Du cheval au cheval de course numérique

Avec environ 2200 collaborateurs et un chiffre d'affaires de 2,25 milliards d'euros pour l'exercice 2023, l'entreprise familiale fondée en 1923 à Münster opère aujourd'hui sur plus de 20 sites de production en Europe. Cette histoire à succès n'aurait pas été possible sans une innovation et une adaptation continues aux nouvelles conditions du marché.

Le projet One Finance, qui soutient la transformation numérique du groupe Westfalen, en est un exemple. L'entreprise est confrontée à la tâche de passer de SAP R/3 à SAP S/4 Hana du point de vue du système. Afin de répondre au mieux aux exigences d'un environnement commercial en pleine mutation, Westfalen a mis l'accent sur la modernisation des processus financiers et commerciaux dès le début du projet, dans SAP R/3.

"Un concept de gestion moderne par segment nécessite des données financières structurées dans le compte de résultat et le bilan afin de prendre les bonnes décisions. C'est ce qui nous a poussés à activer le Nouveau Grand Livre dans notre SAP R/3 existant, afin de réaliser une comptabilité par segment qui nous permette de générer des chiffres précis pour les différents secteurs d'activité", souligne Tilman Heise, responsable des systèmes de contrôle de gestion chez Westfalen.

Mise en œuvre progressive

La décision de procéder par étapes en implémentant le nouveau grand livre (New GL) encore dans le SAP R/3 actuel était en outre motivée par la nécessité de préparer le passage à S/4 Hana et de minimiser ainsi les risques. Cela permet à l'entreprise de profiter de l'amélioration des données financières avant même le passage au nouveau système.

"Nous avons étudié différentes options pour l'introduction du SAP New General Ledger (New GL) et nous avons finalement opté pour une introduction dans SAP R/3 avec notre partenaire de migration cbs, afin de pouvoir ainsi alléger le passage à S/4 Hana. En même temps, nous voulions profiter de l'opportunité offerte par le projet One Finance pour alléger notre plan comptable et donner vie à notre nouveau concept de gestion", explique Tilman Heise.

Tests et adaptations

Plusieurs cycles de tests, dont des tests unitaires, des tests d'intégration et des tests de performance, ont permis de s'assurer que la migration se déroulait avec succès dans les délais prévus. Cela a également nécessité des optimisations du matériel en amont de la migration : "Nous avons travaillé sur les performances du système en collaboration avec nos prestataires de services afin que la migration se déroule sans problème le week-end prévu", explique Tilman Heise.

L'équipe de base comprenait des collaborateurs des domaines du contrôle de gestion, de la finance et de la comptabilité ainsi que de l'informatique. Cette équipe a été complétée par le partenaire de migration cbs et d'autres conseillers externes. L'étroite collaboration et l'intégration précoce des départements spécialisés ont été décisives pour la réussite du projet. "Toutes les personnes concernées ont été impliquées très tôt afin qu'elles puissent collaborer efficacement. La communication ouverte a été un facteur de réussite particulier dans ce projet.

Le feedback a été donné et accepté mutuellement. C'était une collaboration très constructive, nous allons de l'avant ensemble", reflète Stephan Tybus, manager chez cbs Corporate Business Solutions, qui a dirigé le projet avec le groupe Westfalen.

Contrôle précis

"Nous sommes très satisfaits du résultat et allons maintenant aborder les prochaines étapes d'amélioration et d'optimisation que nous nous sommes fixées. Avec One Finance, nous avons déjà créé dans SAP R/3 une bonne base pour une gestion d'entreprise moderne", déclare Tilman Heise. "Le groupe Westfalen montre de manière impressionnante comment tradition et innovation peuvent être combinées avec succès.

En modernisant ses systèmes financiers de manière ciblée, elle s'assure une base viable pour une croissance durable. Grâce à des instruments de gestion plus précis et des processus innovants, elle reste compétitive sur un marché dynamique et constitue ainsi un modèle de transformation numérique réussie pour les PME", souligne Stephan Tybus, manager chez cbs.

Groupe Westfalen

Le groupe Westfalen est actif dans les domaines des gaz techniques, du froid et du chaud, des stations-service et de la mobilité ainsi que de la thérapie respiratoire à domicile. L'hydrogène, en particulier, joue un rôle important dans le domaine de la durabilité dans un nombre croissant de secteurs. L'entreprise familiale, fondée en 1923 à Münster, est aujourd'hui représentée par de nombreuses filiales et sociétés en participation sur plus de 20 sites de production en Allemagne, aux Pays-Bas, en Belgique, en France, en Suisse et en Autriche. Au cours de l'exercice 2023, elle a réalisé un chiffre d'affaires de plus de 2,25 milliards d'euros avec environ 2200 collaborateurs.

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