85 pour cent des données sont superflues

Des problèmes de performance et de nombreux doublons dans les données de base empêchaient une utilisation optimale du système chez Stiegelmeyer, fabricant de lits d'hôpitaux et de soins. Le test Datavard Fitness a permis de clarifier la situation : il est désormais possible d'arrêter 700 développements internes et d'archiver 86 pour cent des données.

Le groupe Stiegelmeyer est synonyme de lits de haute qualité pour le secteur des cliniques et des soins. L'entreprise, dont le siège est à Herford, exporte ses produits dans plus de 60 pays et possède des sociétés de distribution en Belgique, en Finlande, en France, aux Pays-Bas, en Pologne et en Afrique du Sud.

Stiegelmeyer utilise SAP ERP comme logiciel d'entreprise depuis 1998. Au fil des années, de nombreux développements internes sont venus s'ajouter, le flux de données a augmenté et des problèmes de performance se sont fait sentir dans le système ERP.

"Les performances du système se sont parfois effondrées. De plus, nos commerciaux nous ont fait savoir que le système n'était pas clair en raison de doublons dans les données de base et qu'il était impossible de trouver le bon client du premier coup".

décrit Sebastian Frensemeier, IT Application Manager chez Stiegelmeyer, la situation de départ.

"C'était pour nous une raison légitime d'agir".

Une analyse du système devait permettre de mettre en évidence les points faibles du système ERP existant et de trouver des points de départ pour une optimisation. En outre, Stiegelmeyer souhaitait vérifier les prestations du fournisseur d'hébergement SAP sur la base des résultats de l'analyse et les soumettre à un benchmarking.

"Nous savions qu'il y avait des failles dans le système, mais nous ne savions pas exactement où elles se trouvaient et si elles correspondaient aux déclarations de nos utilisateurs".

a déclaré Frensemeier.

L'informaticien attendait d'une analyse du système des connaissances détaillées sur la performance et la stabilité du système, le stockage et la qualité des données ainsi que sur les aspects de conformité et de sécurité.

Une analyse de système qui fait mouche

Le choix s'est porté sur l'outil d'analyse Datavard Fitness Test de la société de conseil et de logiciels Datavard. L'application a été développée par Datavard en tant que produit standard afin d'analyser et d'optimiser les systèmes SAP en cours en utilisant le moins de ressources possible.

L'outil combine une analyse automatique en profondeur avec un benchmarking qui contient des données de plus de 300 systèmes SAP d'entreprises internationales. Sur cette base, Datavard Fitness Test identifie les forces et les faiblesses du système et en tire des recommandations d'action réalisables.

Le volume de toutes les données contenues est analysé, avec une prévision de la croissance attendue, la performance du système en termes de vitesse et de fiabilité ainsi que la qualité des données.

En outre, Datavard Fitness Test vérifie les aspects de conformité et de sécurité et met en évidence les domaines présentant un potentiel d'archivage et de housekeeping particulièrement important. De plus, les conflits potentiels de code Abap sont analysés et représentés.

Durée d'exécution raccourcie par des ajustements

Le projet a démarré sans problème.

"Nous avions un interlocuteur attitré et des appels hebdomadaires pour faire le point. Tout s'est déroulé de manière à préserver les ressources".

explique Frensemeier. Tout d'abord, un test devait être effectué dans le système d'assurance qualité, car il reflète exactement le système de production. À cette fin, les transports ont été importés et leur compatibilité avec le système a été vérifiée.

"Nous avons tout d'abord lancé l'analyse dans le système Q. Il est vite apparu que quelques modifications du programme par Datavard lui-même permettraient de réduire la durée d'exécution à un mois".

rapporte Frensemeier.

En fin d'année, les personnes impliquées dans le projet chez Stiegelmeyer ont préparé le lancement dans le système de production.

"Nous avons consulté notre prestataire de services d'hébergement afin de pouvoir garantir les performances souhaitées en procédant à de petites optimisations du système en amont.

Il a été convenu de doubler les processus de traitement par lots et de réduire les processus de dialogue. Le test de fitness devait finalement être effectué en cours de fonctionnement et ne pas perturber les activités quotidiennes".

a déclaré l'informaticien.

Enfin, début mars, le test Datavard Fitness a été lancé sur le système de production pendant quatre semaines et s'est déroulé sans problème. Lors d'une présentation sur place, les conseillers Datavard ont expliqué les résultats de l'analyse du système et ont donné des recommandations d'action concrètes.

Potentiel d'optimisation mis en évidence

Les résultats de l'analyse du système montrent un net besoin de rattrapage en ce qui concerne l'archivage des données et la mise hors service des applications. Dans le benchmark, Stiegelmeyer se situait sur certains points dans le tiers inférieur des 300 systèmes comparés.

"L'effet "aha" a été particulièrement important dans le domaine SD et dans l'environnement CO".

résume Frensemeier.

"Dans les deux domaines, nous pouvons archiver 85 pour cent du stock de données, ce qui correspond à 55 Go".

Une autre surprise est apparue au niveau des développements propres. Le test de fitness avait révélé que 700 des 1500 développements internes n'étaient plus utilisés. L'arrêt de ces applications permettrait de combler les lacunes potentielles en matière de sécurité et de réduire les coûts. Le nombre de programmes standard modifiés a également surpris :

"Nous savions que nous avions touché à quelques programmes standards, mais le nombre réel de 918 modifications nous a laissé perplexes".

a déclaré Frensemeier. Le service informatique a été moins surpris par la qualité des données de base, car les résultats ont confirmé les déclarations des utilisateurs.

Dans ce cas, les résultats ont été utiles pour les discussions avec les départements spécialisés. En effet, pour la nouvelle introduction prévue d'un système CRM, la qualité des données de base devait être nettement améliorée.

Conclusion : mention "très économe en ressources".

L'analyse du système s'était déroulée sans problème et n'avait pris que peu de temps au service informatique de Stiegelmeyer.

"Ce qui m'a le plus impressionné, c'est que le projet s'est déroulé de manière très autonome. Nous n'avons pas eu beaucoup de travail en interne, car tout a été géré par Datavard. Sur toute la durée du projet, le besoin en personnel interne a été d'environ deux jours".

résume Frensemeier.

Les objectifs liés à l'analyse ont été atteints : L'analyse a permis d'identifier les "points aveugles" du système et de mettre en évidence les possibilités d'optimisation.

"Nous savions qu'il y avait un potentiel d'optimisation chez nous, mais nous ne savions pas où. Nous avons été surpris de voir que nous pouvions faire autant avec si peu d'efforts".

a déclaré Frensemeier.

La tâche du service informatique est maintenant de mettre en œuvre les recommandations d'action. Dans un an, le Fitness Test sera à nouveau lancé pour voir si tous les devoirs ont été faits et comment ils se répercutent dans le système.