Efficacité sans limite dans la comptabilité

Globalité et imbrication des processus dans une entreprise comptant neuf secteurs d'activité et des sites dans plus de 40 pays ? ContiTech, leader mondial des produits en caoutchouc et en plastique, montre l'exemple :

La division de Continental, qui compte 185 sites dans 44 pays, a rendu ses processus de traitement des factures entrantes plus efficaces et plus transparents de bout en bout, à l'aide du logiciel Tangro IM, qui est utilisé dans de nombreux domaines différents.

L'automatisation systématique des processus, de la saisie à la comptabilisation des factures entrantes en passant par leur contrôle dans SAP, a permis de réduire les temps de traitement des documents et d'améliorer considérablement la transparence et la traçabilité.

"Tangro reconnaît automatiquement le contenu des factures, de sorte que les données ne doivent plus être saisies manuellement, mais seulement vérifiées brièvement".

explique Frank Sündermann, directeur IT Business Systems chez ContiTech.

"En même temps, nous avons une vue d'ensemble de toutes les factures. Nous savons où se trouvent les documents en cours de validation et nous pouvons suivre tout le processus".

ContiTech développe et produit des composants et des systèmes, notamment pour la construction de machines et d'installations, l'industrie minière et l'industrie automobile. Les départements des comptes créditeurs des différents secteurs reçoivent chaque jour un flot de factures qu'il faut saisir et comptabiliser dans SAP.

Le traitement manuel de ces documents prenait énormément de temps, notamment parce que les documents devaient passer par de nombreuses étapes et être transférés d'un endroit à l'autre : des bureaux de poste des différents sites au siège principal pour la saisie, puis de nouveau par le même chemin pour la vérification et la contre-signature matérielle et technique, et enfin à nouveau au siège principal pour être scannés et archivés électroniquement. Une perte de temps considérable qui s'accompagnait en outre d'un manque de transparence.

L'approche holistique, un atout majeur

C'est de cette situation peu satisfaisante qu'est né le souhait d'une solution de traitement automatisé des factures. Le choix s'est porté sur Tangro IM et donc sur un logiciel compact qui saisit électroniquement le contenu des factures, met immédiatement à disposition l'image du justificatif sous forme d'image numérique et traite toutes les validations électroniquement. Tangro a l'avantage d'être intégré dans SAP et d'offrir ainsi une continuité totale avec le système SAP, sans problème d'interface.

Cette approche globale présente des avantages pour l'informatique et les utilisateurs :

"Tangro s'intègre complètement dans notre environnement système sur le plan technologique. Nous n'avons pas besoin d'échanger des données avec des systèmes en amont, comme c'est le cas avec d'autres systèmes".

a déclaré Sündermann.

"Du point de vue informatique, Tangro se distingue ainsi par une manipulation particulièrement simple. Nous avons une bonne vue d'ensemble de ce qui est nécessaire du point de vue technologique et nous pouvons entretenir et piloter Tangro avec un minimum d'efforts".

Mais l'intégration complète dans SAP présente également des avantages du côté de l'utilisateur.

"Parce que Tangro est intégré à SAP".

poursuit Sündermann,

"les utilisateurs retrouvent, pour le traitement des factures, les mêmes interfaces qu'ils connaissent déjà dans leur travail quotidien avec le système SAP. L'interface utilisateur graphique SAP rend la solution Tangro particulièrement facile à utiliser du point de vue de l'utilisateur".

Grâce à ce concept convaincant, Tangro s'est imposé chez ContiTech comme logiciel de traitement des factures entrantes. Le logiciel est déjà utilisé sur 20 sites en Europe et en Amérique centrale, et d'autres devraient bientôt suivre.

"Avec Tangro, nous avons réussi à déployer un produit avec une approche de solution uniforme et standardisée dans de nombreuses sociétés, tout en partageant une infrastructure".

a déclaré Sündermann.

Tous les types de factures

Avec Tangro, ContiTech traite tous les types de factures, c'est-à-dire les factures des achats directs et indirects ainsi que les documents avec ou sans référence à une commande. Le volume s'élève aujourd'hui à 300.000 documents traités par an, reçus soit par courrier papier, soit par e-mail au format PDF.

Mais la tendance est de plus en plus au traitement des e-mails, une évolution dont ContiTech se félicite, car elle supprime l'étape intermédiaire de la numérisation et accélère donc encore le traitement.

Dans tous les cas, Tangro reconnaît automatiquement les contenus pertinents de la facture. Il s'agit d'une part des données relatives aux fournisseurs, telles que l'adresse du fournisseur et les coordonnées bancaires, et d'autre part de toutes les données d'en-tête, telles que le numéro de facture, la date de la facture et le montant brut de la facture. Pour les factures liées à une commande, la commande est en outre établie sur la base du bon de livraison et l'entrée de marchandises est activée.

Le registre des factures entrantes offre un aperçu complet de toutes les factures reçues et de leur statut. Les gestionnaires peuvent y contrôler de manière ciblée quelles factures peuvent être directement enregistrées, où un traitement ultérieur est nécessaire et quels documents se trouvent dans le workflow pour validation.

Cela permet de clarifier l'ensemble du processus de traitement. Et ce, à l'échelle de l'entreprise, car les livres de comptes peuvent également être appelés entre les différentes sociétés.

"Avec Tangro, nous avons atteint un très haut niveau de transparence"

dit Sündermann,

"et ce, dans tous les domaines".

Rien que pour cela, le temps de traitement par document est déjà plus court. De plus, la durée de traitement s'est réduite du fait de la suppression de la saisie manuelle.

"Une demi-minute par document, c'est ce que ContiTech économise en moyenne grâce au traitement automatisé des factures. Le temps de traitement a ainsi été réduit à trois minutes".

a chiffré le succès de Sündermann.

Exigences en matière de processus

Un autre facteur important pour une plus grande efficacité dans le traitement des factures est le déroulement électronique des processus de validation. Plus besoin de faire circuler les justificatifs papier, plus besoin de téléphoner après coup pour signaler les validations manquantes.

L'ensemble du processus est désormais numérisé et automatisé, en tenant compte des exigences spécifiques à l'entreprise et au site. Ainsi, Tangro reproduit intégralement toutes les étapes d'approbation nécessaires à la vérification factuelle et technique des factures chez ContiTech.

Il s'agit notamment d'un workflow en deux étapes, avec un contrôle matériel dans la première étape et une validation dans la seconde. Le processus est ici entièrement automatisé et doté d'une durée de planification définie.

Cela augmente en même temps la sécurité du processus, car dès que la durée est dépassée, les collaborateurs reçoivent immédiatement un avertissement et peuvent prendre des mesures correctives.

Même après la validation, les workflows électroniques offrent d'autres avantages. Ainsi, toutes les opérations sont documentées dans le protocole de workflow et peuvent donc être suivies rapidement et facilement en cas de questions ou de recherches. De même, tous les documents correspondants peuvent être retrouvés immédiatement, car Tangro relie automatiquement les documents à l'opération commerciale dans SAP. La solution se caractérise donc par sa globalité à cet égard également.