Approche Greenfield dans le cloud privé : sur deux voies vers le big bang S/4

Afin d'intégrer à long terme des technologies d'avenir telles que l'analytique, l'intelligence artificielle, le Machine Learning, la planification de la chaîne d'approvisionnement et des solutions financières modernes, le fabricant international de tubes en acier inoxydable Fischer a décidé de passer à SAP S/4 Hana dans le cloud privé. L'ancien système ERP était devenu obsolète et n'était plus développé - un nouveau départ était nécessaire. La direction a donc délibérément opté pour une approche Greenfield afin de mettre en place un environnement informatique moderne et évolutif. "Notre ancien système ERP n'était plus développé. Avec S/4, nous franchissons le pas vers l'avenir et faisons avancer l'internationalisation du groupe Fischer", explique Hans-Peter Fischer, directeur général du groupe d'entreprises.

Transparence et traçabilité

Avec ce changement, le groupe Fischer poursuit l'objectif de créer un environnement de production durable : plus de transparence et de traçabilité (Traceability) dans la fabrication, des processus améliorés dans le Shopfloor et dans le Manufacturing Execution System (MES) ainsi que l'intégration des technologies de gestion de la qualité les plus modernes, par exemple la connexion de machines de mesure dans la production et dans les laboratoires.

"Nous voulions une plateforme ERP unifiée capable de reproduire tous les processus. SAP S/4 Hana offre les conditions optimales pour cela", souligne Hans-Peter Fischer. Thorsten Obert, CIO du groupe Fischer, souligne lui aussi l'importance stratégique de cette décision : "L'approche Greenfield dans le Private Cloud nous a non seulement permis de créer un environnement informatique flexible et évolutif, mais aussi d'éliminer les charges héritées du passé et de mettre en place une architecture entièrement nouvelle".

Comment Fischer a-t-il travaillé jusqu'à présent ?

Le département de l'entreprise fabrique des tubes de différents diamètres extérieurs. Afin de réduire les coûts de préparation sur la machine, les responsables ont regroupé les besoins de diamètres identiques en une "campagne". Cela signifiait que la machine était réglée sur un diamètre donné et que les tubes nécessaires étaient ensuite produits pour les quatre semaines à venir.
Dans l'ancien système, cela représentait une charge de travail importante, car les besoins ne pouvaient pas être triés par diamètre, mais uniquement par date de besoin. Pour améliorer ce processus inefficace, Fischer a développé une interface qui récupérait chaque nuit les chiffres actuels de la demande dans le système et les enregistrait dans un document PDF. Dans ce fichier, les besoins étaient triés manuellement par diamètres, matériaux et épaisseurs de paroi.

Ruptures quotidiennes dans les médias

Manuel Hoferer, directeur adjoint de la production chez Fischer Edelstahlrohre, n'était pas satisfait de ce processus : "La planification de cette manière était incroyablement laborieuse, car nous devions faire face à des ruptures quotidiennes de médias dans la planification. D'un côté, nous avions le PDF avec le tri et nous devions quasiment copier les données de gauche à droite avant de pouvoir ensuite planifier avec précision à la fin". Cela a complètement changé avec le passage au nouveau système SAP. "Avec l'introduction de S/4 Hana dans le cloud privé, nous avons unifié les différentes étapes. Cela signifie qu'avec le nouveau système SAP, il n'y a plus de rupture de média - nous ne devons donc plus copier les besoins de gauche à droite, mais toutes les données pertinentes sont représentées dans le tableau de planification des ressources dans PP/DS, ce qui nous permet de mettre en œuvre directement les ordres planifiés dans le système", décrit Hoferer.

Non seulement les planificateurs de Fischer travaillent de manière beaucoup plus efficace, mais l'ensemble du processus de planification est ainsi devenu beaucoup plus robuste et moins sujet aux erreurs, puisque l'étape de la copie est désormais supprimée pour les collaborateurs.

Une introduction semée d'embûches

Le passage à S/4 Hana n'a pas toujours été facile au début pour le groupe Fischer. Le principal obstacle a été avant tout la planification des ressources des collaborateurs. "Au début, chaque collaborateur devait donner une estimation du temps qu'il pouvait consacrer à ce projet", se souvient Hoferer. "Certains disaient une heure par jour maximum". Contexte : "Le problème était qu'au début du projet, personne ne pouvait vraiment imaginer ce qui était en train de se déclencher". Cela n'a changé que lorsque CONSILIO, avec ses deux partenaires David Reibnegger et Martin Kreutz, a été intégré dans le projet en cours.

Les nouveaux responsables du projet ont tout de suite expliqué : "Que la division 1030 ou 1010 figure sur une commande n'a aujourd'hui aucune importance, car les déroulements des processus sont désormais de facto identiques sous S/4 Hana". Au début, le personnel ne comprenait pas clairement l'objectif de la transformation du groupe Fischer et comment tout le monde pouvait en profiter, y compris les collaborateurs individuels.

"Sous S/4 Hana, les collaborateurs peuvent associer leur savoir-faire technique au savoir-faire ERP. Ils augmentent ainsi la valeur ajoutée non seulement pour l'entreprise, mais ils en tirent aussi de nombreux effets positifs pour eux-mêmes", décrit David Reibnegger. Pour les collaborateurs, cette déclaration a été, selon leurs propres dires, une véritable ouverture des yeux, car ils pouvaient désormais voir ce que le nouveau système apportait à l'entreprise et à eux-mêmes. "Auparavant, personne ne nous avait vraiment expliqué de manière plausible quel était l'objectif et comment nous pouvions en profiter", résume Hoferer.

Certes, les collaborateurs connaissaient désormais l'intention du changement, mais ils n'avaient pas conscience de l'ampleur du travail qui les attendait encore. Car le passage à S/4 Hana a également eu un impact important sur les processus vécus jusqu'alors. Hoferer le décrit ainsi : "Le grand défi du projet était de mettre en évidence toutes les interactions. Ainsi, en tant que collaborateurs de l'équipe de projet, nous avons mis en place un système de classes, défini des caractéristiques pour les produits, classé nos postes de travail, qui sont pertinents pour une planification réaliste". D'après les personnes concernées, il a été relativement difficile d'amener cette planification complexe et imbriquée dans la réalité, mais elle a été très bien soutenue par Consilio. Alors que pour certaines entreprises, le passage à S/4 Hana se limite dans un premier temps à une migration purement technique de l'ancien système, le groupe Fischer a adopté une approche globale.

La transformation, une tâche herculéenne

Au lieu de simplement convertir le système existant, l'ensemble de l'environnement informatique a été consolidé. Des systèmes tiers ont été remplacés ou intégrés de manière transparente dans S/4, tandis que les experts SAP de Consilio ont adapté individuellement les interfaces de planification aux besoins du groupe Fischer. Le résultat : un système global entièrement intégré qui offre une plus grande transparence dans le shopfloor, la production et le MES. Grâce à l'intégration profonde du système, les processus de logistique, de planification de la production et de contrôle ont été mis en réseau tout au long de la chaîne de création de valeur. De plus, des fonctionnalités de pointe ont été mises en œuvre dans la gestion étendue des stocks (EWM).

Cela a permis au groupe Fischer non seulement d'obtenir une plus grande transparence dans le système de stockage, mais aussi de rendre ses processus de fabrication beaucoup plus efficaces. Une nouvelle méthode de mise à disposition des matériaux dans l'EWM permet d'optimiser l'utilisation des machines et de les rendre plus productives. Consilio a accompagné ce processus de transformation en continu et a optimisé les processus en permanence. Le résultat : une transparence maximale dans la logistique et la production ainsi que des économies de coûts significatives. La transformation mise en œuvre avec succès constitue en outre la base des roll-outs à venir dans le monde entier, qui sont également réalisés avec Consilio en tant que partenaire stratégique et technique.

Le siège de Fischer à Achern-Fautenbach concentre toute l'expertise de l'entreprise. Cela signifie que tous les secteurs y sont représentés. Il s'agit notamment de Fischer Edelstahlrohre, Fischer Power Solutions, Fischer Rohrtechnik, Fischer Maschinentechnik. Jusqu'à présent, tous les secteurs avaient développé et appliqué leurs propres processus. En fin de compte, avant la transformation, il s'agissait de leurs propres usines - en français moderne : des îles ou des mondes à part. Tout devait changer avec le projet S/4-Hana. Consilio a organisé des ateliers inter-divisions au cours desquels les responsables ont pu échanger sur leurs processus et les raisons de leur adoption.

Relier ce qui va ensemble

Hoferer se souvient : "Jusqu'à ce changement, les secteurs étaient comme des mondes séparés. Pour moi, le meilleur effet du projet a donc été la création, au cours et grâce aux ateliers, d'un réseau interne Fischer dans tous les domaines. Par exemple, les tubes en acier inoxydable, la technique des tubes, la technique des machines, la gestion de la qualité et la distribution". Selon ses dires, on connaissait certes les collègues par téléphone, mais l'échange s'est arrêté là. L'uniformisation a été un grand bénéfice pour le groupe Fischer dans son ensemble, car elle a permis de supprimer un gros overhead. Philipp Schneider le résume ainsi : "Dans le cadre du projet, nous avons restructuré et harmonisé les processus. Auparavant, ils étaient gérés différemment selon les usines". En d'autres termes, chaque secteur de Fischer avait développé ses propres processus et aucun échange n'avait eu lieu jusqu'à présent. La restructuration s'est principalement développée au sein de groupes de travail. Lors de ces groupes de travail, les différents processus ont été soumis à la discussion, discutés, analysés en détail et testés quant à leur praticabilité.

Lorsque les experts ont estimé qu'il s'agissait du processus optimal, on l'a adopté. Dans de nombreux cas, on est ainsi parvenu à harmoniser les processus de manière à ce que chaque secteur s'y retrouve. Une consolidation des processus a ainsi eu lieu de facto. Les nouveaux processus ainsi créés réunissent le meilleur de tous les mondes. "Étant donné que non seulement une conversion des processus a été effectuée, mais que de nombreux processus ont été redessinés, nous avons dû repenser beaucoup de choses au sein des groupes de travail et réunir les différentes approches. C'était un défi à ne pas sous-estimer", souligne Thorsten Obert.

Voici comment cela s'est déroulé en détail : Onze planificateurs techniques se sont réunis dans un groupe de travail et ont réalisé ensemble une planification. Ainsi, tous les participants ont déjà pu voir comment on planifie à l'avenir. Cette forme de gestion du changement a été bien accueillie par les collègues. Les nouvelles structures en équipes, le nouvel équipement matériel en ordinateurs portables, l'accès facile aux salles de réunion et les lignes de communication très courtes avec les collègues et les cadres ont également eu un effet très positif sur l'ensemble du projet. "Par rapport à avant, le groupe Fischer s'est réinventé numériquement dans le cadre du projet, ce que nous apprécions tous", souligne Hoferer. La consolidation des processus s'est accompagnée de l'harmonisation des données de base dans le domaine PLM, pour laquelle Consilio a apporté un soutien déterminant.

Par Product Lifecycle Management (PLM), on entend la représentation et la gestion basées sur un système du cycle de vie d'un produit, depuis l'idée jusqu'au recyclage, en passant par les exigences, la structuration logique et fonctionnelle et, ce faisant, la représentation dans les descriptions de produits, les propriétés et la validation, de la planification à la fabrication et à la documentation. L'harmonisation des données de base permet au groupe Fischer d'avoir une vision globale du développement des produits, d'optimiser la collaboration entre les services et de réduire les erreurs et les coûts. L'entreprise dispose ainsi d'une base de données centrale pour toutes les informations sur les produits, ce qui accélère la prise de décision et réduit le temps de mise sur le marché. Le PLM maximise ainsi l'efficacité, la qualité et la rentabilité des entreprises dans un monde de plus en plus numérisé.

Gestion optimale du changement

La gestion du changement de Consilio a également été considérée comme adaptée par les collaborateurs. Ainsi, dans les salles de formation, il y avait une sorte de "passerelle de commande" à laquelle chacun pouvait s'adresser en cas de problème ou de question. "Les trajets étaient très courts, car le centre de formation est situé très au centre de l'usine, et nous n'avions donc pas beaucoup de temps de trajet lorsqu'il y avait une urgence", se souvient Philipp Schneider, consultant senior chez Consilio. "Cela nous a permis de suivre facilement les employés, de voir le défi et de le relever ensemble". Manuel Hoferer ajoute : "Les collaborateurs de Consilio étaient disponibles presque 24 heures sur 24, Philipp surtout le matin et David et Martin prenaient le relais plus tard - c'est ainsi que l'on conçoit le service".

Changement en une seule fois

Début avril 2024, les quatre usines principales d'Achern-Fautenbach ont été converties à S/4 dans le cadre d'une approche big bang - les petites usines des régions environnantes ont ensuite suivi. Dans le cadre de la mise en œuvre de S/4 Greenfield Private Cloud, Consilio a apporté son soutien dans les domaines de la production, de la planification, de la gestion de la qualité, de la technologie et du développement, de la gestion des ressources humaines et de la logistique, ainsi que des finances, contribuant ainsi de manière décisive à la réussite du démarrage de la production. Dans les semaines qui ont suivi, tous les sites de production et tous les secteurs du site d'Achern-Fautenbach ont été mis en service à pleine charge et ont atteint le même volume qu'avant le passage au nouveau système.

"Livrer dans les délais dès le premier jour après le passage à l'euro a toujours été notre première priorité, et nous y sommes parvenus", se souvient Manuel Hoferer. "Plusieurs clients nous ont d'ailleurs félicités pour cela. Surtout parce que nous avons changé à la fois notre système ERP et notre système MES dans le cadre de ce projet colossal. Nous sommes vraiment fiers de cette performance".

Une stratégie à deux volets

Si la transition s'est déroulée sans accroc, c'est probablement aussi grâce à la stratégie choisie. Plusieurs semaines avant la mise en service, Fischer a adopté une double approche. Cela signifie que "quelques semaines avant la mise en service, nous avons fait tourner notre système ERP complet sur un système de test", se souvient Obert.

Pour les collaborateurs du shopfloor et de la planification, cela signifiait une charge de travail plus importante, car ils devaient gérer deux fois les données pertinentes. "Mais cela a probablement été pour nous la clé du succès, car cela nous a permis de tester notre planification sous toutes les coutures en amont", souligne Hoferer. L'engagement des collaborateurs est une caractéristique unique pour le groupe Fischer, car ils ont littéralement dû appuyer deux fois sur le bouton pendant cette phase de préparation.

Le résultat montre que cette approche a porté ses fruits. Un autre avantage de cette stratégie de mise en œuvre a été que les employés ont ainsi pu, d'une part, se familiariser très tôt avec le nouveau système et, d'autre part, voir comment les processus se dérouleront à l'avenir. "Cela a atténué la peur de nombreux collègues, car ils ont ainsi appris très tôt ce qui les attendait", décrit Obert. En outre, Consilio a apporté son soutien en proposant des formations aux utilisateurs clés.

Sans papier avec S/4 Private Cloud

Le fait que le cloud privé S/4 Hana soit la porte d'entrée vers l'entreprise intelligente et numérique se manifeste également à d'autres niveaux. "C'est la seule façon idéale de répondre aux exigences de la numérisation et de l'automatisation", affirme Thorsten Obert avec conviction. Ainsi, Fischer travaille à 100 pour cent sans papier depuis le go-live 2024 - avant cela, il y avait 100 pour cent de papier. La raison : toutes les étiquettes sont désormais imprimées avec des imprimantes d'étiquettes depuis l'introduction d'EWM dans la production. Un détail amusant en passant : "Comme nous doutions que la planification et la production sans papier soient possibles, nous nous étions encore munis de suffisamment de classeurs avant le lancement. Maintenant, nous n'avons plus besoin de ces classeurs et pouvons les donner à d'autres collègues pour leur classement", sourit Obert. À l'avenir, les responsables prévoient d'étendre encore ces capacités.

Après la mise en service, Consilio a pris en charge la phase d'hypercare. Au cours de cette phase, les spécialistes SAP de Consilio ont optimisé les nouveaux processus, corrigé les erreurs qui apparaissaient et adapté les structures des processus au quotidien de l'entreprise afin de garantir une fin de projet propre. En juillet 2024, Fischer a confié à Consilio l'intégralité du service AMS sur tous les domaines, y compris le conseil et l'optimisation. Contexte : aujourd'hui, les technologies et les nouvelles solutions émergent plus rapidement que jamais. Ainsi, non seulement les exigences commerciales changent, mais l'informatique est également passée d'un rôle de soutien à un rôle actif dans la transformation numérique des entreprises.

Mais comment faire pour rapprocher la stratégie informatique et la stratégie commerciale lorsque les responsables ont fort à faire avec la gestion de l'environnement informatique actuel ? Le mot magique est : Application Management Services (AMS). Ce service vise à permettre à l'informatique de disposer du temps et des ressources nécessaires pour les tâches de routine. Grâce à l'AMS de Consilio, des entreprises comme le groupe Fischer réduisent considérablement leur charge de travail opérationnelle dans l'informatique - elles retrouvent ainsi la liberté dont elles ont besoin pour innover et transformer leur entreprise en une entreprise intelligente. Grâce à ses services de gestion des applications, Consilio aide à surveiller et à optimiser les applications au quotidien et veille ainsi de manière proactive au bon fonctionnement des processus commerciaux, des flux de travail et des interfaces critiques.

L'engagement du groupe Fischer dans le service de gestion d'applications de Consilio pose les bases d'une collaboration à long terme basée sur la confiance. L'objectif de ce partenariat stratégique est le développement ainsi que le suivi et la réalisation de projets en commun avec le groupe Fischer dans les domaines SD, PP, QM, PP/DS, EWM, Procurement, GTS, Technologie & Développement, Finance, Controlling ainsi que Base & Autorisations. Dans ce cadre, Consilio a entre-temps introduit un processus de retouche dans les domaines PP/EWM/MES et PP/DS. Ainsi, un retraitement efficace est réalisé à tous les niveaux avec une gestion des lots. La solution mise en place par Consilio ne renforce pas seulement la sécurité des processus au sein du groupe Fischer, mais contribue aussi considérablement à l'optimisation des processus mis en place.

Déploiements prévus dans le monde entier

Après que le siège et ses usines ont été convertis à S/4, c'est au tour des autres filiales. Le groupe Fischer compte au total 18 entreprises dans huit pays. Les sites sont stratégiquement répartis dans le monde entier, à partir du siège social situé à Achern-Fautenbach, dans le sud de l'Allemagne, notamment dans les points chauds de l'industrie automobile. Comme les sites doivent également être raccordés au système avec un certain décalage, le groupe de projet - composé de collaborateurs de Consilio et du groupe Fischer - a tenu compte de ce thème lors de la transformation. Pendant ce temps, un modèle a été créé, qui correspond à 90 à 95 pour cent aux exigences du groupe d'entreprises.

Pourquoi pas à 100 % ?

Pour l'Allemagne, le modèle couvre les exigences à 100 %, mais à l'étranger, les exigences sont différentes, par exemple parce que la documentation est imposée par les autorités pour un sujet donné ou parce que la bureaucratie exige des enregistrements spécifiques. Chez Fischer, l'équipe de projet s'est donné pour mission de concevoir le modèle de manière à ce qu'il puisse être déployé dynamiquement et relativement facilement dans d'autres pays et conditions. Ainsi, l'Allemagne peut exiger une autre documentation - par exemple pour les substances dangereuses - que le Canada, les États-Unis, le Mexique ou l'Afrique du Sud et la Chine. "Nous avons veillé très attentivement, dès la phase de transformation, à ce que le modèle puisse être adapté non seulement aux sites existants, mais aussi aux nouveaux sites potentiels", se souvient Hoferer. Achern-Fautenbach étant, selon l'entreprise, le site de production le plus complexe du groupe, la direction a décidé que les conditions optimales étaient réunies pour développer le prototype d'un modèle qui serait ensuite déployé dans les filiales étrangères.

"Nous sommes très actifs au niveau international et nos clients exigent les mêmes processus dans le monde entier, c'est pourquoi il est essentiel pour nous de savoir qu'un partenaire fort comme Consilio est à nos côtés pour nous accompagner dans le déploiement international", souligne Hans-Peter Fischer. Afin de garantir la plus grande flexibilité possible lors du déploiement, le modèle n'a pas été codé en dur par les développeurs, c'est-à-dire orienté vers les usines. Les développeurs de Consilio ont plutôt opté pour une approche dynamique. Cela garantit après coup la flexibilité nécessaire pour adapter le modèle tant au niveau de la conception que des processus et de la réalisation technique.

Conclusion

Avec ce changement, Fischer franchit un pas important vers une fabrication tournée vers l'avenir. Avec le nouveau système, la première pierre est posée pour augmenter la transparence aussi bien dans la planification que dans la fabrication. De plus, il est désormais possible d'élever la fabrication à un niveau commun dans le monde entier. Les responsables de l'entreprise ont ainsi une vue d'ensemble concrète de ce qui se passe dans l'entreprise et peuvent prendre des mesures proactives en cas d'urgence, quel que soit le pays où se trouve la production. Philipp Schneider, Senior Solution Consultant SCM chez Consilio, résume ainsi la situation : "La transparence dans la logistique et la fabrication a énormément augmenté chez Fischer. Les pertes de friction entre les processus sont désormais minimisées et les responsables peuvent dire d'emblée comment et où leurs marchandises sont produites - ce qui facilite considérablement la planification des délais".

Groupe Fischer

Le groupe Fischer est l'un des principaux fournisseurs mondiaux de tubes et de composants en acier inoxydable soudés longitudinalement. Le groupe, dont le siège se trouve à Achern-Fautenbach dans le Bade-Wurtemberg, regroupe les divisions Fischer Edelstahlrohre, Fischer Power Solutions, Fischer Rohrtechnik et Fischer Maschinentechnik. Chaque année, l'entreprise produit, selon ses propres informations, 127 millions de mètres de tubes et traite plus de 169.000 tonnes de matériaux. La production est réalisée avec précision selon les exigences individuelles des clients - de l'usinage de la bande refendue à la fabrication de composants très complexes. Chaque étape de la production est surveillée par des spécialistes et optimisée en permanence. De plus, Fischer Power Solutions développe des systèmes de stockage de batterie innovants pour l'industrie, le secteur de l'énergie et les fabricants de véhicules spéciaux.
fischer-group.com

Arguments en faveur du cloud

Le groupe Fischer est une entreprise ouverte à la technologie. Afin d'être prêt à relever les défis d'un marché volatile à l'avenir, il a opté pour le concept de cloud privé. Plusieurs bonnes raisons plaident en faveur du passage au cloud privé : premièrement, la technologie cloud est actuellement au cœur de la stratégie de SAP et deuxièmement, ces technologies flexibles et évolutives permettent de faire progresser positivement l'efficacité non seulement des processus administratifs, mais aussi et surtout des processus de fabrication. De plus, ce concept permet à Fischer d'économiser des ressources humaines, car la maintenance des systèmes est externalisée.

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