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Unternehmen setzen immer stärker auf Cloud-Anwendungen

Die Vorteile liegen auf der Hand: Flexibilität, bessere Skalierbarkeit, reduzierter IT-Administrationsaufwand und geräte- und ortsunabhängiger Zugriff auf IT-Ressourcen – um nur einige zu nennen. Entsprechend migrieren Unternehmen verstärkt auch ihre Kernsysteme wie das ERP in die Cloud, sprich S/4 Hana. Insbesondere wenn es um Content Management im SAP-Universum geht, bedeutet die Cloud-Nutzung allein jedoch nicht automatisch die gewünschten Effizienzgewinne.

Überblick im Kontext

Dokumente an ein SAP-Objekt anhängen – das ist ein Standardszenario. Die Herausforderung: Den Überblick zu behalten, denn die Dokumente sind nur in dem jeweiligen Kontext sichtbar. Will man sich beispielsweise alle Dokumente aus unterschiedlichen Vorgängen eines bestimmten Kunden ansehen, muss man zwischen den Objekten und Transaktionen hin- und herwechseln. Das Öffnen der Dokumente ist zeitintensiv und ineffizient, ein Gesamtüberblick kaum möglich.

Dokumentensicht

Ziel muss es daher sein, eine einfach einzurichtende kontext- beziehungsweise vorgangsbezogene Dokumentensicht zu erhalten, die auf einen Blick die Ansicht aller Dokumente ermöglicht, die beispielsweise mit einer Kundenbestellung zusammenhängen – von der initialen Anfrage bis hin zur Rechnung. Diese Sichten müssen dabei den Anwender und Anwendungsfall unterstützen und können in jeder Organisation individuell sein.

Hier kommen externe cloudbasierte ECM- und Content-Services-Lösungen ins Spiel, die Inhalte aus verschiedensten Unternehmensanwendungen zentral zusammenführen. Sie ermöglichen vorgangsbezogene Ansichten, eine einheitliche Speicherung aller Dokumente und laufende Synchronisation mit SAP sowie die Vergabe von Metadaten für eine effiziente Suche und kontextualisierte Darstellung.

Suchen und finden

So können zum Beispiel die Produkte einer Warengruppe, alle zugehörigen Dokumente zu einer Bestellnummer oder die technischen Zeichnungen einer Produktgruppe in einem Suchvorgang aufgerufen werden. Aus Admin-Sicht ist es dabei besonders wichtig, darauf zu achten, dass die Funktionsweise und Synchronisation der Content-Lösungen auf SAP-Standards basiert. So müssen keine programmiertechnischen Erweiterungen vorgenommen oder Transportpakete importiert werden. Die typische Konfiguration eines Repositories innerhalb von S/4 oder je nach Betriebsform auch der SAP Business Technology Platform reicht aus.

Herausforderung Cloud-Anbindung

Schnittstellen wie Archive Link beziehungsweise SAP-HTTP-Content-Server und SAP DMS zur Anbindung von externen Content-Lösungen an SAP funktionieren bei S/4 Cloud nicht mehr in dieser Form. Externe Lösungen können daher mithilfe einer CMIS-Integration in die SAP Business Technology Platform (BTP) angebunden werden. Über diese sollen zukünftig viele Cloud-Applikationen, wie zum Beispiel SuccessFactors oder Ariba, laufen. Erste Lösungen wie Alfresco von Hyland bieten bereits diese Option. Cloud-first-Unternehmen, die SAP bereits aus der Cloud nutzen oder eine Migration planen, sollten daher bei der Entwicklung ihrer Content-Management-Strategie prüfen, welche Integrationsoptionen bestehende Lösungen ermöglichen. Nur so können Arbeitsabläufe rationalisiert, Geschäftsprozesse effizient abgewickelt und automatisiert und das Maximum aus Dokumenten und der Cloud herausgeholt werden.