La plataforma global e independiente para la comunidad SAP.

XBill ante portas - ¿qué significa eso para el Homo SAPiens?

Ya se ha inventado la herramienta más importante de la humanidad: el sistema ERP de SAP. XInvoice llama ahora a las puertas de nuestra ciudad eterna. Pero no tenemos por qué tener miedo. Sólo tenemos que estar preparados y hacer un trabajo de integración.
Philipp Liegl, Ecosio
Alexander Leitsoni, Ecosio
18 noviembre 2020
[shutterstock.com: 97080425, SergeyBitos]
avatar
avatar
Este texto ha sido traducido automáticamente del alemán al español.

Se acerca el uso obligatorio de facturas electrónicas en los negocios con las instituciones públicas. Los proveedores de las administraciones públicas alemanas se enfrentan ahora a nuevos retos de procedimiento y organización y deben digitalizar y adaptar su flujo de trabajo. Y en medio de todo ello está el Homo SAPiens.

Mientras que hasta ahora las facturas a las autoridades públicas se enviaban simplemente en papel o como documento PDF, los ciudadanos de toda la UE quieren por fin beneficiarse de un planteamiento automatizado. Sin embargo, para que las facturas puedan ser procesadas automáticamente (es decir, por la máquina), deben enviarse en un formato electrónico estructurado.
Homo SAPiens Automatus

La variante alemana para aplicar esta normativa de la UE, que tiene todo el sentido, es XRechnung. Como CIUS (Core-Invoice-Usage-Specification), es totalmente compatible con las especificaciones europeas, pero también tiene algunas especificaciones alemanas específicas. Las autoridades alemanas ya las han implantado y ahora deberían poder recibir y procesar facturas X.

XInvoice requiere el uso de un formato de mensaje electrónico estructurado; de lo contrario, ni siquiera es posible la transmisión automatizada de mensajes. En el caso de XInvoice, esto significa pasar del formato PDF o papel a un esquema XML: se admiten las sintaxis UBL (Universal Business Language) o UN/CEFACT CII (Cross-Industry-Invoice).

En alemán, esto significa que cada factura debe digitalizarse o convertirse de forma estructurada para su adecuado tratamiento informático. A continuación, también hay que adaptar los propios procesos de expedición. Palabra clave: flujo de trabajo de facturas emitidas en el sistema ERP. Así pues, Homo SAPiens se enfrenta a la siguiente fase de desarrollo: Homo SAPiens Automatus.

El formato XInvoice se basa en un formato de datos estructurado, al igual que el formato IDoc utilizado habitualmente en SAP. Si se van a enviar facturas electrónicas a un organismo de la administración pública, hay que convertir una factura en formato IDoc a formato XInvoice. Esto debe hacerse preferiblemente de forma automática y sin errores - por lo que necesitamos un deus ex machina. Afortunadamente, hay varios dioses entre los que elegir, que se pueden volver a encerrar en la caja de SAP, perdón, integrar.

Ruta vía Peppol

Las facturas no sólo deben crearse, sino también enviarse correctamente. Esto se hace por correo electrónico o a través de la red Peppol. El método de envío varía de una autoridad a otra: mientras que algunas oficinas administrativas ya están conectadas a la red Peppol (Peppol, por cierto, se refiere tanto a una infraestructura de entrega como a un marco legal para el intercambio de documentos electrónicos en B2G y B2B), otras siguen apostando por el envío por correo electrónico. Para ello, las empresas necesitan un punto de acceso Peppol. También en este caso existen proveedores de servicios EDI especializados o la vía del propio SAP.

Además de la conformidad con XInvoice, Peppol ofrece otras ventajas. Peppol es cada vez más popular en todo el mundo, admite diversos perfiles específicos de cada país a escala internacional y se considera un protocolo de transmisión preparado para el futuro.

Para los usuarios de SAP, es importante integrar las funciones necesarias para la creación correcta, el envío satisfactorio y la supervisión fiable de las XRechungen. Por ejemplo, la propia SAP ofrece la integración de SAP Cloud Platform o el marco de eDocuments y el marco de interfaz de aplicaciones.

SAP Cloud Platform, desarrollada como una solución de plataforma como servicio, permite a los desarrolladores internos programar sus propias aplicaciones o ampliar las existentes en un marco de software soportado por la nube. Internamente, debe disponerse de la experiencia adecuada en EDI y facturación electrónica. En algunos casos, existen flujos de integración preconfigurados, por ejemplo para la integración con la red Peppol.

eDocuments Framework y Application Interface Framework (AIF) fueron desarrollados por SAP específicamente para las necesidades de la factura electrónica. eDocuments convierte los documentos a un formato común de factura electrónica (como XML) y luego los convierte al formato de destino, es decir, XInvoice, utilizando el AIF. Los paquetes individuales para cada país pueden importarse individualmente, pero Peppol no está incluido aquí.

En este caso, o bien hay que volver a adquirir SAP Cloud Platform, o bien se cuenta con la ayuda de un proveedor de servicios EDI. Los proveedores externos también son una opción. Especialmente si no se dispone de experiencia interna en XInvoice, mapeo EDI, enrutamiento y supervisión, acudir a un proveedor de servicios EDI para la correcta implementación de XInvoice puede ahorrar muchos costes y disgustos.

XBill, te saludamos

¿Podemos estar contentos con el XBill? Creemos que sí. Si la empresa reacciona correctamente, nos permitirá subir al siguiente nivel evolutivo y hacer que la conexión humano-SAP sea aún más armoniosa. Sin embargo, que el Homo SAPiens Automatus pueda sobrevivir y reproducirse adecuadamente depende de lo bien que las empresas consigan integrar XInvoice, Peppol y todo lo que conlleva en el sistema SAP existente.

https://e3mag.com/partners/ecosio-gmbh/
avatar
Philipp Liegl, Ecosio

Philipp Liegl es Director General de Ecosio.


avatar
Alexander Leitsoni, Ecosio

Alexander Leitsoni es analista EDI en Ecosio.


Escriba un comentario

Trabajar sobre la base de SAP es crucial para el éxito de la conversión a S/4. 

Esto confiere al centro de competencia una importancia estratégica para los clientes actuales de SAP. Independientemente del modelo operativo de S/4 Hana, temas como Automatización, Supervisión, Seguridad, Gestión del ciclo de vida de las aplicaciones y Gestión de datos la base de las operaciones S/4.

Por segunda vez, E3 Magazine organiza una cumbre para la comunidad SAP en Salzburgo con el fin de ofrecer información exhaustiva sobre todos los aspectos del trabajo preliminar de S/4 Hana. Toda la información sobre el evento puede encontrarse aquí:

Cumbre de Centro de Competencia SAP 2024

Lugar de celebración

Sala de actos, FourSide Hotel Salzburg,
En el recinto ferial 2,
A-5020 Salzburgo

Fecha del acontecimiento

5 y 6 de junio de 2024

Entrada normal:

€ 590 sin IVA

Lugar de celebración

Sala de actos, Hotel Hilton Heidelberg,
Kurfürstenanlage 1,
69115 Heidelberg

Fecha del acontecimiento

28 y 29 de febrero de 2024

Entradas

Billete normal
590 EUR sin IVA
El organizador es la revista E3 de la editorial B4Bmedia.net AG. Las conferencias irán acompañadas de una exposición de socios seleccionados de SAP. El precio de la entrada incluye la asistencia a todas las conferencias de la Cumbre Steampunk y BTP 2024, la visita a la zona de exposición, la participación en el evento nocturno y el catering durante el programa oficial. El programa de conferencias y la lista de expositores y patrocinadores (socios de SAP) se publicarán en este sitio web a su debido tiempo.