Workflow de facturation numérique dans S/4HANA au sein du groupe Ober Scharrer

Le groupe Ober Scharrer GmbH (OSG) est l'un des principaux prestataires de soins ophtalmologiques en Allemagne, avec 120 sites, dont près de 50 centres chirurgicaux. Plus de 300 ophtalmologues réalisent chaque année plus de 150.000 opérations de l'IVOM (dégénérescence maculaire) et de la cataracte. En outre, l'OSG est également active avec des filiales en Suisse, aux Pays-Bas et au Royaume-Uni. 

Outre les "blockbusters" que sont la cataracte et l'IVOM, l'OSG propose toute la gamme des soins ophtalmologiques conservateurs et réfractifs, ainsi que des spécialités comme le traitement des prématurés. L'activité de l'OSG est florissante et continue de croître, compte tenu du vieillissement de la population et de la baisse naturelle des performances oculaires. La correspondance commerciale augmente donc et, avec elle, les factures entrantes qui arrivent chaque jour sous forme papier sur l'un des 120 sites de l'OSG.

Cure de numérisation de base

Dans une organisation aussi dispersée, traiter les factures manuellement, les faire passer d'un point de contrôle à l'autre et enfin les faire comptabiliser est extrêmement coûteux et, en raison de la part élevée de travail manuel, parfois sujet aux erreurs. Aucune transparence sur le statut du volume de factures reçues, des documents restent involontairement plus longtemps en souffrance, des frais de rappel et des pertes d'escompte menacent - ces inconvénients classiques du travail analogique ont incité le Dr Alexander Tkotz, Head of Corporate Development chez OSG, à soumettre l'entreprise, avec son équipe, à une "cure de numérisation" fondamentale afin de la préparer à l'avenir numérique. 

En tant que "Inhouse Consultant", le Corporate Development détecte les potentiels d'optimisation des processus internes et élabore des propositions de solutions. L'un des résultats de cette activité a été, en 2020, le passage de l'ERP Microsoft Navision, devenu obsolète, à SAP S/4HANA selon une approche Greenfield. En dessous, d'autres projets informatiques se sont déployés en éventail : au total, près de dix systèmes informatiques qui devaient tous être mis en service en même temps. 

Plusieurs projets informatiques ont été menés de front 

Le passage d'un processus de facturation manuel et papier à un flux de travail numérique n'était donc qu'un des nombreux nouveaux projets. Afin de pouvoir réaliser l'implémentation de manière fiable, OSG a choisi le groupe xSuite, un partenaire technologique disposant d'une longue expérience dans le secteur et dont la solution est en outre intégrée aussi profondément que possible dans SAP.

"La numérisation est un sujet auquel chaque entreprise doit faire face", affirme Alexander Tkotz avec assurance. Le passage à l'ERP a ouvert à OSG un très large éventail de possibilités de numérisation, dont le thème central était l'ancien processus analogique de traitement des factures. Avec le workflow de facturation de xSuite, l'entreprise a non seulement numérisé l'ensemble de son traitement des factures, mais elle l'a aussi entièrement transformé dans la foulée.

Pour cela, il fallait définir un processus qui convienne à tous, ce qui n'est pas une mince affaire compte tenu des structures établies de longue date et des grandes différences entre les sites et le siège. Il s'agissait de déterminer qui effectuerait quelle étape à l'avenir. Des centaines de fournisseurs locaux non répertoriés jusqu'alors ont été identifiés et créés dans les données de base. Il a surtout fallu former près de 500 employés - en grande partie du personnel médical ayant souvent peu d'affinités avec les processus commerciaux - au travail avec le flux de travail numérique.  

Niveaux d'escalade automatiques intégrés

Entre-temps, le processus complet de validation des examens est numérisé. "Nous l'avons simplifié au maximum"explique Alexander Tkotz. Il n'y a que quatre niveaux (les deux premiers sont obligatoires, les niveaux trois et quatre ne concernent que les montants supérieurs à des limites de valeur définies). Au niveau un, chaque facture est vérifiée sur le fond, au niveau deux, un cadre supérieur du site donne son autorisation de paiement selon le principe des quatre yeux. Différents niveaux d'escalade ont été définis dans le workflow : Si une vérification factuelle n'est pas traitée pendant quatre jours, le valideur est ensuite informé, après six jours, le processus est automatiquement transmis au management régional, après huit jours enfin au COO. Cela permet de garantir un traitement rapide des factures et d'éviter à temps d'éventuelles pertes d'escompte ou des rappels.

Dans le reporting de la solution xSuite, OSG a mis en place trois couches : Le premier affiche les KPI pour la gestion, comme le nombre et le total des factures ouvertes par étape de processus et le montant total du volume actuel des documents. Il est également possible de voir immédiatement quelles factures d'un montant particulièrement élevé (à partir de 10.000 euros) sont en circulation - ce qui est particulièrement important lors des changements de mois pour la régularisation. La deuxième couche présente des KPI par société et par site comme instrument de pilotage pour l'équipe des créanciers. Ici, les factures ouvertes sont ventilées par site et par statut individuel. Enfin, la troisième couche contient des détails supplémentaires par document, par exemple le délai de traitement, la date d'escompte et le centre de traitement actuel. 

Délais plus courts, transparence accrue 

Depuis janvier 2021, la vérification et la validation des factures sont entièrement numérisées à l'OSG. Il en résulte une accélération considérable des temps de traitement ainsi qu'une transparence totale sur chaque statut de chaque facture. L'OSG prévoit également de numériser entièrement le processus de réception des factures dans un avenir proche. Dans la mesure du possible, les fournisseurs ne doivent plus envoyer de factures papier, mais uniquement des factures numériques à l'avenir. Celles-ci peuvent être introduites beaucoup plus rapidement dans le flux de travail et sont pratiquement exemptes d'erreurs. Ensuite, le classement électronique se fait dans les archives numériques de la xSuite.

La prochaine grande étape pour OSG sera de mettre en place un système de commande dans SAP et de le relier au workflow de facturation, de sorte que des processus P2P continus soient possibles. Le contrôle automatique des factures se fera alors selon la correspondance à trois voies : Si la commande, la réception des marchandises et la facture concordent, le système peut automatiquement passer la facture en mode sombre, sans qu'une vérification et une validation particulières soient nécessaires. Actuellement, OSG fait auditer l'archivage numérique par ses commissaires aux comptes. Les justificatifs papier pourront alors être détruits à l'avenir après avoir été scannés avec succès, un pas de plus pour passer des processus analogiques à des processus numériques conçus de manière efficace. La numérisation est donc toujours en cours à l'OSG. 

Annonce de l'événement : DSAGLIVE

Découvrez les avantages du traitement électronique des factures avec xSuite au salon DSAGLIVE, également pour d'autres secteurs. Dans le rapport pratique de REMONDIS Maintenance & Services GmbH & Co. KG (le mardi 21 septembre 2021 à 15h30), vous découvrirez comment l'introduction d'un workflow de facturation a été mise en œuvre avec S/4HANA et Fiori.