Une transformation propre apporte de la transparence

Il devait être possible de voir combien l'entreprise Home and Cleaning Solutions gagne au total avec un produit (terme technique : contribution de couverture calculée globalement). Pour les plus de 30 filiales de Freudenberg dans le monde, les différents périmètres analytiques avec leurs monnaies nationales respectives ont donc été convertis en un périmètre analytique unique.

En l'espace de trois ans, la solution développée par cbs a maintenant été mise en œuvre sur tous les continents et intégrée dans le système SAP central du groupe. Les devises locales continuent de fonctionner en parallèle afin de répondre aux exigences locales.

De plus, les coûts respectifs de chaque produit sont aujourd'hui disponibles en un clic de souris dans la monnaie de l'entreprise, l'euro. Cela crée la transparence souhaitée.

Home and Cleaning Solutions est une filiale du groupe Freudenberg, une entreprise familiale allemande avec une activité internationale et plus de 160 ans de tradition. Le siège de l'entreprise se trouve à Weinheim sur la Bergstraße.

Le groupe d'entreprises comprend Vileda et ses célèbres produits ménagers destinés au grand public. Le portefeuille de produits de Vileda comprend tout ce qui facilite l'entretien ménager, des serpillères et balais aux produits pour l'entretien du linge en passant par les chiffons de nettoyage.

Par ailleurs, d'autres marques telles que O'Cedar, Wettex, Marigold et Gimi, qui connaissent un grand succès sur les différents marchés nationaux, sont également regroupées sous cette bannière. Environ 87 pour cent du chiffre d'affaires total d'environ 938 millions d'euros (exercice 2017) sont générés par le portefeuille de produits destinés au marché grand public.

L'entreprise est présente dans plus de 30 pays grâce à ses organisations de vente. Cela comprend des sites en Europe, aux États-Unis, au Canada et au Mexique, ainsi que de nombreuses succursales en Australie, en Asie (par exemple en Thaïlande et à Hong Kong) et une joint-venture en Inde. Freudenberg Home and Cleaning Solutions se caractérise par une chaîne d'approvisionnement globale et des processus de production et de distribution internationaux.

Comptabilité analytique décentralisée en monnaie nationale

Home and Cleaning Solutions et ses 30 filiales travaillent avec un système SAP central auquel tous les sites ont accès. Les modules correspondants sont disponibles pour les processus de production, de chaîne d'approvisionnement, de distribution ou de comptabilité.

Les périmètres analytiques de la succursale étaient auparavant décentralisés et utilisaient exclusivement la monnaie nationale correspondante. La conversion des coûts dans la devise du groupe, l'euro, se faisait manuellement. Les processus étaient lourds, manquaient de transparence et présentaient un potentiel d'erreurs.

"L'orientation internationale de notre groupe, avec ses différentes marques, nous a finalement incités à mettre en place un périmètre analytique unique sur le modèle d'une société globale".

se souvient Monika von Duering, Corporate Director Business Processes and Systems.

Les produits passent souvent par plusieurs sites dans différents pays, depuis la livraison des matières premières jusqu'au traitement dans la chaîne de production. Les coûts étaient à chaque fois comptabilisés dans la monnaie nationale.

En raison de la diversité des sites, on ne disposait pas d'une vue rapide et continue de la composition des coûts sur les différents sites de production. Il manquait une vue d'ensemble des dépenses financières pour le matériel, le personnel, les fournisseurs et d'autres postes du cycle de production.

Jusqu'à présent, ces valeurs ne pouvaient être converties en euros que manuellement, et il fallait tenir compte non seulement des effets de change, mais aussi des majorations interentreprises et d'autres facteurs.

Afin de réduire la complexité et d'améliorer la transparence, on voulait générer la visibilité directement à partir du système SAP. Freudenberg utilise un ERP/ECC 6.0 complété par un Business Warehouse 7.4.

Cet environnement SAP comprend également SAP Integrated Business Planing (IBP) et Cloud for Customers (C4C) avec Hybris. Il était donc possible de se baser sur une architecture SAP classique sans autre risque de changement de version. La décision a donc été prise d'harmoniser les périmètres analytiques et de les regrouper dans un système unique. Les habitants de Weinheim ont choisi le cabinet de conseil SAP cbs comme partenaire de projet.

Plusieurs facteurs ont convaincu.

"cbs a déjà réalisé avec succès des projets similaires et dispose d'excellentes références dans l'industrie".

explique Monika von Duering. La méthodologie M-cbs, qui a fait ses preuves à maintes reprises, et la procédure peu invasive ont permis de garantir que le fonctionnement quotidien n'a pratiquement pas été perturbé et que toutes les unités ont pu continuer à travailler sans restriction sur le plan opérationnel juste avant et juste après la transformation.

"Le concept proposé par cbs était transparent et continu - et donc compréhensible pour nous à toutes les étapes".

a déclaré la spécialiste en informatique.

Conversion avec Enterprise Transformer

Pour la mise en œuvre technique, cbs- Enterprise-Transformer a été utilisé. Ce logiciel permet de transférer des données existantes dans un nouvel environnement de processus et de système.

Dans un premier temps, les succursales en Europe ont été converties au périmètre analytique unique. Les États-Unis et le Canada ainsi que l'Asie et l'Australie ont suivi à six mois d'intervalle. La conversion s'est terminée en Inde.

Le changement de monnaie n'était pas le seul point à l'ordre du jour. Il fallait aussi intégrer l'année locale, qui diffère de l'exercice habituel du groupe, dans le concept global. En effet, un périmètre analytique unique fonctionne avec un seul et même exercice comptable pour tous les sites de l'entreprise.

La solution a d'abord été implémentée sur un système de test séparé, ce qui a permis de la tester plusieurs fois sans perturber les opérations. L'implémentation de chaque vague s'est ensuite déroulée en un seul week-end.

Dès le lundi suivant, on pouvait déjà travailler avec la nouvelle solution. La formation des participants a eu lieu au siège de l'entreprise à Weinheim, tandis que dans les filiales internationales, les utilisateurs clés se sont chargés de former leurs collègues.

La centralisation des périmètres analytiques a également servi d'impulsion pour harmoniser d'autres processus chez le fabricant d'articles de marque. Cela concernait la planification de la production, la fabrication et le calcul des coûts des produits.

"cbs a conservé les modules existants dans SAP, mais a ajouté une couche supplémentaire confortable avec des options d'action supplémentaires. Nous avons maintenant une vue d'ensemble rapide de nombreux domaines nationaux en cas de besoin. Cette uniformisation nous aide à bien des égards".

explique la spécialiste IT von Duering.

La transparence en un clic

Entre-temps, Freudenberg peut suivre tous les produits de manière transparente tout au long de leur parcours dans le système SAP ERP/ECC 6.0 et dans la chaîne d'approvisionnement - tout au long du cycle de production jusqu'au client. "Nous avons maintenant le luxe d'une comptabilité analytique centralisée au sens d'une Global Corporation", se réjouit von Duering.

En appuyant sur un bouton, un calcul uniforme des valeurs souhaitées est disponible sur n'importe quel site. Freudenberg a une vision de la rentabilité de bout en bout.

Les responsables peuvent voir à tout moment combien un produit rapporte au total dans le monde entier. Dans ce contexte, on parle également d'une marge de contribution calculée. Le groupe profite ainsi de l'automatisation du calcul des coûts des produits.

Cela accélère les processus associés et élimine les sources d'erreur. Peu importe où se trouvent les sources de données dans le monde - elles peuvent désormais être consultées de manière centralisée en un clic de souris et sont disponibles en temps réel.

"La bonne collaboration avec les conseillers de cbs a largement contribué à la réussite de la mise en place de ce système complexe. Nous sommes même restés en dessous du budget prévu. Le délai prévu a été respecté. Une histoire à succès du début à la fin"

telle est la conclusion positive de Monika von Duering.

Les aspects les plus importants

Freudenberg Home and Cleaning Solutions met en place un périmètre analytique centralisé pour tous ses sites mondiaux.

Pour 30 succursales dans le monde, différentes sociétés avec leurs devises nationales respectives ont été migrées vers une plateforme unique.

L'environnement système SAP se compose d'ERP/ECC 6.0 et de SAP BW 7.4. Cette architecture ERP est complétée par SAP IBP, C4C et Hybris.

En l'espace de trois ans, le nouveau système de comptabilité analytique a été mis en œuvre sur tous les continents et intégré dans le système SAP central du groupe.

Aujourd'hui, les coûts respectifs (marge sur coût variable calculée) sont disponibles en temps réel et automatiquement pour chaque produit dans la devise de l'entreprise, l'euro.