Gestion des déplacements professionnels : les processus numériques remplacent les procédures papier

Pour de nombreux employés de la Société de développement régional de Thuringe (LEG Thüringen), les déplacements professionnels font partie du quotidien, qu'il s'agisse de participer à une délégation économique ou d'effectuer des missions en Thuringe. Or, la gestion des déplacements professionnels de la LEG, filiale à 100 % de l’État libre de Thuringe chargée de missions centrales en matière de développement économique et structurel, reposait jusqu’à présent sur des procédures papier. Pour le décompte de leurs frais de déplacement, les employés remplissaient un formulaire, rassemblaient les justificatifs et envoyaient le tout par courrier interne au service comptable, qui saisissait manuellement les données dans SAP FI. Ce processus manquait de transparence, était source d’erreurs et prenait beaucoup de temps ; un décompte prenait souvent plusieurs jours.

Du papier au flux de travail numérique

Depuis la mise en place de SAP Concur Request et Expense, la gestion des déplacements professionnels est désormais standardisée. „ Cela simplifie et accélère considérablement les processus, qui sont par ailleurs transparents et pratiquement exempts d’erreurs. L’impression des justificatifs n’est plus nécessaire, ce qui réduit les coûts et favorise le développement durable “, explique Martin Bräutigam, chef de projet en charge du dossier chez LEG Thüringen.

Les résultats parlent d'eux-mêmes : au total, les processus numériques réduisent le délai de traitement par opération de 50 à 60 % en moyenne. Alors qu'un décompte de frais de déplacement prenait auparavant une à deux heures, il ne faut désormais plus que 15 à 30 minutes ; l’approbation et le transfert vers SAP sont également effectués, dans certains cas, en une seule journée. Les fonctions de reporting intégrées permettant de générer des analyses mensuelles des déplacements et des frais par service, celles-ci sont traçables à tout moment.

Dans la pratique, les quelque 330 demandes de déplacement des utilisateurs finaux sont transmises directement via SAP Concur. La demande est transmise au supérieur hiérarchique compétent, qui l'approuve ou la rejette si elle enfreint les dispositions de la loi thuringienne sur les frais de déplacement (ThürRKG). Grâce à la fonction de suppléance dans Concur, les demandes de déplacement peuvent également être approuvées en l'absence du supérieur hiérarchique.

Les justificatifs de frais de déplacement sont enregistrés dans l'application sous forme de photos numérisées et associés aux montants payés via la carte de crédit d'entreprise, qui sont automatiquement transférés dans SAP Concur Expense. Cela permet de réduire au minimum les retards de traitement et allège considérablement la charge de travail des collaborateurs.

„ Le choix de Concur a été arrêté par la LEG après une
” Analyse de marché. C'est l'éventail des fonctionnalités qui a fait pencher la balance. »

Martin Bräutigam,
Chef de projet,
LEG Thuringe

La LEG a opté pour SAP Concur à l'issue d'une analyse du marché. Les éléments décisifs ont été l'étendue des fonctionnalités, l'intégration avec l'environnement SAP et la prise en charge des exigences légales dans la version standard. C'est la société Orbis qui a remporté le marché pour la mise en œuvre.

La mise en place s’est déroulée rapidement et dans les limites du budget convenu, malgré divers défis. Parmi ceux-ci figuraient la mise en œuvre des directives ThürRKG relatives au remboursement des frais de déplacement ainsi que l’intégration des cartes de crédit de la Commerzbank via une interface standard, afin que les données de transaction soient automatiquement transférées dans SAP Concur. La mise en place du mécanisme d’autoliquidation, qui transfère correctement la dette de TVA à la LEG, s’est également avérée complexe et a nécessité une configuration précise des groupes fiscaux, des types de dépenses et des règles de contrôle.

SAP Concur a également été connecté de manière bidirectionnelle à SAP FI via l'interface standard ICS : les pièces comptables et les factures issues de Concur sont ainsi directement intégrées dans la comptabilité financière ; à l’inverse, les centres de coûts, les éléments PSP et les ordres internes issus de SAP FI, ainsi que les données RH provenant de SAP SuccessFactors, sont transférés vers la solution de gestion des déplacements.

Processus de voyage de bout en bout

La mise en œuvre des processus de gestion des déplacements dans SAP Concur constitue également un élément supplémentaire de la stratégie de numérisation de la LEG Thüringen, qui est menée de manière cohérente. La migration de SAP ERP vers SAP S/4 Hana a eu lieu récemment, et des solutions modernes sont utilisées depuis un certain temps déjà, notamment SAP SuccessFactors dans le domaine des ressources humaines ainsi que la solution ECM enaio d’Optimal Systems.

Martin Bräutigam tire un bilan positif : „ La mise en place de SAP Concur Request et Expense constitue une étape importante pour numériser, standardiser et optimiser les processus internes. “ La mise en place de SAP Concur Travel est à l'étude afin de couvrir l'ensemble du processus, de la demande à la facturation en passant par la réservation, au sein d'une seule et même solution. (pmf)