Commutation rapide

Le site Achat chez Feller est responsable de l'ensemble de l'approvisionnement des moyens de production nécessaires - de la plus petite pièce métallique à la grande machine-outil - ainsi que de la vérification de la livraison à la réception des marchandises.

Les confirmations de commande et les bons de livraison qui en résultent sont automatiquement convertis par Tangro en SAP Le traitement est considérablement accéléré et les tâches manuelles sont réduites au minimum.

En même temps, la comparaison entre les données du document et la commande s'effectue en SAP Les données de la commande sont automatisées, de sorte que les incohérences, par exemple en matière de quantités ou de dates de livraison, sont détectées à temps et de manière fiable.

Et comme tous les documents entrants sont disponibles sous forme numérique, toute la Archivage se faire par voie électronique.

Tangro a été désigné comme Logiciel pour le traitement automatisé des documents a remporté la course chez Feller, car cette solution est conçue comme un système complet et est donc particulièrement polyvalente.

Oliver Szabo, responsable de la réception des marchandises chez Feller :

"Alors que d'autres fournisseurs ne proposent que des solutions isolées, Tangro offre de très nombreuses possibilités d'application - notamment le traitement automatisé des confirmations de commande et des bons de livraison".

C'est précisément dans le traitement de ces deux types de documents que Feller avait besoin d'être optimisé : pour les confirmations de commande, parce que les contenus étaient jusqu'à présent saisis manuellement et que chaque document était envoyé par courrier électronique. Document visuellement avec les données de la commande en SAP Une procédure qui prend du temps et qui est source d'erreurs.

Et pour les bons de livraison, parce que ces papiers devaient passer par plusieurs instances dans l'entreprise pour être contrôlés et comptabilisés à la réception des marchandises.

Le site Archivage des documents se faisait en outre dans des classeurs dans les archives de la cave. Lorsqu'en 2013, le délai de conservation des documents commerciaux dans la Suisse a été prolongée à dix ans, il était clair que cet objectif ne pouvait plus être atteint avec le traitement et le classement manuels pratiqués jusqu'à présent.

"Nous n'aurions jamais eu la place de conserver tous les bons de livraison pendant dix ans".

a déclaré Oliver Szabo.

Les minutes deviennent des secondes

L'automatisation du traitement des confirmations de commande avec Tangro OC (Order Confirmation) a été réalisée dans un premier temps.

Grâce au traitement automatisé, le fournisseur et le numéro de commande sont désormais immédiatement reconnus. De plus, les données de position telles que le matériau et le nombre de pièces sont contrôlées à l'aide du numéro de commande et la date de livraison est vérifiée.

Si tous les contenus correspondent à la commande, le Document simplement en appuyant sur un bouton en SAP peuvent être réservés.

Oliver Szabo :

"Le traitement et la vérification d'une confirmation de commande, qui nous prenaient auparavant plusieurs minutes, sont désormais effectués en quelques secondes. Environ 90% de toutes les confirmations de commande sont ainsi automatiquement évacuées par Tangro OC".

Dès qu'une différence est détectée, la confirmation de commande reste dans le livre d'entrée et peut être vérifiée ou clarifiée une nouvelle fois à l'aide de l'image scannée du justificatif.

Une Recherche en cas de demande de renseignements complémentaires est rapide et facile, car la confirmation de la commande en SAP et peut donc être consulté à tout moment.

La recherche fastidieuse du document n'est plus nécessaire et chaque collaborateur peut suivre l'ensemble des opérations. C'est sur la base de cette expérience positive que l'entreprise a également opté pour le logiciel de Tangro pour le traitement des bons de livraison.

Non seulement le problème d'espace a pu être résolu grâce à Tangro DM (Delivery Note Management), mais le processus de traitement, qui prend beaucoup de temps, a pu être considérablement optimisé pour ces documents.

Chez Feller, 80 pour cent des livraisons proviennent de fournisseurs suisses et ne contiennent qu'un seul produit. Bon de livraison-feuille de route. Pour les autres livraisons en provenance de l'étranger, d'autres documents tels que la lettre de voiture ou les documents douaniers viennent s'ajouter.

Identifier immédiatement les incohérences

Grâce à un intercalaire, Tangro reconnaît quel document est un Bon de livraison avec des contenus assimilables.

Le système détermine alors automatiquement Bon de livraison- et le numéro de la lettre de voiture ainsi que la date du bon de livraison et remet le Document au livre d'entrée. L'image numérisée du document et les champs pré-remplis dans le masque Tangro sont alors directement disponibles pour vérification.

Le nombre de pièces correspond-il à la SAP-Si la commande correspond à la commande d'achat, la réception des marchandises peut être enregistrée immédiatement.

L'effort un peu plus important que représente la numérisation est ainsi largement compensé :

Oliver Szabo :

"Ce que nous avions l'habitude de taper longuement à la main - et parfois avec des erreurs - Tangro le fait aujourd'hui automatiquement" "Si les quantités sont correctes, l'entrée de marchandises est enregistrée en quelques secondes".

Si une différence est apparue, le collaborateur peut immédiatement voir, à l'aide de l'image numérisée du justificatif et des champs pré-remplis dans le masque de traitement Tangro, où une incohérence est apparue ou où des erreurs ont été commises. Données manquent.

Le traitement ultérieur est extrêmement simple. Si, par exemple, le nombre de pièces ne correspond pas parce que le fournisseur a livré plus de marchandises, il suffit d'adapter la quantité et d'enregistrer ensuite l'entrée de marchandises.

"Le confort du post-traitement est un point fort de Tangro".

a déclaré Oliver Szabo.

L'interface facile d'utilisation dans le logiciel de gestion de la qualité est une aide précieuse. SAP-look :

"L'interface est facile à comprendre et totalement claire".

Moins de papier, plus d'efficacité et plus de simplicité Recherche - Feller veut désormais tirer profit de ces avantages du traitement automatisé des documents dans le service à la clientèle.

Dès à présent, les réclamations sont enregistrées électroniquement avec Tangro et attribuées à l'ordre de retour.

À l'avenir, tous les autres documents relatifs à une commande, tels que les croquis explicatifs, seront également numérisés et attribués électroniquement au bon processus.

Fiabilité et innovation sont ainsi vécues dans tous les domaines chez Feller.