Automatiser plus rapidement avec l'e-facture : en route vers le numérique, mais pas vers la standardisation ?

Depuis longtemps déjà, la gestion efficace des factures et des données est un facteur décisif pour le succès de l'entreprise. Mais ce n'est qu'avec l'obligation allemande de facturation électronique, en vigueur depuis début 2025, que de nombreuses entreprises ont pris conscience des potentiels offerts par l'e-facture. D'autres ne la considèrent même que comme un programme obligatoire, sans réfléchir à la manière d'utiliser les avantages concrets de l'e-facture. La question clé est la suivante : comment rendre la gestion des factures encore plus efficace, notamment grâce à des intégrations dans les systèmes SAP existants ?

Qu'est-ce qui change ?

Le workflow de facturation numérique classique a longtemps ressemblé à cela pour de nombreuses entreprises : Le système ERP ou FiBu travaille en collaboration avec le DMS automatisé. Les différentes données relatives aux fournisseurs, aux commandes et aux livraisons d'une part, et celles relatives aux factures et aux écritures d'autre part, circulent d'un système à l'autre.

Le DMS s'occupe généralement de la saisie automatique des données entrantes dans l'étape précédente. En règle générale, celles-ci arrivaient encore sous forme papier ou sous forme numérique non standardisée (par exemple sous forme de PDF, dont le format est tout au plus standardisé pour l'œil humain). Ces données saisies automatiquement par le DMS devaient ensuite être examinées et validées manuellement en raison d'une saisie certes bonne, mais pas parfaite. C'est plus rapide qu'une saisie entièrement manuelle - mais n'est-ce pas plus efficace aujourd'hui ?

C'est là que les e-factures entrent en jeu : en effet, les e-factures utilisent des formats électroniques standardisés comme XRechnung ou ZUGFeRD, qui n'ont plus grand-chose à voir avec la forme d'un document papier ou PDF. Toutes les informations contenues se retrouvent dans la même structure pour chaque e-facture de ce type.

Un atout : une évaluation standardisée

Grâce à cette structure uniforme, les données peuvent être lues avec une sécurité presque parfaite. Le logiciel adéquat sait immédiatement où trouver telle ou telle donnée contenue dans le document électronique. Cette fiabilité facilite grandement le processus d'entrée et améliore ainsi en fin de compte non seulement le travail des équipes internes, mais aussi l'échange sans obstacles entre les parties de chaque transaction ainsi effectuée. Grâce à cette lecture standardisée des données, l'e-facture surpasse l'OCR (Optical Character Recognition) à laquelle on était autrefois habitué. Celle-ci était considérée en son temps comme une technologie d'avenir, mais avec l'e-facture, elle devient pratiquement superflue pour les processus de facturation.

L'OCR a-t-il fait son temps ?

L'OCR est loin d'avoir fait son temps, ne serait-ce qu'en raison de la diversité des formats non standardisés des documents dans les processus commerciaux, mais ses jours sont effectivement comptés dans le domaine de la saisie des factures.Les avantages de l'e-facture dans le DMS peuvent être transférés directement dans les systèmes SAP. Tout ce qu'il faut pour cela, c'est une interface correspondante entre la solution DMS appropriée et le système SAP.

Efficacité avec une interface familière

Dans le DMS intégré à SAP, tous les documents entrants sont répertoriés dans l'interface SAP habituelle et peuvent également y être ouverts directement. Toutes les données sont ainsi non seulement visibles, mais aussi déjà transférées dans le masque du système SAP, sans effort supplémentaire ni contrôle manuel lors de la première reconnaissance. Dans certains formats standardisés, il n'y a plus rien qui rappelle encore un document papier classique à ce stade. Alors que des formats comme ZUGFeRD combinent encore un PDF (pour les observateurs humains) avec un ensemble de données XML, les factures X ne contiennent plus qu'un seul ensemble de données qui ressemble à une soupe de lettres pour les humains. Mais le DMS reconnaît cette salade de caractères plus rapidement et de manière plus fiable qu'un œil humain ne pourrait jamais survoler un document papier.

Mais si, attendez ! Ce n'est pas parce que les données sont reconnues correctement sur le plan formel qu'elles sont exemptes d'erreurs sur le plan du contenu, n'est-ce pas ? Après tout, du côté de l'expéditeur, les données ont encore été saisies par des mains humaines (sujettes aux erreurs). Heureusement, le DMS apporte également une aide dans ce domaine, si nécessaire directement dans SAP : la fonction FiBu établit automatiquement des comparaisons après réception d'une e-facture afin de contrôler les données électroniques. Les incohérences - par exemple lorsqu'un montant net ne correspond pas à un montant brut et à la TVA en vigueur - sont signalées avec une grande fiabilité par la solution DMS intégrée. L'assistance s'étend également aux modifications manuelles nécessaires des données en cours de processus : celles-ci sont effectuées en un clin d'œil, car le logiciel fournit des modèles standardisés pour les formats courants.

Des logiciels intelligents pour tous

Dans l'interface conviviale, les données saisies sous forme d'e-facture se distinguent à peine, au premier coup d'œil, d'une facture papier ou PDF saisie par OCR ou à la main. Le travail de saisie est toutefois réduit de manière si drastique que le processus lui-même est à peine reconnaissable. En se libérant des tâches routinières, les équipes comptables gagnent chaque jour de précieuses heures qu'elles peuvent consacrer à d'autres tâches.

L'étincelle de la numérisation : l'e-facture

Mais l'e-facture offre encore une autre chance immense - en particulier pour les entreprises qui n'ont eu jusqu'ici que peu de contacts avec la numérisation globale : En effet, l'introduction obligatoire de l'e-facture par voie législative sert d'étincelle pour d'autres optimisations numériques. Pourquoi s'arrêter à l'e-facture alors qu'il existe déjà un DMS comme base pour automatiser encore plus ?

Que l'on soit novice ou avancé en matière de numérique, un peu d'aide pour utiliser idéalement l'e-facture ne fait jamais de mal. C'est pourquoi le fournisseur Easy Software propose une série de webinaires clairs sur le passage à l'e-facture. Entre autres, un cours à la demande sur l'e-facture intégrée à SAP ou - pour plus d'informations de fond - une interview exclusive d'un expert de l'Office central fédéral des impôts, qui explique les avantages de l'e-facture pour la saisie de la TVA.

Factures électroniques

Que sont les e-factures ? La manière dont les factures sont établies et reçues a considérablement évolué au cours des dernières années. De plus en plus d'entreprises ont recours aux e-factures afin d'améliorer leur efficacité et de réduire leurs coûts. De plus, depuis le 1er janvier 2025, l'e-facture est obligatoire en Allemagne. Mais que sont exactement les e-factures, quels sont leurs avantages, que faut-il absolument savoir et pourquoi a-t-on décidé de faire ce pas ? Les e-factures sont des factures électroniques qui sont établies et transmises, reçues et traitées dans un format de données structuré. Ces formats de factures électroniques permettent une lecture et un traitement automatisés des données de facturation, ce qui se traduit par une efficacité accrue et un taux d'erreur réduit. Parmi les formats les plus courants figurent ZUGFeRD et XRechnung.

Important : les factures électroniques ne doivent pas être confondues avec une image des données de facturation au format JPEG/PNG, intégrée dans un PDF. L'utilisation des factures électroniques présente de nombreux avantages. Ces factures électroniques sont utilisées depuis longtemps, par exemple dans l'industrie automobile ou dans l'administration publique. L'expérience montre que les avantages sont les suivants :

Économie de coûts: pas de dépenses de papier, d'impression, de port et d'envoi.

Transparence: une meilleure traçabilité et un taux d'erreur nettement inférieur.

Pas d'erreur de saisie grâce à l'automatisation : création automatique d'enregistrements de paiement et comptabilisation plus simple.

Efficacité: Traitement plus rapide et plus fluide des factures.

Par rapport aux factures papier ou aux factures PDF non structurées, l'utilisation de l'e-facture présente de nets avantages. Bien que les données disponibles à ce sujet soient encore plutôt limitées en Allemagne, le fabricant d'ERP Sage parle d'un succès. Les PME économisent en moyenne 13.500 euros par an grâce à l'utilisation de la facture électronique. L'expert allemand en EDI Ecosio estime l'économie de coûts à 65 pour cent. Dans le cadre de la nouvelle loi sur les opportunités de croissance, le terme "e-facture" reçoit la nouvelle définition suivante : "Une facture électronique est une facture qui est émise, transmise et reçue dans un format électronique structuré et qui permet un traitement électronique".

Avec la loi sur les opportunités de croissance, le gouvernement fédéral veut renforcer la compétitivité de l'économie allemande. L'Union européenne est une autre force motrice. L'initiative européenne "VAT in the Digital Age" (ViDA), c'est-à-dire la TVA à l'ère numérique, vise à limiter la fraude à la TVA et à moderniser le système de TVA dans son ensemble. Le ministère fédéral des Finances (BMF) soutient cette initiative et prévoit un système central de déclaration de la TVA. Celui-ci devrait être lancé au plus tard en 2030 ; les détails manquent encore à l'heure actuelle. En bref : les e-factures standardisées constituent la condition préalable nécessaire à un tel système de déclaration, tout comme à un traitement automatique des factures sans erreur.

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