Conseils avisés en matière de licences SAP pour S/4 Cloud

Ces changements ont des répercussions directes sur les licences, les contrats existants et les transformations S/4 HANA en cours. Prendre les bonnes décisions d’investissement dépend donc essentiellement des négociations contractuelles. Avec S/4 Cloud, les licences utilisateur classiques, clairement attribuables, appartiennent désormais au passé. À la place, SAP utilise des concepts d’utilisateurs abstraits, appelés « Full Use Equivalents » (FUE), qui ne reflètent qu’indirectement les besoins réels d’une entreprise. Sans conseils avisés, les clients courent le risque de payer pour des fonctionnalités qu’ils n’utilisent pratiquement pas, voire pas du tout.

L'un des principaux défis consiste à évaluer de manière réaliste les futurs comportements d'utilisation. Les entreprises passent d'un environnement sur site qui leur est familier à un environnement cloud qui impose de nouvelles règles du jeu, tant sur le plan technologique que commercial. Pour les comprendre, de plus en plus d’entreprises font aujourd’hui appel à des services professionnels de conseil en contrats, tels que ceux proposés par Uwe Werner IT Einkaufsberatung.

Les nomenclatures standard fournies par SAP ne reflètent souvent pas suffisamment les besoins réels. Seule une nomenclature (BoM) personnalisée en collaboration avec le consultant, qui définit précisément les fonctionnalités réellement nécessaires, permet de dégager des potentiels d’économies significatifs – en particulier dans le cadre de projets de transformation S/4 de grande envergure. À cet égard, ce n’est pas seulement la valeur totale du contrat (Total Contract Value), mais surtout l’analyse du coût total de possession (Total Cost of Ownership) qui joue un rôle décisif. Outre les coûts liés au logiciel proprement dit, il faut également prendre en compte l’exploitation, la maintenance et, le cas échéant, l’infrastructure existante.

Dans la pratique, une analyse globale des coûts montre qu’une approche Rise bien pensée permet de réaliser jusqu’à 20 % d’économies par rapport aux modèles cloud forfaitaires. Au final, la précision est payante : une nomenclature (BoM) clairement définie permet d’obtenir un système SAP parfaitement adapté aux besoins de l’entreprise. Cela permet d’éviter les surlicences, les coûts inutiles et les problèmes d’adaptation ultérieurs – et la transition vers le cloud ne devient pas un chemin semé d’embûches et coûteux, mais une transformation économiquement judicieuse.

Plus de flexibilité pour la maintenance sur site

En ce qui concerne les nouveaux engagements de SAP en matière de maintenance et d'assistance, ils comportent de nombreux aspects intéressants : la suppression des frais de réintégration, la limitation de la maintenance rétroactive, la scission de l'environnement (Landscape Split) et, par conséquent, une plus grande flexibilité dans le recours à l'assistance tierce, ainsi que de nouvelles possibilités offertes par les contrats à indicateur unique (Single Metric Contracts). SAP souhaite ainsi élargir les possibilités offertes aux clients « on-premises » tout en se conformant aux directives de la Commission européenne. Le « landscape split » ainsi que les dispositions relatives à la maintenance étendue sont particulièrement intéressants dans ce contexte. Le premier offre la possibilité d’utiliser différents modèles de maintenance au sein d’un même environnement SAP. Parallèlement, de nouvelles options stratégiques pourraient s’ouvrir aux entreprises qui souhaitent continuer à exploiter leurs systèmes sur site pendant plusieurs années encore.

En examinant les dispositions détaillées, on constate que bon nombre de ces nouvelles options sont soumises à des conditions précises. Il s’agit notamment d’une réduction des effectifs de plus de 10 % en l’espace de deux ans, de la cession de branches d’activité (divestissements), de mises en œuvre dont l’échec est imputable à SAP, d’une procédure d’insolvabilité ou de produits relevant de la maintenance spécifique au client.

Quoi qu'il en soit, les nouvelles réglementations sont préférables au statu quo actuel. La question cruciale est désormais de savoir combien de clients SAP pourront en bénéficier et combien en seront exclus en raison des conditions définies. La pratique montrera si ces engagements apportent une valeur ajoutée tangible à l’ensemble de la clientèle ou s’ils ne s’appliquent principalement que dans des cas particuliers.