Agentic ERP en la práctica: la migración a S/4 como prueba de fuego

Con „Customer Zero“, UiPath ha hecho algo sobre lo que muchos clientes actuales de SAP aún debaten en teoría. La empresa ha aprovechado su propia migración a SAP S/4 Hana para introducir un modelo operativo de ERP totalmente nuevo, lo que la convierte en algo más que un caso aislado interesante: es una visión concreta de cómo la automatización agencial está transformando la migración a S/4 y su posterior funcionamiento.

Todo partió de un problema con el que se encuentran muchas empresas. Tras su salida a bolsa y un fuerte crecimiento internacional, el volumen de negocio de UiPath creció a un ritmo mucho mayor que el del sistema ERP existente.

Workday por un lado, Salesforce por otro

El departamento financiero tenía que hacer malabarismos con contratos complejos y acuerdos no estándar, debía gestionar simultáneamente la presentación de informes según múltiples normas contables (Multi-GAAP) y se veía obligado a realizar conciliaciones manuales. Las liquidaciones se alargaban, el cierre de los balances llevaba demasiado tiempo y los informes para las distintas normas contables consumían recursos valiosos. El entorno de sistemas estaba fragmentado: Workday en el área de RR. HH., Salesforce en ventas y aplicaciones especializadas además de todo ello.

Aunque todo estaba conectado a través de integraciones, estas se veían sobrecargadas, como es lógico, cada vez que surgía un nuevo requisito. El ERP, en su forma anterior, ya no era un facilitador, sino un factor limitante para el crecimiento futuro. En este contexto, UiPath decidió deliberadamente no optar por una conversión clásica a S/4 acompañada de una ligera optimización de procesos.

Iniciativa «Cliente Cero»

La migración a SAP S/4 Hana se planteó como una iniciativa estratégica «Customer Zero». UiPath se convirtió en el primer cliente de referencia de su propia plataforma UiPath para la automatización agentica en un escenario SAP crítico para la empresa, con ingresos reales, requisitos de auditoría y cierres contables globales. Como socio estratégico, Deloitte aportó sus conocimientos sobre SAP y transformación, y adaptó su propia metodología de tal manera que la automatización desempeñara un papel fundamental desde la definición del objetivo, pasando por la configuración del proyecto, hasta la puesta en marcha. La pregunta clave era: ¿se puede implementar un ERP moderno de tal manera que la automatización y los agentes de IA sustituyan en gran medida la necesidad de código específico para cada cliente?

La respuesta está en la arquitectura. En el centro se encuentra SAP S/4 Hana, un núcleo transaccional cercano al estándar que se ha mantenido deliberadamente «limpio». Las modificaciones y las ampliaciones específicas del cliente en el núcleo se han reducido al mínimo imprescindible. En lugar de integrar la lógica especial directamente en el código ABAP, las variantes de proceso, las excepciones y las funcionalidades complementarias se han trasladado a una capa superior de automatización y agentes. El resultado es un «Clean Core» del 93 %, es decir, muy por encima de los valores habituales en muchos sectores (que suelen rondar el 80 %). Este indicador representa un entorno ERP en el que las actualizaciones, las ampliaciones y las nuevas versiones son posibles sin necesidad de realizar un laborioso trabajo de arqueología en el código específico del cliente y en el que la deuda técnica se mantiene baja de forma permanente.

RPA para tareas recurrentes

Para que este modelo funcionara, UiPath tuvo que integrar profundamente su propia plataforma en el programa S/4. Se utilizó la automatización robótica de procesos (RPA) para las tareas recurrentes de SAP, especialmente en finanzas y procesos clave; el procesamiento inteligente de documentos (IDP) para recibos y contratos; UiPath Apps como interfaz fácil de usar cuando era necesario agrupar o simplificar transacciones de SAP, así como la automatización de pruebas y una orquestación basada en IA que coordina todos los componentes.

Las migraciones de datos y las integraciones, por ejemplo con Workday o Salesforce, ya no se llevaban a cabo principalmente de forma manual y mediante scripts, sino que se controlaban mediante bots y flujos de trabajo automatizados. Los ciclos de prueba para S/4 Hana y los sistemas conectados se ejecutaban en gran medida de forma automatizada, incluidas las validaciones de las interfaces. La verdadera fortaleza se refleja en los resultados. A lo largo del programa se crearon más de 200 automatizaciones en torno a procesos empresariales centrales, que no coexisten de forma aislada, sino que interactúan de manera coordinada. En la organización financiera, más del 85 % de los flujos de trabajo esenciales —entre ellos la facturación, las conciliaciones y el reconocimiento de ingresos— se ejecutan hoy en día en UiPath mediante automatizaciones desatendidas. Los pasos intermedios manuales se han convertido en una excepción. Paralelamente, se automatizó alrededor del 60 % de los casos de prueba, lo que alivia notablemente la carga de trabajo de los departamentos especializados y, al mismo tiempo, aumenta la profundidad de las pruebas.

Gracias a las validaciones automatizadas y a los escenarios de integración, este enfoque permitió que la ejecución del proyecto fuera aproximadamente un 10 % más rápida que en implementaciones de SAP similares. Y todo ello sin renunciar a la plena auditabilidad ni a la estabilidad de las transiciones entre los sistemas SAP y los no SAP.

Riesgo, agilidad, auditabilidad

Las cifras son algo más que simples indicadores de eficiencia. Marcan un modelo de actuación para los programas de SAP en el que se reequilibran parámetros clásicos como el riesgo, la agilidad, la auditabilidad y el coste total de propiedad.

En este contexto, sin duda lo más relevante para los responsables de SAP es cómo se aplican estas automatizaciones en el día a día. UiPath ha optado deliberadamente por no dejar que los bots de tareas aislados funcionen de forma paralela en los departamentos. En su lugar, se ha creado un Centro de Excelencia centralizado que define los estándares de desarrollo, gobernanza, seguridad y supervisión. Todos los bots y agentes de IA están conectados a una plataforma de orquestación que controla los procesos de extremo a extremo.

Para entender lo que esto significa, basta con fijarse en un escenario clásico de SAP, como la facturación. Si se detecta una discrepancia en un proceso de liquidación, no se reinicia simplemente un único bot. En su lugar, se pone en marcha una cadena de procesos orquestada: los datos se comprueban según las reglas almacenadas y los datos maestros de SAP, se inician pasos de corrección predefinidos, se proporciona automáticamente información estructurada a los departamentos responsables y se documenta todo el proceso de forma que quede a prueba de auditorías. De este modo, a partir de un conjunto de automatizaciones se crea un modelo operativo que garantiza la estabilidad, la transparencia y el cumplimiento normativo en los procesos críticos.

Agentic ERP como nuevo estándar

Partiendo de esta base, UiPath sigue desarrollando el concepto de un ERP «agente». Entre los ámbitos de aplicación típicos se encuentran, entre otros, aquellos en los que muchos equipos de finanzas de SAP siguen realizando evaluaciones manuales: en caso de desviaciones en la verificación de facturas, en la constitución y el ajuste de provisiones, en la lógica de periodificación o en el tratamiento de casos especiales en la contabilización de ingresos.

Para ello, los agentes coordinan los datos procedentes de SAP S/4 Hana y los sistemas conectados, realizan comprobaciones, documentan los resultados y solo recurren a personas cuando hay incertidumbre o se requiere una valoración técnica. Sobre esta base, los departamentos especializados y de TI no solo reciben datos brutos, sino también opciones prevalidadas, escenarios y propuestas concretas. Una novedad absoluta es la ampliación de la alianza de UiPath con Deloitte y el desarrollo conjunto de la nueva oferta de Deloitte, „Agentic ERP“. La oferta ayuda a las empresas a modernizar y optimizar entornos ERP complejos mediante Agentic Automation y una orquestación de procesos integral basada en UiPath Maestro.

Más que un mero ejercicio técnico

UiPath y Deloitte han demostrado con Customer Zero que una transformación a S/4 puede ser algo más que un mero trámite técnico. La combinación de un núcleo SAP prácticamente inalterado, una capa de agentes orquestada y una automatización de pruebas y procesos construida de forma sistemática abre una alternativa a los proyectos impulsados por la migración y repletos de desarrollos especiales. Para la comunidad SAP, esto significa que la decisión clave no gira únicamente en torno a la elección de la plataforma ERP para los próximos diez años, sino a la cuestión de qué modelo de agentes y automatización se situará en el futuro sobre esta plataforma y qué papel desempeñará S/4 en ella como núcleo estable. (Fuente: UiPath)