XFacture ante portas - qu'est-ce que cela signifie pour l'homo SAPiens ?

L'utilisation obligatoire de factures électroniques pour les transactions avec les institutions publiques arrive. Les fournisseurs des autorités allemandes sont désormais confrontés à de nouveaux défis en termes de processus et d'organisation et doivent numériser et adapter leur flux de travail. Et au milieu de tout cela se trouve l'homo SAPiens.

Alors que jusqu'à présent, les factures étaient simplement envoyées aux autorités sous forme de papier ou de document PDF, on veut enfin profiter d'une approche automatisée dans toute l'UE. Toutefois, pour que les factures puissent être traitées de manière automatisée (c'est-à-dire par la machine), elles doivent être envoyées dans un format électronique structuré.
Homo SAPiens Automatus

La variante allemande pour mettre en œuvre cette réglementation européenne tout à fait judicieuse est XRechnung. En tant que CIUS (Core-Invoice-Usage-Specification), elle est entièrement compatible avec les directives européennes, mais comporte également quelques directives spécifiques à l'Allemagne. Les autorités allemandes les ont déjà mises en œuvre pour elles-mêmes et devraient désormais être en mesure de recevoir et de traiter les factures XRechnung.

XFacture présuppose l'utilisation d'un format de message électronique structuré, faute de quoi l'envoi automatisé de messages n'est même pas possible. Dans le cas de XRechnung, cela signifie passer du PDF ou du papier à un schéma XML - les syntaxes UBL (Universal Business Language) ou UN/CEFACT CII (Cross-Industry-Invoice) sont alors prises en charge.

En français, cela signifie que chaque facture doit être numérisée ou convertie de manière structurée pour un traitement informatique approprié. Ensuite, les processus d'expédition eux-mêmes doivent être adaptés. Mot-clé : workflow des factures sortantes dans le système ERP. L'Homo SAPiens se trouve donc face à la prochaine étape de son développement : l'Homo SAPiens Automatus.

Le format XFacture est basé sur un format de données structuré - tel que le format IDoc utilisé habituellement dans SAP. Lorsque des e-factures doivent être envoyées à une autorité de l'administration publique, une facture au format IDoc doit être convertie au format XFactures. Cela doit se faire de préférence de manière automatisée et sans erreur - nous avons donc besoin d'un Deus ex Machina. Heureusement, il existe quelques dieux que l'on peut enfermer, pardon, intégrer dans la boîte SAP.

Routage via Peppol

Les factures X ne doivent pas seulement être créées, mais aussi envoyées correctement. Cela se fait par e-mail ou via le réseau Peppol. Le mode d'envoi à choisir varie d'une administration à l'autre - alors que certains services administratifs sont déjà connectés au réseau Peppol (Peppol désigne d'ailleurs une infrastructure de distribution ainsi qu'un cadre juridique pour l'échange de documents électroniques en B2G et B2B), d'autres poussent encore à l'envoi par e-mail. Pour cela, les entreprises ont besoin d'un point d'accès Peppol. Là aussi, il existe des prestataires de services EDI spécialisés ou la voie vers SAP lui-même.

Peppol offre d'ailleurs d'autres avantages, en plus de la conformité à XFacturation. Peppol jouit d'une popularité croissante dans le monde entier, prend en charge différents profils spécifiques à chaque pays et est considéré comme un protocole de transmission à l'épreuve du temps.

Pour le SAPler, il est donc important d'intégrer les fonctions nécessaires à la création correcte, à l'envoi réussi et au suivi fiable des XRechanges. Pour cela, SAP propose l'intégration de SAP Cloud Platform, mais aussi eDocuments Framework et Application Interface Framework.

La SAP Cloud Platform, développée en tant que solution Platform-as-a-Service, permet aux développeurs internes de l'entreprise de programmer leurs propres applications ou d'étendre celles déjà existantes dans un cadre logiciel soutenu par le cloud. En interne, il faut disposer de connaissances spécialisées en matière d'EDI et de facturation électronique. Des flux d'intégration préconfigurés sont disponibles pour certains scénarios - par exemple pour l'intégration avec le réseau Peppol.

eDocuments Framework et Application Interface Framework (AIF) ont été spécialement développés par SAP pour les besoins de l'e-facture. eDocuments convertit les documents dans un format d'e-facture courant (comme XML) et les convertit ensuite dans le format cible, à savoir XFacture, à l'aide de l'AIF. Il est possible d'importer des paquets individuels pour certains pays, mais Peppol n'est pas inclus.

Dans ce cas, il faut soit acheter à nouveau SAP Cloud Platform, soit faire appel à un prestataire de services EDI. Les fournisseurs tiers sont également une option. Surtout s'il n'y a pas de connaissances spécialisées en interne sur XFacturation, le mappage EDI, le routage et le monitoring, le recours à un prestataire de services EDI pour la mise en œuvre correcte de XFacturation peut épargner beaucoup de frais et de soucis.

XFacture, nous te saluons

Pouvons-nous donc réellement nous réjouir de la XFacture ? Nous pensons que oui. Elle nous permet, si l'entreprise réagit correctement, de passer à l'étape suivante de l'évolution et de rendre le lien homme-SAP encore plus harmonieux. L'existence et la reproduction de l'Homo SAPiens Automatus dépendent toutefois de la capacité des entreprises à intégrer XRechnung, Peppol et tout ce qui s'y rapporte dans le système SAP existant.