantes de processus ainsi que des processus encapsulés et mis en œuvre avec succès en Europe pour différents modèles commerciaux.

Wagner dispose désormais d'un modèle SAP spécialement conçu pour répondre aux besoins de l'entreprise. Il se compose d'un modèle global avec des standards SAP pour les processus, les données de base et le reporting, et des définitions spécifiques à Wagner pour l'ensemble de l'entreprise.

Processus standardisés et éprouvés

La société Wagner à Shanghai a pu travailler immédiatement sur un système SAP ERP fonctionnel dès le premier jour de travail. Stefanie Stiefel, directrice des applications informatiques :

"Le déploiement en Chine montre qu'il vaut la peine de travailler avec un partenaire qui dispose d'un savoir-faire spécifique dans la région cible concernée".

Dans le cas contraire, il aurait pu y avoir des dépenses ultérieures dans la phase de commercialisation après le déploiement. Cela a pu être évité.

Wagner a atteint un premier objectif d'étape important.

"Nous pouvons désormais traiter l'activité croissante en Chine de manière beaucoup plus efficace grâce à des processus standardisés et éprouvés. La nouvelle solution SAP unifiée permet de comparer les chiffres clés obtenus en Chine dans le monde entier".

explique Stefanie Stiefel.

Wagner a donc fait un grand pas en avant dans son projet ambitieux de travailler avec un seul système ERP SAP dans le monde entier et de trouver des données de base harmonisées et des processus standardisés.

En outre, l'entreprise a fait un pas en avant en matière de gouvernance informatique. À l'avenir, l'informatique sera plus facile à gérer. Et les processus informatiques peuvent être alignés de manière encore plus cohérente sur la stratégie de l'entreprise.

La Chine ne constitue toutefois que le prélude à la stratégie globale de déploiement. Wagner dispose désormais d'une base solide pour intégrer d'autres sociétés nationales dans la stratégie SAP.

Le projet se poursuit selon un modèle éprouvé et d'autres déploiements de modèles suivront. Le prochain projet sur les sites de Denver et Chicago aux Etats-Unis a déjà été lancé.