BRIM et logistique

SAP Billing and Revenue Innovation Management dans l'environnement logistique

La facturation devait être harmonisée avec les autres processus de facturation des services logistiques. Première prémisse : rester le plus proche possible du standard, en se basant sur la nouvelle solution de facturation SAP BRIM. Interview de Flavia Colaianni, conseillère en modules SAP à La Poste Suisse, Kirsten Hussung, Chief Business Process Consultant chez SAP, et Juan Vazquez, gestionnaire de processus à La Poste Suisse.

Qu'entend-on par EOS et LOGOS ?

Juan Vazquez, Poste suisse : EOS et LOGOS sont des solutions logistiques individuelles développées en interne. Elles sont surtout utilisées par les grands clients qui ont des contrats complexes et individuels avec la Poste Suisse SA. Elles permettent de planifier et de traiter les ordres logistiques, comme par exemple la gestion des stocks et des marchandises diverses, le déroulement des tournées ou le dédouanement international pour les grands clients. 

“Les données de base des clients dans la BRIM sont représentées par les partenaires commerciaux et le compte de contrats.“

Juan Vazquez,
Gestionnaire de processus, La Poste Suisse

Pouvez-vous donner un exemple ?

Vazquez : Afin qu'une entreprise puisse se concentrer pleinement sur son activité principale, La Poste Suisse SA propose ses services dans les domaines de l'expédition, de l'entreposage et de la gestion logistique.

Kirsten Hussung, SAP : Par exemple, les ordres d'expédition sont créés dans EOS et la planification des tournées est effectuée. Pour facturer les services contenus dans les ordres, BRIM crée automatiquement des Billable Items, c'est-à-dire des positions facturables. Ceux-ci peuvent être enrichis de détails supplémentaires, puis décomptés et facturés automatiquement.

“La solution de facturation BRIM a permis de remplacer les développements internes de SD ainsi que les solutions de logistique de stockage et de dédouanement.“

Kirsten Hussung,
Consultant en chef des processus d'entreprise, SAP

Quels autres services sont facturés dans l'environnement logistique ?

Hussung : En plus des services mentionnés ci-dessus, il y a aussi les services d'impression et la gestion des marchandises pour les clients tiers. Pour cela, le processus de livraison est déclenché à partir de SAP SD et la gestion des postes ouverts se fait dans le compte courant contractuel.

Et comment le décompte et la facturation étaient-ils réalisés auparavant ?

Flavia Colaianni, Poste suisse : Avant le passage à la BRIM, le décompte et la facturation étaient gérés sur deux systèmes. Les postes ouverts étaient gérés par la gestion des débiteurs dans SAP ERP et la facturation ainsi que l'établissement des factures étaient effectués et générés dans les systèmes logistiques en amont. Depuis début 2022, le domaine des services logistiques fonctionne avec SAP BRIM sur le nouveau système S/4 Hana. Grâce à ce changement, les données de masse générées pour les clients B2C et B2B peuvent être traitées rapidement et de manière très performante.

“Il était important de procéder à des analyses approfondies ainsi qu'à des tests en temps réel afin de pouvoir identifier rapidement les erreurs dans les exigences.“

Flavia Colaianni,
Conseillère en modules SAP, La Poste Suisse

Comment s'effectue le processus de facturation des services de livraison ?

Hussung : La facturation a lieu dans le module SAP Convergent Invoicing pour les processus de services purs et dans le module SAP SD pour les processus avec livraison. Seul le document de facturation est transmis à BRIM. L'utilisation de SD est recommandée par SAP comme processus standard pour les prestations liées à la livraison. Ainsi, les documents de facturation continuent d'être traités par les processus standard de gestion de trésorerie à partir des services logistiques - et il n'y a pas d'écarts particuliers notables. 

Colaianni : Nous facturons les services proposés dans BRIM, les produits physiques avec stockage sont gérés dans SD, puis transmis à BRIM pour la comptabilité. Ainsi, toutes les factures et tous les documents sont centralisés dans la solution de facturation.

Hussung : Les services d'impression et les produits imprimés sont également saisis via la saisie des commandes dans SD, car le processus de livraison est exécuté en arrière-plan dans SAP et déclenché via SD. Il s'agit principalement de produits internes typiques tels que les enveloppes, le matériel d'emballage et bien d'autres. La plupart des clients sont des "clients internes", qui sont également facturés en interne. 

Quelle est l'ampleur du transfert de données ?

Vazquez : Dans le cas d'EOS et de LOGOS, ce n'est pas le nombre de clients qui a conduit au passage à la BRIM, mais le nombre de positions individuelles par facture et par client, car ce sont justement les grands clients disposant d'un large portefeuille de produits qui utilisent principalement les services de la Poste Suisse SA. Pour le destinataire de la facture, les positions individuelles, Billable Items, sont agrégées dans le processus de décompte et de facturation et imprimées de manière cumulée sur la facture.

Colaianni : Pour assurer la traçabilité continue d'un décompte, les documents de création sont également liés à SD-Facturation, comme par exemple les documents de dédouanement, les documents scannés, les annexes PDF et autres fichiers joints, qui sont ensuite disponibles en un clic dans BRIM.

Et la gestion des données de base ?

Vasquez : Les données de base clients dans BRIM sont représentées par les partenaires et le compte de contrats : Le partenaire commercial est créé dans SAP MDG ; le compte de contrat est créé dans BRIM. Le processus de données de base "Ouverture" est automatisé dans EOS et LOGOS de telle sorte qu'un compte de contrat est automatiquement créé pour un partenaire commercial nouvellement ouvert au moyen d'un compte de référence. Les données de base des produits sont créées directement dans SAP en tant que base de données articles.

En quoi consistaient les particularités ?

Colaianni : Dans l'harmonisation des conditions de paiement, qui étaient prépondérantes dans le module SAP SD et qui ne sont pas utilisées de cette manière dans BRIM. Si un partenaire commercial possède plusieurs comptes de contrat, le compte de contrat correct est déterminé lors du transfert de la facture de SD vers BRIM. 

Hussung : L'interface retour pour les écritures des partenaires commerciaux a été mise en place pour EOS, de sorte que les postes ouverts puissent être communiqués directement et automatiquement en retour au système source, par exemple pour effectuer un contrôle du plafond de crédit. 

Et les pièges ?

Colaianni : Au début, il était difficile pour nous, en tant que service informatique, de connaître les processus complexes et de savoir si nous devions gérer EOS et LOGOS ensemble ou séparément.

Hussung : Grâce à l'implication précoce du domaine spécialisé, les thèmes ont été abordés en temps utile, de manière efficace et orientée vers la recherche de solutions.

Colaianni : Pour la collaboration dans le projet, il est important de s'estimer mutuellement - dans l'informatique et dans le domaine spécialisé. Les fenêtres de test étaient convenues avec tout le monde et annoncées en temps voulu.

Merci pour cette conversation.

Information

EOS est le système de gestion des commandes, y compris la planification des tournées pour les ordres de transport.

LOGOS est le système de gestion des stocks du secteur de la logistique des marchandises. Les opérations qu'il permet de traiter (entrées et sorties de marchandises, prestations supplémentaires, etc.) et la surface de stockage occupée par le client servent de point de départ à la facturation des prestations dans SAP BRIM.  

 Intégration SD (module de vente à partir de SAP) : l'intégration entre SAP SD et SAP BRIM FI-CA permet de transférer les factures du module de vente (module SAP SD) vers le compte courant de contrats (FI-CA). Lors de leur création, les factures sont automatiquement comptabilisées dans le livre auxiliaire (compte de contrats BRIM) et peuvent y être traitées. À la Poste suisse, cette intégration est utilisée dans le domaine de la vente de marchandises commerciales de tiers via un entrepôt postal et pour les produits imprimés.