Vers une gestion autonome des licences SAP !

Auparavant, une mesure SAP consistait à compter les types de licences que l'on avait auparavant attribués manuellement aux utilisateurs en toute bonne foi. Depuis 2014, les exigences sont de plus en plus souvent déduites des relevés, même si le même état de fait était connu depuis des années dans les relevés et qu'un client SAP existant pouvait être pleinement convaincu d'être conforme.

Un contrôle des coûts, une transparence sur les risques et une gestion proactive du stock de licences conduisent à des décisions autonomes sur les investissements SAP. Nous distinguons dix étapes sur la voie d'une gestion autonome des licences SAP :

Compter simplement :

La tâche élémentaire de la gestion des licences est de maintenir le stock de licences à un niveau faible. Un workflow de gestion des licences bien ordonné ou un contrôle régulier de la nécessité d'une licence SAP réduit les travaux de nettoyage juste avant l'arpentage.

Compter ce qui est juste :

La question de savoir si un utilisateur professionnel onéreux ou un type d'utilisateur plus avantageux et limité sur le plan fonctionnel doit être attribué à un collaborateur se fait souvent sur la base d'une intuition ou d'une interprétation qui n'a rien à voir avec la liste des prix SAP ou même avec des accords spéciaux conclus dans le cadre de contrats individuels.

Optimiser la valeur de la licence :

En exploitant le flou de la liste de prix, il est possible d'augmenter la part des types de licences les moins chères. Si un utilisateur utilise par exemple à 98% les fonctions d'un Worker User, il vaut la peine de vérifier si les deux derniers pour cent devraient également être attribués au profil Worker User dans le cadre du flou.

Transparence sur les identifiants de moteur :

Il est connu que les identifiants de moteur affichés ne fournissent pas les valeurs de l'utilisation réelle. (Exemples : Nombre de localisations/produits dans APO, documents d'achat créés en externe, clients actifs, etc.) Les demandes basées sur ces Engine ID entraînent des coûts non justifiés qui peuvent être réfutés par des moyens simples.

Consolidation optimisée :

Dans la pratique, la hiérarchie des types de licences entraîne des coûts supplémentaires inutiles.
Les coûts cumulés d'un Worker et d'un Logistic User sont nettement inférieurs à la valeur consolidée de l'ensemble de l'entreprise.
Utilisateur professionnel. Il s'agit ici d'éviter de telles consolidations.

L'autorisation suit une licence optimisée :

La gestion des autorisations et la gestion des licences convergent. Au lieu de devoir attribuer des types de licences coûteux en accordant des autorisations généreuses, il s'agit de déterminer la licence optimale à partir de l'utilisation réelle de SAP et de réduire les autorisations superflues.

Connaître les spécificités du contrat :

Souvent, les exigences de conformité se basent sur la liste de prix actuelle et ne tiennent pas compte des dispositions contractuelles individuelles. Par exemple, l'utilisation indirecte et l'utilisation de modules complémentaires dépendent dans une large mesure de la liste de prix sur laquelle repose le contrat.

Utilisation indirecte sous contrôle :

Pour être durablement en conformité, les interfaces et les add-ons ne doivent pas être évalués une seule fois en ce qui concerne l'utilisation indirecte. Des directives pour les développeurs et l'examen des coûts de licence cachés lors des décisions d'investissement pour les add-ons conduisent à une stabilité dans la conformité.

Simulation de contrat :

Au niveau "optimiser la valeur de la licence", le modèle utilisateur a été optimisé. Cela conduit au rachat au niveau le plus avantageux. La simulation des droits de configuration, la prévision des besoins en licences pour les conditions de rachat arrivant à échéance, l'ordonnancement des licences non utilisées, etc. permettent d'optimiser le contrat de rachat.

Simulation du modèle S/4 :

La discipline reine de la gestion des licences SAP est la simulation d'un changement de modèle de licence, actuellement par exemple le passage du modèle de licence ECC au nouveau modèle d'utilisateur S/4 Hana. Les clients SAP existants doivent décider sur quelle base ils souhaitent distribuer leurs utilisateurs à l'avenir.